校研【2014】83号 

(2001年6月制订，2014年7月修订)

        根据教育部《高等学校档案管理办法》和《华东理工大学档案管理办法》的文件精神，建立学位与研究生教育档案是研究生管理的一项重要工作，研究生院及各学院均为立卷归档单位。为规范研究生档案的管理及确保研究生档案的完整性，做好研究生教学管理过程中具有保存、利用价值的教学文件材料的收集、整理、立卷、归档工作，各部门必须分工明确，协同配合，特制定本办法。

一、归档范围

(一)各学院应保管的研究生档案材料

1. 研究生名册；

2. 研究生登记表；

3. 各专业硕士点、博士点招生简章；

4. 各专业硕士生、博士生培养方案、课程安排表；

5. 研究生课程考试试卷及论文（考核方式为论文）；

6. 研究生中期考核表(含论文开题报告)；

7. 攻读研究生学位的有关协议；

8. 在职人员攻读硕士学位资格审查表；

9. 研究生学籍变动材料；

10. 关于研究生工作的文件。

(二)各学院需上交的有关材料

1. 上交研究生院材料

(1) 各专业的学位和非学位课程的期末考试试题由各学院负责收集、整理、立卷，交研究生院培养办公室；

(2) 硕士学位获得者上交硕士学位论文2-3份，博士学位获得者上交博士学位论文2-3份，由学位办公室统一组织寄送。

2. 上交校档案馆材料

（1) 毕业研究生答辩后一套完整材料：学位申请审批书1份（含学位论文评阅意见原件，硕士不少于2份，博士不少于5份）；答辩审核意见表（选票）和学科学位评定委员会的选票；

（2) 毕业研究生的学位论文（精装）原件1份；

（3）研究生课程进修班名单及课程成绩单；

（4）退学研究生的课程成绩单1份。

(三)各学院需装入研究生档案的有关材料

1. 报考研究生体格检查表及研究生录取登记表，思想政治情况调查表；

2. 退学研究生的课程成绩单；

3. 退学研究生的材料（含退学证明）；

4. 学位申请审批书1份（含学位论文评阅意见复印件，硕士不少于2份，博士不少于5份）；

5. 毕业研究生体格检查表及登记表；

6．毕业研究生党员、团员有关材料；

7．研究生在校期间的奖励材料；

8．研究生在校期间的处分材料。

(四)研究生院归档的材料

1.　招生

（1）国家下达有关研究生的招生计划、规定、通知；

（2）研究生（硕士、博士）招生简章；

（3）研究生录取名单；

（4）研究生入学考试试题汇编及标准答案；

（5）国务院学位委员会有关在职人员攻读硕士专业学位文件的规定、通知；

（6）有关在职人员攻读硕士专业学位的报告及上级批复；

（7）在职人员攻读硕士专业学位招生简章；

（8）在职人员攻读硕士专业学位研究生录取名单。

2.　培养

（1）国家下达有关研究生教育、教学工作指令性、指导性文件；

（2）研究生的培养方案；

（3）研究生课程安排表；

（4）研究生优秀任课教师评选结果；

（5）研究生课程建设的立项发文材料。

3.　学位

（1） 国务院学位委员会下达的关于学位工作的指令性、指导性文件；

（2） 关于学位工作的报告及上级批复；

（3） 学位评定委员会调整和换届的材料；

（4） 研究生优秀成果（学位论文）上报名单；

（5）有关申报硕士、博士点及一级学科的材料：

①申报通知  ②申报材料 ③审批结果（批复）；

（6） 学位证书签收名册；

（7） 有关硕士、博士学位质量评估材料；

（8） 华东理工大学学位公告。

4.　学科建设

（1） 国家下达有关学科建设工作指令性、指导性文件；

（2） 有关学科建设项目申报、验收等材料。

5.　学生管理

（1） 国家下达有关研究生学籍管理工作的规定、通知；

（2） 研究生名册；

（3） 研究生情况登记表；

（4） 研究生奖学金的有关材料：

①评奖通知   ②评选结果；

（5） 研究生处分的有关材料。

6.　其他

（1） 研究生院工作计划、总结、发展规划；

（2） 研究生院（各办公室）大事记/会议纪要；

（3） 研究生院人员名册。

二、归档要求

（一）研究生院归档材料按照校档案馆的要求负责收集、整理、立卷。

（二）各学院归档材料按照校档案馆的要求负责收集、整理，并按校档案馆工作布置进行学位授予材料组卷。

三、归档时间

（一）各办公室将需要归档材料收集、整理后在年底前移交院办公室，院办公室根据校档案馆要求组织立卷，在次年的5月底前交校档案馆归档。

（二）各学院每年归档一次，具体工作由校档案馆统一布置。

四、其他

本办法自文件发布之日起执行，原校通字〔2001〕第125号文件同时废止。