《兰台世界》2015年6月
【摘要】科研项目档案具有档案及知识载体的双重特性，加强科研项目档案相关电子文件收集力度和管理手段，科学管理科研项目档案所蕴含的知识内涵，更好发挥科研项目档案在学校教学、科研发展和社会技术进步中应有的作用。
【关键词】 档案 科研项目 电子文件 知识
一、高校科研项目档案的概述及其知识载体特性
科研项目档案是科技档案的主要组成部分，是在自然科学和社会科学研究等活动中形成的，具有归档保存价值的各类材料，包括文字、数据、图像、证书等。做好科研项目档案的管理工作，是一项意义重大、有利于学校和国家科技事业发展的重要工作。
科研项目的完成经过四个阶段：包括科研前期立项阶段，科研实验阶段，科研成果验收阶段和成果推广应用阶段等，每个阶段都产生相应的材料需要归档，材料种类繁多、内容复杂。
高校科研项目逐年增多，每年需要归档的已完成或阶段完成项目多达几百个，项目来源涵盖纵向和横向十几甚至几十个种类，如近两年我校科研项目就包括了来源于国家自然基金的重点项目、青年基金项目、专项基金项目，来源于科技部的863计划项目，以及地方省市级的自然基金项目、科技攻关项目、杰出科研基金项目、专项项目；还有横向与各类企业相关的项目、国际合作项目等。科研项目档案有别于其它档案，有其自身的特殊性，它既是档案又是知识的载体，也是衡量一个高校办学水平和综合实力的重要依据。从上述丰富的项目种类来看，高校科研项目档案中包含着不乏国家级的尖端科学技术，从我校学科专业设置来说，所涉专业包括理、工、农、药、金融等各个领域，是非常宝贵的信息和知识资源。科研产业化也是国家可持续发展所倡导的一项国策，受到上下各级领导的高度重视。科研档案长期搁置会造成知识产权的自然流失[1]112，而且体现不出其社会应用价值和经济价值。因此，如何管理种类繁多的科研项目档案，并充分挖掘科研项目档案的内在知识和价值，为学校和社会提供高效服务，是摆在档案工作者面前的非常值得研究的重大课题。
二、高校科研项目档案管理现状，存在问题和改进思路
高校现有的科研项目档案管理模式，从收集、整理、利用，大都以纸质材料为主体对象来实现，以项目的自然形成和有机联系为依据，进行相关纸质材料的收集、组卷、归档。项目档案的案卷级、文件级目录信息基本实现了电子化管理，项目档案的利用，依靠目录信息来查找，检索到所需纸质案卷后，人工进行案卷的查阅，需要的资料靠复印或人工摘录完成利用。
这种模式下的项目档案管理，无电子化全文信息作为提供条件，信息查询后的资料整理、利用效率低下，与现今的信息化社会发展是不相适应的。现有的档案管理模式，也无法体现科研项目档案知识载体的特性，只停留在保存原始资料的层面上。对科研档案的管理，只有提升到对其所涵的知识资源的挖掘和管理，才能与时俱进不断提升服务水平，实现其真正的价值。而知识信息资源的挖掘，也需要数字化的信息为基础和依托。
没有档案资源的数字化，档案管理的电子化和网络化则将成为无源之水，无本之木，是无法实现的[2]138。因此对科研项目档案的收集，必须从纸质扩展到其对应电子文件的同步收集归档。科研职能部门汇集的电子材料或科研团队手中的电子化数据，包含了最原始、最精华的科研数据资料，时过境迁，如果不及时收集进馆，很可能就丢失、删除，或人员变动不知道存于何处，是信息资源的极大损失。科技部门汇编的材料，一般只是科技成果的简介，无细节和数据可查考，也无电子文档供利用。
综上所述，加强对科研档案中形成的电子文件信息的归档力度，创新归档形式，在此基础上科学管理科研项目档案的知识信息资源，完善服务体系，是提升科研项目档案管理机制的必经之路。
三、科研项目档案电子文件的类型、归档可行性方案
在信息化普及的今天，项目课题从申报到完成的一系列过程中，科研管理部门均要求课题研发部门将相关的纸质材料和电子文件、数据同时上报，电子文件已大部分汇总到科研管理部门，只有实验数据或技术过程数据还掌握在课题组中。所以科研项目档案电子文件归档是有现实基础的。
