校通字[2001]第39号

学校公文是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布规章制度，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的主要工具。为使我校公文处理规范化、制度化、科学化，根据《上海市国家行政机关公文处理实施细则》和我校公文运行操作实际情况，特制定本细则。

一、公文种类

学校公文种类主要包括：决定、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议记要，具体适用范围如下：

1、“决定”适用于对重要事项或重大行动作出安排，奖惩有关单位和人员。

2、“通告”适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。

3、“通知”适用于批转下级部门的公文，转发上级和不相隶属单位的公文、发布规章、传达要求下级办理和有关单位需要周知或共同执行的事项，任免和聘用干部。

4、“通报”适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

5、“报告”适用于向上级汇报工作，反映情况，提出意见或建议，报送材料，答复上级的询问。

6、“请示”适用于向上级请求指示、批准。

7、“批复”适用于答复下级请示事项。

8、“函”适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，向不相隶属的有关主管部门请求批准等。

9、“会议纪要”适用于记载、传达会议情况和议定事项。

二、公文格式

1、公文由公文名称、发文序号、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附件、主题词、抄送单位、印发单位、印发日期等部分组成。

⑴ 公文名称置于首页上方，一般由发文单位名称加“文件”两字组成。联合行文，公文名称中的主办单位应当排列在前。

⑵ 公文的发文字号，包括单位代字、年份、序号，置于公文名称之下并居中；联合行文，主办单位发文字号在前。

⑶ 公文标题，应当完整、准确、简要，即一般应当标明发文单位名称、公文主要内容和公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号以及并列的几个单位名称之间可加顿号外，一般不用标点符号。批转或转发的公文，标题中不冠发文单位名称，但应当在文末或标题之下写明。会议通过的文件，应当在标题之下、正文上注明会议名称和通过日期。

⑷ 除“通告”、“会议纪要”外，公文应当标明主送单位名称（同类型单位可用统称）。主送单位名称一般置于标题之下、正文之上，顶格写。

⑸ 公文如有附件，应当在正文之下（间隔一行，空两格）、成文日期之上加附件说明，标明附件顺序和名称，或在正文相关处用括号标明“见附件”等字样。但在正文标题中已标明所批转、转发、印发、报送、转送、发布的文件的，不加附件说明，也不标注“见附件”等字样。附件应当在用印页之后另起一页，并尽可能与正文装订在一起，如附件篇幅较长，制作复杂，可分别装订，并在附件首页的左上角注明发文字号。

⑹ 成文日期，以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发单位领导人的签发日期为准。如领导人签发后，因故不能及时发文，时间耽搁超过20天的，成文时间可由承办单位确定。

⑺ 除“会议纪要”和翻印的文件外，公文应当加盖印章。联合上报的非法规性文件，由主办单位加盖印章。联合下发的公文，联合发文单位都应当加盖印章。用印应当端正、清晰、上不压正文，下压成文日期。用印页如无正文，应当在页首用括号标明“此页无正文”。

⑻ 主题词置于公文末页抄送栏之上，词目之间应当有一个字间隔。公文主题词参照《上海市人民政府公文主题词表》标引，一般不超过5个。标引顺序是先标类别词，再标反映公文内容的类属词，最后标反映公文形成的类属词。

⑼ 抄送单位名称置于主题词栏之下。

⑽ 印发单位名称和印发日期置于抄送栏之下，印发日期以送印日期为准。

⑾ 印数注在印发栏之下并居右。

2、公文应当在每页下方外口用阿拉伯数码标注页数。

3、公文的文字从左至右横写、横排。公文用纸一般为16开型（A4型），一律左侧装订，张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

4、计算机电子公文的储存格式和传输规范，应当符合统一的行政机关公文处理通用软件标准。

三、公文办理

公文办理分为收文办理和发文办理。

收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、督查、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、审核、会签、签发、登记、缮印、校对、用印、发送、立卷、归档、销毁等程序。

