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华理档案馆“身世”梳理
发布人: 网站管理员 发布时间: 2019-03-06 作者: 访问次数: 17

1952811日,交通大学化工系通知柳曾典参加在衡山路10号华东军政委员会教育部召开的院系调整、成立华东化工学院座谈会,会后他被安排在建校委员会秘书组协助严沛霖工作。[1]814起,柳曾典每天都到新闸路1370大同大学教学大楼二楼朝北的一间约20平方米天平室(临时改作秘书组办公室)工作收、发文件、保管各校教职工人事调动方面的函件等;后因工作量大,增加了大同大学的闵环同学。华理档案全宗由此肇始。

建校初期,学校的各类“档案”(实际上是未经规范整理的各种文书和有保存价值的文案)处于分散保管和留用状态:如19521025日学校成立后,政治辅导处(后为党委办公室)最早的机要秘书是谌志凤,但她在校的工作时间不长,便调去了本市别的高校;[2]接着,马仲义、杨锦明做过该处机要秘书。他们都会接触、保管文书。195210月~19574月,陈子秀任学校秘书室主任(19598月~19617月主任秘书为严平),[3]负责行政上的文件接收、文书起草和保管(还有大同大学来的陆映北,一直在秘书室、秘书科、院长(委)办公室工作,多有接触文案)。19559王桂芳调来学校,在教务处(保密)资料室工作,说明教务处也存有“档案”。造房子的基建图纸,则一开始就保存在新校区基本建设办公室。[4]

1960210日,党委办公室总结上年度档案工作时称:“党办有档案35卷,组织部、宣传部、团委和6个党总支的档案由各单位自行保管;院行政方面有档案468卷。”“为了规范归档,1958年起总务处开始试行部门立卷,人事处也从1959年试行部门立卷。”“科研成果书面材料、基建图纸至今尚未收集起来”“总的来说,材料收集不够齐全,案卷质量不高,标题有的太长,有的太笼统,查找不便。”

195912月~19624月,党委机要秘书是朱梦青,接着他在党办工作至196510月(科级),后去了“652工程”办事处工作。1965130日王桂芳填表说,19619月从保密资料室转到档案室工作(后又说195911月和196010月,而《华东化工学院志》上说1960年成立“文书档案室”),19645月她为档案室副科级(副主任)。[5]

1960年学校成立档案室后(隶属党委办公室),(主要门类)档案逐渐开始实行集中统一管理,[6]制发了《档案室工作暂行办法(草案)》,以及归档文件范围和销毁办法等规定,规范新形成的文件材料归档。1965年上半年开始,档案室集中力量,花费4个多月,对已经集中保管的档案以及前几年各部门移交上来的积存材料,进行了较为全面的整理(清理鉴定),确认文书档案2602卷,其中党务方面的计1063卷,行政方面的计1539卷,并划定了这些档案永久、长期、定期3种保管期限;与此同时,对各单位多年来留存的文件材料除去有价值已归档的外,共计1757斤,由保卫科统一送保密造纸厂作了销毁。对分散保存的科研、基建、设备等技术材料,也作了清理,计得科研项目档案101项、基建工程档案80多项,但没有集中到档案室统一保管。

19609月,周南从中国人民大学工业经济系企业管理专业本科毕业后分来学校,[7]在马列主义教研组任教,196311月调入党委办公室任秘书,基本上[8]一直从事文书档案工作,直至19844月退休。[9]

  

图片说明:学校最早的几位档案干部

“文革”期间,学校档案工作总体上很乱,不仅产生了很多乱七八糟的材料(包括各种专案材料),没有管好(也无法管好),还搞乱了原来已有的档案和丢失了一些案卷,损失巨大,影响极坏(如“抛、抢档案”(包括干部人事档案),为整人起了负面作用)。

19671114日,上海市革委会教卫组派张华良来校封存了档案,但不久被造反派无理(违法)启封。

1969114日,[10]根据市革委工宣队一办意见,学校建立了整理档案领导小组,下设人事和文书档案、科研资料、图书档案资料3个清理小组,对院、系两级党、政、工、团大批判和其他材料(包括文件、资料、刊物)进行了清理,除应归档的外,经报批后全部送保密造纸厂销毁。又对历年来(195210月~1966年)已归档的文书档案,共计3176卷,进行了拆卷清理,其中“一类”档案387卷,装入2只战备箱,于19691224日上交市革委工宣队一办,转移至“后库”保存;属于三类(要销毁的)计2425卷,于19705月全部清理好,暂存档案室,待市革委通知后按规定销毁;[11]二类的(含战时销毁、战时转移)计904卷留用。查得“19701月~3月,俞志芬参加了机关清档小组工作

