华东理工大学重大活动和突发事件档案管理办法

校档【2021】1号  

第一章 总 则

第一条 为了加强重大活动和突发事件档案科学管理，确保档案完整、安全与有效利用，更好地服务学校教学、科研及各项管理工作，根据《中华人民共和国档案法》《重大活动和突发事件档案管理办法》《高等学校档案管理办法》等相关法律法规，结合学校实际，特制定本办法。

第二条 本办法所称重大活动和突发事件档案，是指学校举办重大活动和应对突发事件过程中形成的具有重要保存价值的各种文字、图表、照片、录音、录像、电子文件、实物等不同形式、载体的历史记录。

第三条 重大活动和突发事件档案工作应当遵循统一领导、分类实施、统筹协作、集中管理的工作原则，维护档案完整与安全，推动档案利用与开发，为学校发展和突发事件应对活动提供文献参考和决策支持。

涉及国家秘密的档案管理应当同时符合保密管理相关规定。

第二章 重大活动和突发事件的范围

第四条 本办法所称重大活动是指由学校及各部门主办、承办或参与的具有重大意义、重要影响或者创新举措的党建、思政、教学、科研及管理等活动。应当包括但不限于以下内容：

（一）党和国家领导人、省部级重要领导来校检查、视察、调研、指导工作等公务活动；

（二）外国政要、国际组织及其负责人、外国友好团体和著名外国友人来校参观、访问、考察、演讲、讲学等重要外事活动；

（三）国内知名人士在校开展的重要活动；

（四）学校主要领导出席的重要国际、国内活动；

（五）学校主办、承办或参与的重要国际性、全国性的会议、赛事；

（六）学校召开的党代会、教（工）代会、团代会、学代会，重点学科评估、重大科研课题开（结）题等重要校内会议；

（七）学校举办的基建项目开工奠基、竣工典礼等活动；

（八）学校举办的以重大事件、重大纪念日、重要人物为主题的纪念、庆典活动；

（九）对学校具有重大意义或重要影响的其他活动。

第五条 本办法所称突发事件是指突然发生，造成或可能造成严重社会危害，严重影响学校声誉、师生安全和正常的生活学习，需要采取应急处置措施予以应对的自然灾害、事故灾难、公共卫生事件和社会安全事件等。

第三章 工作职责

第六条 重大活动和突发事件的办理或应对部门，或者专门设立的临时机构（以下统称责任部门）负责相应档案的收集、整理和保管，并按规定向档案馆移交归档。

（一）责任部门为一个单位的，归档工作由该单位负责；

（二）责任部门为多个单位联合开展工作的，归档工作由各单位分别负责；

（三）责任部门为临时机构的，归档工作由临时机构负责。

第七条 档案馆作为学校档案工作的职能部门，负责督促、指导、检查责任部门重大活动和突发事件文件材料的积累、整理和归档工作，并做好集中保管、编研开发以及提供利用工作。

第八条 对在重大活动和突发事件档案工作中，存在将档案据为己有、不按规定向档案馆移交档案，损毁、丢失或擅自销毁档案，违反国家保密规定行为的单位或个人，将按照国家和学校有关规定予以处理。

第四章 管理要求

第九条 责任部门应当加强对重大活动和突发事件档案工作的组织领导，并纳入重大活动和突发事件应对工作，实行同步管理。责任部门可以根据工作需要，让档案馆提前介入，指导和帮助其做好文件材料的积累、保管和归档工作。

责任部门应当明确重大活动和突发事件档案工作要求，落实工作责任人，按照要求形成归档文件材料。采用业务系统办理业务的，业务系统应当支持形成符合要求的归档文件材料。

第十条 责任部门应当在重大活动和突发事件应对工作结束后，及时将归档文件材料交由本部门档案员整理、保管，确保文件材料的齐全、完整和安全。

第十一条 责任部门应当将重大活动和突发事件中形成的下列文件材料纳入收集范围，做到应收尽收、应归尽归：

（一）领导指示、批示，机构成立及分工文件材料，工作制度、预案、方案、报告、报表、简报、总结，会议材料，奖惩材料，大事记、宣传报道，各单位按照分工或职责形成的其他文件材料；

（二）照片、录音、录像等音像材料及相应文字说明；

（三）业务数据、公务电子邮件、网页信息、社交媒体信息；

（四）印章、题词、活动标志、证件、证书、纪念册、纪念章、奖杯、奖牌、奖章、奖状、牌匾、锦旗等实物；

（五）其他具有保存利用价值的相关材料。

第十二条 责任部门应当将重大活动和突发事件文件材料纳入本单位文件材料归档范围和档案保管期限表统一管理。责任部门为临时机构的，应当制定文件材料归档范围和档案保管期限表，经学校档案馆同意后施行。

第十三条 责任部门应当按照相应门类档案整理规则对重大活动和突发事件文件材料进行组件（卷）、分类、排列、编号和编目等整理工作，并按要求及时归档。

第十四条 经档案馆同意，责任部门可以提前将档案交档案馆保管。责任部门为临时机构的，应当在临时机构停止工作前向档案馆移交档案。

第十五条 档案馆应当按照国家有关规定接收重大活动和突发事件档案，并建立征集制度，通过接受捐献、购买、代存等方式补充收集档案，充实重大活动和突发事件档案资源。

第十六条 档案馆应当按照国家有关规定配置适宜档案保存的库房和必要的设施、设备，确保档案的安全；采用先进技术，不断提升重大活动和突发事件档案工作的信息化管理水平。

第五章 档案利用与开发

第十七条 档案馆应当积极推进利用工作，按照国家和学校规定向单位或个人提供档案利用服务。

第十八条 档案馆应当加大对重大活动和突发事件档案资源开发力度，通过档案编研、陈列展览等形式，充分发挥档案价值，并为重大活动和突发事件应对提供决策参考。

第六章 附 则

第十九条 本办法自印发之日起施行。由学校档案馆负责解释。