校通字[2000]第160号

为加强仪器设备类档案（以下简称设备档案）管理工作，提高仪器设备档案质量，充分发挥设备档案作用，根据《档案法》、《科学技术研究档案管理暂行规定》和国家教委6号令即《普通高等学校档案管理办法》等法律、法规、规章，结合学校实际拟定本意见。

一、设备档案是国家的重要技术储备，是学校仪器、设备管理工作的组成部分和重要环节，学校必须对设备档案实行集中统一管理（价值10万元以上的仪器设备），以确保设备档案准确、系统、安全和开发利用。

二、设备档案工作必须纳入学校设备管理工作与有关人员职责之中，与设备计划管理、设备采购供应和设备使用等工作紧密结合。

三、实行设备文件材料形成部门立卷归档制度。学校实验室与装备处是学校设备文件材料的形成积累、汇总部门，必须有兼职档案员集中管理本校的设备文件材料，负责收集积累从申购设备到验收完毕（进口设备到索赔期）过程中的管理性文件和技术性文件。设备保管使用部门负责设备随机文件材料以及设备开箱、调试验收、使用记录等文件材料的收集、积累并及时整理登记，移交到实验室与装备处，由兼职档案员汇总、整理、立卷、归档。

四、档案馆负责指导、检查、督促、协助兼职档案员做好文件材料的形成、积累和整理归档工作。参加大型仪器设备的开箱验收，并在验收记录上签字。

五、归档的设备文件材料必须是原件，并要做到审查手续完备、纸张良好、格式统一，使用黑墨水书写或计算机打印件，字迹工整、图样清晰、签字手续完备。

六、档案馆负责设备档案的接收、编目、排架、保管及利用等工作，并对报废的仪器设备档案会同实验室与装备处，共同做好鉴定、造册、审批、销毁等工作。

七、遵守国家有关法规，保证设备档案的机密和档案的安全，维护本校和科技人员的合法权益。

二０００年九月三十日