196599日,复旦大学哲学系本科毕业生王树奎来校工作,经上海市委教育卫生工作部批准,任学校党委机要秘书。1968110日,有档案记载“机要文件保管工作,仍由王树奎同志负责”。[12]19649月,中国人民大学哲学系本科毕业生汤步华分来学校工作,他先去了奉贤县泰日公社新五大队搞社会主义教育运动;后“文革”大乱,至1971227日,经上海市革委会组织组批准,他担任了学校革委会机要秘书,19748月去我校奉贤五·七干校劳动1年后调到了教学一线工作。

19726月,潘文铮调来学校任党委书记,124日,学校召开第5次党代会,恢复党委建制,实行党的“一元化”领导。此时,档案工作有所恢复,首先对19671970年应该归档的文书材料进行了整理、立卷,同时做好1971年的归档工作,共收文书档案420卷;也对多余的上面下发和学校广泛印制的(一个报告最多有数百份)重要材料之重复件作了销毁(包括实验记录小结145本)。

需要说明的是,至197387日,档案中仍然写“档案室”,而前面没有“文书”两字,尽管它管理的确实是文书档案。所以,在改革开放前,学校只有档案室这个机构,且始终隶属党办(革委会)。[13]

张川国是我校以“化学肥料专业试点班”名义举办的首届工农兵大学生(19701210日入学),19741月毕业留校的,不久他担任了党委机要秘书,但由于身体原因和离家较远,于197710月调去了上海海运学院工作。19778月,黄小英从上海师范大学教育系毕业(工农兵大学生),分配来学校党办工作,后经上海市革命委员会组织干部组批准任机要秘书,[14]一直工作到1987612日调去上海城市建设学院止。

1978125日,学校向市教委办发的《要求全部调回我校存放在皖北岳西后库(简称“6518工地”)的档案的报告》中称:“1969年因战备疏散需要,根据上级要求,我校共有390卷档案转移去那里保存。1976年、1978年已收回148卷,还剩242卷(3箱),现因抓纲治校和拨乱反正工作需要,希望全部返还。”这部分档案,估计后来调回了。

1981124日,教育部转发国家经委、建委、科委、档案局联合制发的《科学技术档案工作条例》([81]教办字1号),要求各高校设立科技档案室,做好科技档案管理工作。

收到该文后,学校未予及时办理,直到年底又收到上海市高教局、档案局发文,要在198218日来校检查科技档案工作恢复、整顿的情况时,才匆忙想起此事,113日、1225日两次院长办公会上被提及,均认为相关工作可以纳入党办的文书档案室进行,但这与文件精神不符,于是在1230日的党委会上还是决定成立科技档案室,隶属院长办公室,由副主任许一铭兼室主任,配2名专职干部,科研处、基建处、生产设备处各定1名兼职档案员。1231日就定清查工作办公室的李玉琪调入科技档案室工作,以应对不日之检查。

19826月,张玉峰(院团委副书记)调入科技档案室工作(19846月调任管理工程系总支副书记);830日,中国人民大学档案专业本科毕业生丁越飞分配来校,被安排在科技档案室工作(1984910日调去浙江省委办公厅人保处工作)。198468日,科技档案室改为档案科,仍隶属院办,[15]李玉琪任副科长,工作人员先后还有江明、杨祖安

为了规范科技档案的收集,学校于1982420日制发了《华东化工学院科技档案管理试行办法》《华东化工学院科技文件材料归档制度》(院通[82]35号)。

1982920日校报(院刊)上张玉峰报道,我校科技档案室主要收集、保管科研、基建、产品、设备和部分教学档案,库房设在办公大楼二楼朝北的统间内。[16]19831110日张玉峰又报道,经过一年半时间的努力,全校科技档案已全部实现集中统一管理,档案总量700余卷,其中科研档案189卷,教学档案(包括研究生和本科生的毕业论文)348卷,设备档案53卷,外事档案30卷,基建档案33卷,其他技术资料数十卷。[17]同时,该室还提供档案的查用服务。

19851月,科技档案科已藏有科研、教学、基建、设备、外事、出版档案1500余卷,照相底片1000余张,并建立了4种检索工具,在历次高校科技档案检查中获得好评。[18]

