校档〔2009〕2号

为进一步加强学校档案管理工作，确保学校实物档案有效归档，充分利用实物档案的形态性和实证性功效，保存、展示学校办学历史的轨迹和风貌，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《华东理工大学档案工作条例》等文件精神，制定《实物档案管理规定》。

现印发给大家，请认真贯彻执行。

华东理工大学

二○○九年十二月十日

华东理工大学实物档案管理规定

为进一步加强学校档案管理工作，丰富档案馆藏资源，确保学校实物档案有效归档，充分利用实物档案的形态性和实证性功效，保存、展示学校办学历史的轨迹和风貌，推进学校和谐、文明建设发展，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《华东理工大学档案工作条例》等，制定本规定。

一、本规定所称实物档案是指对学校有重要保存意义和收藏价值的实物形式档案，主要包括：

1．省部级及以上机构颁发给学校（包括部处、学院）的各类奖状（荣誉证书）、奖牌、奖章、奖杯、奖旗等；

2．学校公务、外事交往活动中对方赠送给学校的各种纪念品等；

3．学校庆典等活动中机构、校友捐赠给学校的礼物、牌匾、字画等（可用作教学设备的器材除外）；

4．学校重大活动中制作的画册、海报、徽章、纪念品等；

5．上级领导、著名校友、社会名人、校领导为学校所作的题词、贺词等；

6．学校各项活动中形成的其它特色实物。

二、持有以上所列实物档案的各部门（学院）均应积极、主动、及时地向档案馆移交归档，档案馆按规定办理有关手续。

三、在职教师、在校学生参加由学校组织、推荐的国际、国家级各类评奖、赛事等活动获得的个人荣誉证书等，原则上也应归档；其它级别的各种荣誉证书等可以作为个人人物业绩档案，由档案馆通过征集方式代为保存。

四、欢迎师生、家属、校友向档案馆捐赠学校历年办学过程中形成的各种形式具有保存意义的实物。

五、档案馆要配备安全、规范的库房，妥善、永久保存好实物档案；并根据馆藏内容，适时举办专题展览或在校史馆予以展出。

六、各单位兼职档案人员要认真做好实物档案的收集、积累、保管和移交归档工作，档案工作分管领导要充分重视并督促完成。

七、档案馆应为学校各部门、个人上交、捐赠或利用实物档案提供便利条件。

八、本规定自发布之日起执行，并由档案馆负责解释。