【概况】2005年度学校档案工作，坚持以“三个代表”重要思想和科学发展观为指导，围绕档案工作三年行动纲要以及按照年度工作计划要点，在档案收集、保管、利用等方面取得了显著成绩，档案在学校建设与发展中发挥了积极、有效作用。

2005年归档案卷有3544卷，其中党群153卷、行政175卷、财会33卷（未计财会凭证）、教学2448卷、出版308卷、外事35卷、基建52卷、科研113卷、设备93卷、人物79卷、声像38卷、已故人士17卷。所有档案的案卷目录和卷内目录已全部进入计算机数据库，全校所有门类档案均实现了计算机同步管理目的（包括金山校区）。档案数据库信息量达26万余条，其中案卷目录约4.6万条，文件目录约21万条，扫描、录入档案全文5000余件。全年补录和新增机读目录约9万余条，为全面实现计算机快速查询档案提供了保证。全年共接收本科学生成绩电子文件、本科生、研究生、继教院学生毕业信息数据库、校报电子版、学校新闻网数据库、学校大事记、党史大事记、校通文件、视频新闻等376件，其中包括宣传部、团委、国际合作与交流处等部门拍摄的数码照片200多张。鉴定、销毁了校本部1987～1990年间的1787卷和金山校区档案分室1979～1989年间的1129卷财会凭证。在校基建处的大力配合下，核对清理了建校初至文革前几十余建筑物的老图纸，形成了一套比较完整的数量达1500余件老基建档案，并收藏进了档案馆。对30幅极其具有保存价值的馆藏长（大）照片档案请专业公司作了数字化处理，便于今后复制和提供网上展览等。

档案利用服务成效显著。根据校部规定，档案馆从新年后第一个工作日起严格执行错时工作制，做到上午8点到下午6点对外提供不间断服务，大大方便了利用者。全年共接待档案利用人员1256人次，调用档案、资料1642卷册，出具证明和复印档案3143页次，为全校师生和社会各界各种工作查考、资政；职务、职称、荣誉认定；成绩、学历、学位认证；身份、婚姻、财产公证等提供参考和依据，发挥了档案这一独特信息资源不可替代的作用。在服务利用中严格做到认真仔细、随到随办、急事急办、特事特办。

2005年选留录用了3名应届毕业生来馆工作，并及时做好新老交替的工作。目前档案馆编制12人，其中有研究生学历3名，档案管理队伍力量明显增强。加强兼职档案员队伍建设，组织举行校庆53周年档案学术论文报告会，有7位专兼职档案人员作了大会交流发言，营造干中学、学中干、学以致用的良好氛围。本年度档案馆人员共撰写5篇学术论文，其中4篇公开发表，1篇获上海市高校档案协会学术论文交流二等奖。做好信息上报和宣传工作，本年度在校新闻网和校报上共登载和刊发了16篇档案馆工作报道。

2005年4月档案馆被评为校安全文明单位，6月被评为校治安综合治理先进集体。

【档案馆网站大规模改版】年内对档案馆网站进行了两次较大规模改版，新增了浏览者与网管员信息互通和授权帐户异地更新相关信息的功能，调整了部分栏目名称和内容设置，改进数据库结构，使浏览界面更加亲切直观，信息内容更加丰富生动、功能扩展更加灵活方便，为宣传我校档案工作、提供网上档案信息查询、利用等发挥了更大作用。

【加强档案信息计算机录入管理】集中全馆力量，下大决心进行了历时两个多月的所有馆藏案卷目录和绝大部分卷内目录主要著录项的大规模检查，修改、删除了若干重复或错误的记录，统一年度、月份、括弧等标点符号的著录方式。调整、统一了部分门类案卷的排架序列，对1993年后的1105卷党群和1381卷行政档案全部换装了新的档案盒，并重新编排流水号，方便查找。与此同时，清查、核对了所有门类馆藏案卷的目录数，并在计算机中得以确认，真正摸清我校三个全宗档案的确切总量，提高档案管理、统计的准确性和可靠性。为了防止档案人员录入信息时继续出现随意性，强调、制定了《档案信息计算机录入注意事项》，并分发到档案人员手中。

【档案馆实行按工作职能设岗制度】年末，档案馆进行了内部管理体制的大幅度改革，12月6日起原按档案门类管理设岗的方式全部转变为按工作职能来设岗。一室：面向全校归档部门，负责业务培训、指导和档案检查、归档等；二室：接受一室档案，负责档案上架、保管、利用，以及馆藏档案数字化等；三室：负责服务器、数据库、网络管理和网站建设，以及声像档案、电子文件的接收、处理等。