198112月,复员军人徐国庆来校工作,在人事处学生科工作没几天后就转到文书档案室了,19859月~19877月(辞职),他在上海大学文学院档案专业学习两年,大专毕业后又来档案馆工作。此时,还有丛海鹰(她于1986322日调去了市教卫党委工作)。

1986428日,学校将文书档案室和科技档案科合并,成立档案馆(院通[86]101号,文5326);74日,李玉琪被免去科技档案科副科长职务,升任院长办公室副主任;86日,陈美芳被任命为档案馆副馆长(院通[86]187号,文5327)。

1986年下半年,陈美芳、李玉琪(院办副主任)研究了档案馆的机构、岗位设置及人员聘用等事宜,初定下设科技档案室(4人)、文书档案室(3人)、技术服务室(3人),以及办公室秘书(1人),以确保做好全校各类档案的收、管、用;1029日,学校分管档案工作的秘书长林铸远批示,基本同意此设想,确保前两室的建立和编制数,技术服务室先有1人负责,以后根据工作需要,逐步完善。[19]

建馆后的工作人员有:杨祖安(科技档案科)、徐美华(来自研究生处)、王科(来自化工所)、邹培玲(上海机械学院1986届毕业生)、闫继芬1128日由404厂调入)。王毅19872月从人事处调入档案馆的;1987716日,王爱军从本校图书情报学专科毕业后分配进了档案馆;王科、杨祖安于1987年暑假前后调离。19868月~198710月,钱而复从基建处计划科调来档案馆工作过一年。19874月~19891月,李炜在馆内负责过科技档案;1988726曹红从上海县粮食局人事科调来档案馆,199092日去爱尔兰探亲后未回。葛居利198811月~198910月)、李建山19892月~10月)、陈宝康(时间不详)也到馆“露过脸”。[20]

据王毅回忆,建馆后两个档案室(科)仍然在办公大楼三楼,她当时还在文书档案室上过班,是1987年国庆节后才将档案搬至(老)图书馆二楼来的(档案馆新址),只有北侧一个大库房和东边两统间作办公室。当时,何邦顺带领大家(男的有徐国庆、王爱军)搬档案箱,很累。

建馆时,陈美芳等就筹划对个别门类档案作计算机目录管理,19879月计算机系的李访寒调入档案馆,她与计算机系的何菊英等开发了单机版新系统,1988723日,学校自行开发的《档案信息自动化管理系统》召开了技术鉴定会,档案信息较早开始并逐步建立了数据库。

  

图片说明:1980年代之后档案机构的几位主要领导

据查,陈美芳担任档案馆副馆长为兼职,她仍然是化学工程系党总支书记(副处);19877月起副馆长职务由院办副主任何邦顺兼任,91日,陈美芳继任化学工程系党总支书记(19889月提为正处)。19883月起何邦顺为档案馆专职副馆长,不再担任院办副主任职务;1988119日,他升任馆长(院通[88]148号,文6150)。[21]19891017日,学校任命陶桂玉为档案馆副馆长(院通[89]103号);1990713日,学校任命何邦顺为院长办公室行政管理岗负责人(院通[90]099号),[22]1991911日改任院长办公室主任(院通[91]107号),199325日,继任院长办公室主任(院通字[93]007号),1994824日,被免去校长办公室主任职务(校通字[94]110号)。[23]何邦顺在上述期间同时担任着档案馆馆长职务,直至19962月退休(19949月后他全职在档案馆上班)。[24]

199658日,副馆长赵美娟升任馆长。[25]1997124日,学校档案管理通过“国家一级科技事业单位档案管理”评审(档函字[1997]7号,XZ395),成为全国三所获此荣誉的高校之一。

  

图片说明:“国家一级科技事业单位档案管理”批文

与华理档案“亲密接触”16年,感慨万千。每当师生员工和社会公众要了解学校的办学历程和利用档案来解决各种现实问题时,总要走进库房,查得依据,靠档案来“说话”;要梳理校史和办展览等,更是“翻箱倒柜”,离不开档案。

回首过往,守着10多万卷、上千万页经过几代人努力,浸润着他们默默的付出和辛劳的文牍,心总难以平静,也感到责任重大。希望全体华理人多一份理解和支持,更期待档案人员努力工作,不辱使命,为党管好档,为校守好史。