根据科研项目进行的四个阶段，一个科研项目产生的材料主要包含以下内容，（1）前期立项阶段产生：可行性方案、项目申请书、协议合同书等；（2）实验阶段产生：各类原始数据、图表和过程分析材料；（3）验收阶段产生：研究报告（结题报告），技术报告、成果专利清单，验收报告、相关论文、论著；（4）推广应用阶段：成果转让协议、应用转化方案、用户报告等。
根据查考，不同种类或级别的项目，产生的材料不尽相同，国家级重点项目材料多、全，地方或企业级项目材料相对简单，但都包含有：项目任务书（申请书）、研究报告（或结题报告、进展报告），有些还有技术报告、学术论文、成果目录等。
综合考量，科研项目档案电子文件的归档种类应涵盖上述几方面内容，并能全面反映项目的整体情况和研究成果。需要收集电子版本的材料，可考虑以下这些内容：项目申请书（任务书），项目结题报告（进展报告），技术报告（含实验原始数据），项目验收报告、学术论文及成果目录等。（1）项目申请书，说明项目的来源和基本情况，从最初立项的动机，到要达成的目标，研发计划、预算等情况，在项目申请书中可以体现。（2）结题报告、进展报告，是一个课题的自我总结和已达到的成果结论，包括项目的具体数据和技术细节。（3）项目验收报告，由专家汇总的关于课题完成情况的鉴定意见，确定项目或成果达到的水平级别。（4）项目相关学术论文，特别是发表在国际一流杂志上的论文，其电子版本也应该收集归档。学术论文是对所涉及项目的归纳提炼和总结，所得出或引申的理论，甚至高于项目本身，是体现项目完整性的有机组成部分，同时学术论文也可反映学校即时的学术水平和状况，很有收集查考的价值。（5）研究成果目录，是项目获奖和论文情况的汇总，包含国家级获奖情况（自然科学奖、科技进步奖、发明奖），省部级获奖，发表的论文专著情况（会议论文、刊物论文、四大检索系统收录情况），还有专利和成果推广情况等。这些情况收录，可以为编研或汇编资料服务。
科研项目的电子文件归档，需要有充分考虑安全性前提做保障，因为科研项目涉及知识产权和专利。根据实际情况，科研项目的电子文件归档方法，根据项目所属不同密级，可采用不同方案归档：“公开”或“内部”类型的电子文件，如学术论文、论著；项目申请书、成果报告、技术报告等，在档案系统安全性能可靠前提下，可以用直接上传到档案系统的方法归档，与相关信息关联，在项目纸质文件归档时同步进行。“秘密”以上保密类型的电子文件，可采用脱机电子文件形式归档，人工做好电子文档与项目相关目录的对应工作，每年一次集中归档。另外，在条件成熟时，还应考虑开发科研系统和档案系统的数据导入接口，有些材料电子文件从“科研项目管理系统”直接导入，提高归档效率。
四、科学管理科研项目档案所蕴含的知识信息，完善服务体系
科研项目档案具有知识载体的特性，科学管理并充分挖掘和利用这种特性，可以促使其在学校教学育人、科研方向决策乃至社会技术进步等方面发挥重大的作用。在电子化环境下，依托现代信息技术和网络技术，实现对科研项目档案知识信息的科学管理，是有充分的技术支撑的。
利用档案管理系统平台，对科研项目档案的目录按所含学科或专业进行系统化梳理、提炼、汇总，再提供归档的电子文档作相应内容做支撑，这样对科研项目档案资料的管理，就提升到了对知识体系的管理，在此基础上，编研或汇编各类科研项目发展成果及动态，利用信息门户网络和网站等信息服务平台，不断开拓服务渠道，主动发布科研信息，服务于学校教学、科研和决策等工作，实现科研项目档案真正的价值。电子化的数据是实现对科研档案的知识体系进行管理和服务的基础，而收集和管理的方法和手段，应在实践中，根据不断发展的现代技术和科研工作的实际情况，进行不断探索、调整和完善，同时还需要档案管理机构、科研职能部门、信息技术部门多方的协同合作。
参考文献
[1]尹翔：做好高校科研档案管理工作的思考[J]. 潍坊学院学报，2012(5).
[2]柳彩霞：科技档案的电子化网络化管理[J]. 兰台世界，2010·12月增刊.