校通字[2000]第120号

为加强学校声像载体档案（以下简称声像档案）管理工作，提高声像档案质量，充分发挥声像档案作用，更加有效地为学校服务，根据“档案法”、国家教委“6号令”即“普通高校档案管理暂行管理办法”和《高等学校档案工作规范》等法律、法规、规章，结合学校实际拟定本意见：

一、凡反映学校党群、行政、教学、科技、外事、基建、仪器设备、出版、校产等方面重大活动和历史发展过程中形成的具有保存价值的各种以音像、画面形象等方式记录的专门载体，如照片、底片、录像制品、录音制品、磁盘、光盘、幻灯片、缩微胶片等以及相配套的文字材料，均属声像档案。

二、声像档案是学校发展的真实记录、宝贵的财富之一，学校必须对声像档案实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统、安全和便于利用。

三、声像档案工作必须纳入归档部门的管理制度中，与各项管理工作紧密相结合，实行制作工作和建档工作同步管理。即制作人员接受制作任务与接受声像材料的归档要求同步。

四、声像档案实行声像材料形成部门立卷归档制度。学校校长办、党办、宣传部、电教中心、科技处、教务处、研究生处、人事处、学生处、招毕办、外事处、体育中心、团委、工会、校产办、保卫处等及各学院凡能形成声像材料的部门和单位均为归档部门。其中学校重大活动的声像材料特别照片档案由校长办、党办负责归档，电教中心负责全校重大活动的录音、录像制品归档，其他由各有关部门归档。

五、声像制作人员要及时做好照片及底片的文字说明（包括内容、时间、地点、人物和制作者），其它的声像材料也要有相应的文字说明材料，包括完成原本、定稿本、长度、时间、内容简介、色彩、密级、制作单位和人员等。并按归档要求向本单位兼职档案员移送全套案本。

六、兼职档案员在部门负责人领导下，监督、指导、协助制作人员做好声像材料的平时积累工作，接收制作人员交来的声像材料，并检查是否完整、准确、系统。按归档要求和规定程序进行系统整理后在规定时间内向档案馆移交。并填写移交目录一式二份，各执一份备查。

七、档案馆负责业务指导、检查、督促，同时负责声像档案的接收（征集）、编目、排架、保管及利用等工作，并会同有关部门对无利用保存价值的声像档案做好鉴定、造册、审批、销毁等工作。

八、声像材料归档时间为定期与不定期相结合，一般在次年五月底前，也可在完成制作后三个月内归档（特殊情况除外）。

九、档案馆严格实行声像档案借阅保密制度，加强库房的科学管理，确保声像档案的完整和安全，维护学校和科技人员的合法权益。

二０００年六月十五日