实话实说,学校档案工作做得还是勉强的,主要原因是所有时期都觉得人手不够,二是早期分类方法多变,又经历了“文革”折腾,三是领导和职能部门重视档案工作与落实到行动上不够,还有经年累月的统计不够精确(大规模拆卷)等等。所以,要使档案工作真正做实并发挥好其应有的作用(风生水起更难),任重而道远。

谨以本文向所有为学校早期档案做出成绩的前辈致敬![26]

  

陆宪良,20171207

  

附注:

上文写道“1965130日王桂芳填表说,19619从保密资料室转到档案室工作(后又说195911月和196010月,而《华东化工学院志》上说1960年成立“文书档案室”)”。

应该说,王桂芳1965130日填表之说,要比后来改革开放之后的两次填表日期更为准确些,因为后面时隔久远,记忆容易出错(这是干部填写履历表之通病)。后又查得196198校党委常委会记录(讨论干部任免事项):“陶永福兼档案室主任。”(文152之第8本)。陶永福先前就任过人事处档案科科长,196011月后任党委组织副部长,同时又是党委委员,管档案室“顺理成章”。



 

[1]他是参加筹建工作的交大2年级学生代表,1025日华东化工学院开学后他继续学业。严沛霖是大同大学教师,秘书组负责人。

[2]档案中无处找到她的记录信息。2014423日,笔者从化工学院李峰老师处搞到了她以前在我校工作的的一张证件照(此时她还健在,线索来自她的孙女与李峰的孩子是同学)。

[3]秘书室级别较高,相当于政治辅导处、教务处、总务处等,但下面不设科;日常亦称“院长秘书室”。另外198111月后严平还担任过人事处档案科科长。学校干部人事档案一直独立管理的,最早是蒋志敏,后陶永福王军生也管过。

[4]后改为总务处基建科。值得一提的是,当时接触和保存档案的人员一般都是中共党员。

[5]之后,她去了四川分院工作,为图书馆负责人;1979年底回本校后仍在文书档案室工作;1981619日提任图书馆直属党支部书记至离休。

[6]这是规范档案管理最为基本、关键的手段。

[7]在职干部培养,故称“学员”“调干生”。人大早期以干部文化培训为主,被誉为“红色干部的摇篮”。

[8]“文革”期间,曾参加运动、到“五·七”干校劳动、任化机系办公室组织干事。

[9]她退休时档案馆还未成立,当时档案专业人员缺乏,她曾返聘过一段时间,档案馆成立后,业务上也请她指导过。后来她算在档案馆退休人员之列,也是档案馆最资深的前辈。

[10]此事与林彪一号令和战备疏散有关,同时期学校四处大挖大建地下防空工事(防空洞)。

[11]后来这些档案应该没有销毁,我们现在馆藏中,案卷封面上有“三类,待销毁字样”。

[12]1984310日,他调去市政府教育卫生办公室党组纪委工作。

[13]很遗憾,笔者至今未查到学校成立“档案室”的具体时间,也未见改称“文书档案室”的文件。

[14]党办机要秘书不一定属于档案室人员,但其工作与档案室十分密切。

[15]时任主任(兼)龚德明,上面来人检查档案工作,他都接待;19831216日~198510月他任总务长。

[16]现人事处档案室,后换至317室。

[17]本科生毕业论文应该为部分重要的;基建档案仅是新建楼宇的工程图纸等。

[18]由此可知,学校之前没有声像档案的概念,早期照片收集几乎空白。

[19]所以,我们现在说“档案馆1986年定编12人(含馆长)和直属校部领导”是正确的。

[20]上述人员除徐美华外,均未在档案馆工作到退休。可见档案工作之不易,也反映出其“吸引力”不济。

[21]说“19864月建馆,正处级建制”是有据可查的,此时何邦顺为正处级;之前,只是未任命正馆长。

[22]此时,学校实行大办公室建制,各岗长(岗位负责人)相当于原来的主任、部、处长;院长办公室主任由学校秘书长林铸远兼任;19932月后,岗长称谓改为助理。另,当时(包括以前)副院长职数少,学校设有“三长”(秘书长、教务长、总务长),受院长直接领导。

[23] 19942月起王行愚新任校长,取消大办公室,恢复原部、处、室建制。另,19932月学校更名为华东理工大学,文号改为校通字。

[24]1991820日,国家人事部、档案局批准授予何邦顺“全国档案系统先进工作者”称号。

[25]19935月,她由校工会副主席转任档案馆副馆长。

[26]写就本文,笔者查阅了上百卷档案。换言之,没有档案,也无需写下此文。

 

 

 

 

 

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