【概况】2008年，档案馆围绕学校中心工作，对内强化管理，对外注重服务，认真履行档案工作存史、资政、服务的使命，在档案收集、保管、利用以及档案信息化建设等方面开展了一系列工作。

全年共接收各类档案5061卷、OA文件2015件、照片1001张。接待档案利用人员1200多人次，调用档案、资料2000余卷册，复印档案、资料近5000页；认证毕业生成绩单、学历、学位证书64份，出具其他各类证明331份；翻译成绩单和证书542份；为600多名在读学生提供各种出国等申请材料证明近万份。声像照片等利用近百人次，查用照片近千张。根据有关政策，调整、规范了档案利用收费标准，取消了原来的盖章费和论文保密费。

发掘史料，发挥档案宣传教育作用。举办“张江树教授诞辰110周年档案图片展”、“5·12”抗震救灾图片展、“1988届毕业生合影留念照片回放”等系列展览；在校报上刊发《辛勤耕耘一辈子，潜心教育七十载——纪念张江树教授诞辰110周年》专题纪念文章；介绍校史典故，在校报和校新闻网上发布近40篇报道和新闻。档案馆职工全年交流、发表6篇学术论文。

3月27日召开学校档案工作年度总结暨先进表彰大会。会议表彰了党委办公室等8个先进集体、张俊平等18名先进个人、马桂敏、张达中2位关心支持档案工作的领导，还特别表彰了支持档案工作有突出贡献的房鼎业教授和本科教学评估建设办公室。校长办公室张俊平、化工学院伍华芳两位老师分别代表先进个人和先进集体作了大会交流发言。会后还对全体兼职档案员作了档案管理新软件操作使用培训，要求2008年的归档工作全部采用新软件进行。

安全工作长抓不懈。2008年档案馆继续被学校评为年度治安综合治理先进集体和授予“安全文明单位”。

【档案管理新软件开发完成并通过验收】11月18日，由档案馆、信息化办公室办、江苏金智科技股份有限公司三方合作开发、与校门户系统合为一体的《档案管理系统》，经复旦、同济、上海交大、华师大等校的档案馆馆长和上海市教委有关领导组成的专家组现场评定，顺利通过了项目结题验收。新系统突破了许多档案管理传统做法上的束缚，运用创新的理念、先进的技术、简明的手段，既解决了OA系统、教务系统等各种电子文件的网络在线归档问题，又兼顾原有纸质实体档案的计算机辅助管理，实现了档案资源统一平台、集中管理、安全存取、共享共用目的。专家组认为我校《档案管理系统》的整体水平较高，实用性较强，能有效地承担起新时期高校档案管理的任务，在高校档案工作现代化、标准化管理方面迈出了可喜的一大步。

【实物档案门类初步建立】自2007年底开始，档案馆从校办、团委、国际合作与交流处、科技处、宣传部、校办等单位以及一些老教师和校友手中征集以前学校办学过程中形成、积累下来的各种重要、珍贵的实物档案，如外事活动中国外大学、科研机构、知名人士等赠送的各种纪念品、书画、贺信（词）、书籍，我校参加工博会获得的荣誉奖牌、证书以及军工办的“神州6号”飞船实体模型、张江树院长的青铜雕像和校徽、预科毕业生的校徽、文革前华东化工学院的校徽、毕业证书、早期毕业生的纪念章、纪念册等，到目前为止数量已达近千件，学校重要实物档案门类已初步建立。经过分门别类的整理，相关信息已输入新的档案管理系统，方便今后保管和利用。该项工作得到了校部的重视和肯定，学校各部门也给予了大力的支持，档案馆将此作为一项长期工作来抓实、抓好。