为充分发挥档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《上海市档案条例》、《普通高等学校档案管理办法》、《华东理工大学档案工作条例》，特制定本规定。

一、档案馆馆藏档案利用范围分为开放档案和未开放档案两部分。利用方式为查阅、借阅、复制、摘录、咨询、函调、出具证明等。

二、校内外单位凭介绍信或有效证明、个人凭身份证等有效证件，可以利用已经开放的档案。对未开放的档案，应经有关部门负责人、主管领导签署同意意见后方可利用；部分门类档案的责任人和兼职档案员因工作需要，经档案馆同意后可直接利用相关档案；学生利用学籍档案，一般应由本人来馆办理；委托他人的，按档案馆有关规定办理。

三、利用涉密档案，需严格遵守有关保密规定。

四、各类档案只限在档案馆内利用，校内单位和部分门类档案的责任人确因工作需要借出的，借出时间最长不超过两周，确需延长借用时间的，应办理续借手续。

五、利用档案须办理登记、借阅手续，利用完毕，应由利用者和工作人员当面对档案作清点检查，出借归还的还需及时销帐。

六、利用者应对档案的保密、安全和完整负责，不得泄密、污损、涂改、剪贴、拆卷、转借和丢失。违者将根据有关档案法规予以严肃处理，直至追究法律责任。

七、校内部门和部分档案责任人利用档案免收查阅费，其他按学校财务处有关规定实行收费服务。

八、利用者需复印档案应向工作人员提出，按规定收取复印费。

九、特殊、珍贵的档案一般不提供原件利用。

十、利用档案效果显著的实例，利用人应配合填写《档案利用效果登记表》。

十一、任何单位和个人未经本校同意，不得擅自公布未开放档案的内容。

十二、外国组织或人员利用档案馆已开放档案，应经上级主管机关和学校有关部门同意。

十三、本规定由档案馆负责解释。