1、项目立项后，课题组要指定一名秘书专门负责本项目文件材料的积累、整理、保管和使用，并将秘书的姓名、联系电话、联系地点告知科技处。

2、文件材料要集中放入文件袋，并制作文件目录清单。材料离开文件袋，要作去向记录，使用完毕及时催还。

3、文件材料收集范围和内容可参阅《华东理工大学科研档案归档范围——项目材料》规定要求。（浏览档案馆网站——公共服务——业务指导栏目）

4、要收集的文件材料均需是原件。利用网络系统上报的项目，要及时打印好相应的纸质材料予以保存。

5、要特别注意收集反映项目研究的实验记录、测试报告、试验报告、数据处理、重要照片、阶段总结等材料。

6、项目结束后，要将所有文件材料收集齐全、清点整理好，并检查署名、签章、日期等材料有效性记录内容。然后，悉数将材料移交给科技处，并填写《科研项目文件材料归档审核表》等。

7、为了使归档材料能长期保存，所有记录内容最好采用黑墨水笔书写或用计算机打印，字迹要工整、清晰。

8、文件材料准备不合格的项目，不予办理验收等审批手续。