（一）收文

1、收文的专职人员根据收文内容和性质，编号登记，填写华东理工大学文件处理单（见附件1），由校长办公室主任提出拟办意见送领导人审批，或者交有关部门办理，内容涉及几个部门的，应确定一个主办部门。紧急公文，应在批转时复印送主办部门，并应提出办理时限。

2、承办部门接文后，应当抓紧办理并及时答复办理结果，不得延误、推诿。对不属于本单位、本部门职权范围或者不适宜由本单位办理的公文，应迅速退回交办部门并说明理由。

3、凡涉及其他部门的问题，主办单位应主动与有关部门协商、会签，有关部门应积极协作配合。

（二）发文

1、本校直属单位，除无隶属关系的平行单位、职能部门之间的一般业务联系和知照性通知以及对一般性来函的函复外，一般不能直接对外发文。

2、学校行政对外对内发文统一由校长办公室办理。发文程序为：

⑴ 草拟公文。凡各职能处、室因专项事务需发文的，由主办处室拟稿；凡涉及学校重大事务需发文的，由校长办公室拟稿。草拟公文应用钢笔，字迹端正，文字规范。

主办处室负责人应对所拟公文进行审核，并填写华东理工大学发文稿纸张见附件2），签名后一并送校长办公室复核。

⑵ 核、复稿。校长办公室负责复核公文的内容、格式、文种、主题词、主送、抄送单位是否准确、规范。

⑶ 领导签发。校长办公室将复核后的文稿按签发权限送校领导签发。

a、政策性强、涉及面广的重要公文，包括重要的“请示”、“报告”由正校长或由受委托的副校长签发。

b、内容涉及各条、块专项事务的，由分管副校长签发；如同时涉及其他副职领导人分管范围的，应先送其他副职审核会签。

c、属于履行手续的公文和内容已经会议决定的公文，可由校长助理或办公室主任签发。

d、紧急件，遇分管领导外出等特殊情况，可由其他校领导签发。

⑷ 登记、编号。经校领导签发的公文由校长办公室文秘岗登记、编号，并及时送校办打复中心。

⑸ 印制、校对。校办打复中心按规范的公文格式打印，打印后通知行文处室校对。

⑹ 用印。凡对外发文，行文处室将公文落款页交由校长办公室文秘岗盖章。

⑺ 邮寄、分送。对外发文由校长办公室落实专人邮寄，或根据处室要求由处室分送。

对内发文一般由校长办公室根据发送范围统一下发，遇紧急特殊情况由主办处室负责分发。

3、上报的公文，应符合上报所规定的报送份数和规定内容。上报公文中如遇下列情况，校长办公室可退回呈报单位并提出处理意见：

⑴ 请示内容不符合法律、法规和学校有关规定，又不作必要说明的。

⑵ 不符合“党政分开”原则的。

⑶ 无特殊情况越级请示或者越过主管职能部门的。

⑷ 涉及其他部门的事未与这些部门充分协商，或虽经协商但仍不一致，未能如实反映的。

⑸ 一文多事、多头主送、没有文号、不盖公章和未经部门领导核稿签名的。

四、公文立卷、归档和销毁

1、公文办理完毕，应根据《档案法》和学校有关规定，及时收集公文定稿、正本和会签稿、重要修改稿等，保证有关材料的齐全、完整。

2、公文立卷，应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理，以便保管和利用。电报传真随同文件一起立卷。

3、联合办理的公文，原件由主办单位立卷，其他单位保存复制件。

4、公文复制作为正式文件使用时，应当加盖复制单位证明章，并视同正式文件妥善保管。

5、案卷应当确定保管期限，按照有关规定定期移交学校档案馆归档。个人不得保存应归档的公文。

6、没有归档价值和存查价值的公文，经过鉴别和主管领导人批准，可以定期销毁。销毁秘密公文，应当进行登记，并由两人监销，确保不丢失、不漏销。

五、附则

本规定由校长办公室负责解释。

二００一年三月八日