校档〔2010〕3号
为加强学校档案和档案工作的管理，确保学校档案的积累、移交、保管、利用、开放等工作依法、规范、有序和有效地开展，发挥档案服务学校和社会的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《高等学校档案管理办法》等法规，结合学校实际，制定《华东理工大学档案管理办法》。现印发给大家，请认真贯彻执行。
华东理工大学
二○一○年三月二十三日
《华东理工大学档案管理办法》
第一章 总则
第一条 为加强学校档案和档案工作的管理，确保学校档案的积累、移交、保管、利用、开放等工作依法、规范、有序和有效地开展，发挥档案服务学校和社会的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《高等学校档案管理办法》等法规，结合学校实际，制定本办法。
第二条 本办法所称的学校档案，是指学校所属机构和人员在教学、科研、管理和其他活动中直接形成的、对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声（影）像、物品等不同形式、载体的历史记录。
第三条 档案是学校的宝贵资源，档案工作是学校一项重要的基础工作。学校要在人、财、物方面予以充分保证，确保档案资源长期收集到位、保存安全。
第四条 学校档案工作实行统一领导、集中管理原则，学校档案部门具有行政管理和提供服务双重工作性质。
第五条 加快档案管理现代化建设步伐，逐步建立与现代大学管理体制、要求相适应的档案工作管理新模式。
第二章 档案工作的管理体制
第六条 学校档案工作，接受国家教育部、上海市教委的领导，同时接受国家档案局、上海市档案局的指导、监督和检查。
第七条 成立由校长为主任，分管档案工作的副校长或副书记为副主任、有关职能部门的负责人为委员的学校档案工作委员会，研究讨论学校档案工作的重大事项。
第八条 档案馆是学校档案工作的职能管理部门，又是校档案工作委员会的常设工作机构。
第九条 档案馆主要工作职责：
（一）贯彻执行上级有关档案和档案工作的法律、法规和政策，制定学校档案管理工作规章制度，并予以监督、实施。
（二）根据有关规定和标准，确定学校档案归档范围、分类方法、整理规范和保管期限等，负责接收（征集）、保管全校各类档案（包括有关资料），同时做好档案的利用、鉴定、统计、编研等工作。
（三）落实全校各二级单位档案工作的分管领导和档案员，指导、监督档案员做好业务工作，确保档案收集齐全、管理规范、移交及时。
（四）开展档案工作检查、评比、总结、表彰活动，做好学校档案工作发展规划，实施档案信息化建设。
（五）开展档案法制和档案文化宣传、教育工作，提高师生员工的档案意识。
（六）加强档案馆工作管理，创建学习型、管理型、服务型、研究型档案队伍，创新工作思路，提高工作水平。
（七）负责档案和档案馆的安全。
第十条 学校各二级单位应指定1名负责人分管档案工作，并配备1～3名档案员，共同做好本单位档案的收集、整理和归档工作。档案员队伍应保持相对稳定。
第十一条 学校各二级单位应将档案工作纳入到相应人员的工作职责中，并制定相关工作制度，落实工作责任制。
第三章 档案的分类、收集、整理、归档
第十二条 学校档案的分类，按《华东理工大学档案实体分类方案》执行。
第十三条 学校实行文件材料形成单位立卷制度。各二级单位的档案员应按照《华东理工大学文件材料归档范围和保管期限表》，负责做好平时文件材料的积累和保管；归档期间，按《文件材料立卷归档要则》等要求进行整理、组卷、装订，经检查合格后以二级单位集中向档案馆移交归档。
第十四条 根据上级规定，文件材料归档以纸质为主，有对应电子文档的，应一并上传到档案管理数据库系统中，实行“双套制”归档。
第十五条 学校OA系统文件、科研项目档案、声（影）像档案、人物业绩档案、实物档案按《华东理工大学关于OA系统文件材料归档的办法》等专门规定进行收（征）集、整理、归档。
第十六条 归档时间及手续：
（一）按自然年度归档的文件材料应于次年6月底以前完成归档；研究生学位材料等按自然年度当年完成归档。
（二）各二级单位的具体归档时间由档案馆统一安排，档案员应自觉遵守。
（三）个别门类文件材料的归档时间按专门规定执行。
（四）档案移交必须履行相关手续，制作移交目录清册，一式两份，并交由双方负责人签字后妥善保存。
第十七条 集中归档期间，各二级单位应视需要，抽调人力协助档案员开展工作；档案馆应提前做好各种准备，按质、保量、准时完成归档任务。
第十八条 在职人员在其公职活动中形成的重要荣誉性文件材料，如证书、聘书、奖状等，原则上也应交由学校档案馆保存，或制作复制件归档。
第四章 档案的保管
第十九条 学校档案实行集中保管，配备符合要求的库房，确保档案长期、安全保管。
第二十条 档案进馆后，应按分类进行装盒、编号、上架。档案排放要合理、有序，便于查找索取和清点统计。
第二十一条 所有馆藏档案均应实行计算机管理，著录信息要准确、完整。档案数据库信息集中存储于学校信息中心，并按有关规定做好备份，确保数据安全。
第二十二条 档案馆应按规定认真做好档案的统计工作，及时上报学校和上级有关部门。
第二十三条 档案馆是学校的重点安全保卫单位，学校保卫部门应加强巡逻、监视；后勤部门要关心、帮助档案馆库房设施的检修和维护，确保档案万无一失。
第二十四条 档案库房的日常管理按《档案库房安全管理制度》执行。
第五章 档案的利用
第二十五条 提供档案利用服务是学校档案馆的一项重要工作，相关岗位职工应予以高度重视，主动、认真、有效地为师生员工和社会公众提供满意的服务。
第二十六条 学校档案分为开放档案和未开放档案两部分，利用方式为查阅、借阅、复制、摘录、咨询、函调、出具证明等。
第二十七条 校内外单位、个人凭有效证件，可以利用学校已经开放的档案；对未开放的档案，经有关部门负责人、分管校领导签署书面同意意见后方可利用；部分门类档案的责任人和档案员因工作需要，经档案馆同意后可直接予以利用；校友利用自己的学籍档案，一般应由本人来馆办理，委托他人的，按档案馆有关规定办理；外国组织或人员利用开放档案，应经上级主管机关和学校有关领导批准。
第二十八条 涉密档案、学校内部有关重要档案、涉及个人隐私和权益的档案，严格按照保密法等有关规定执行。
第二十九条 各类档案只限在档案馆内利用，校内单位和部分门类档案的责任人确因工作需要借出的，借出时间最长不得超过两周，延长借用时间的，应办理续借手续。
第三十条 利用者应对档案的保密、安全和完整负责，不得泄密、污损、涂改、剪贴、拆卷、转借和丢失，违者将根据有关保密、档案法规予以严肃处罚。
第三十一条 利用档案须办理登记、借阅手续，利用完毕，应由利用者和工作人员当面对档案作清点检查，出借归还档案应及时销帐。
第三十二条 任何单位和个人未经学校同意，不得擅自公布学校档案。
第三十三条 学校档案证明由档案馆统一出具。加盖学校档案证明专用章的档案复制件，具有与原件同等的法律效力。
第三十四条 利用档案实行有偿服务，收费标准按学校财务部门审定的条款执行。
第六章 其他事项
第三十五条 档案馆应定期对学校档案进行鉴定，对过期档案要作销毁，对毁损、破旧档案要作修复、抢救，对到期档案要予以开放。销毁、开放档案手续按《华东理工大学到期档案处理规定》执行。
第三十六条 档案馆应利用档案资源开展各种专题编研工作，利用校报、网络新闻、图片展览等形式展示档案文化成果。
第三十七条 学校建立档案工作评比先进制度，每两年开展一次，对档案工作做出优秀成绩的单位和个人进行表彰和奖励。
第三十八条 对忽视档案工作、该归的档案不归、甚至遗失归档材料的单位和个人，档案馆要及时上报校部，给予通报批评；拒不整改的，按工作责任事故处理。
第三十九条 学校鼓励师生、校友向学校捐赠个人收藏的对学校有保存价值的档案，报学校备案后予以适当奖励。
第七章 附则
第四十条 本办法经学校档案工作委员会审议通过，由档案馆负责解释。
第四十一条 本办法自公布之日起执行。原《华东理工大学档案工作条例》同时废止；学校现行其他档案工作规章制度中条款陈述与本办法不一致的，以本办法为准。