“华理档案”:打造“100分”工程
发布时间:2018-04-20   访问次数:601

        【往事零距离】

        近日,在学校档案馆的帮助下,校友徐佩立重新落户上海,搞定了外孙入学难题。

徐先生是我校无机物工学专业1963届校友,毕业后分配至山东大学。多年来,徐先生的女儿在上海工作,但因没有上海户口,孩子入学问题一直没能解决。2013年,上海出台政策,原属上海户籍且于上世纪五六十年代支援内地建设的人员可回迁并可照顾一名孙辈随迁。申请落户须出具户籍迁出上海的证明。多方查证无果后,无奈的徐先生只好向母校档案馆求助。鉴于特殊的历史原因,他的学籍中并无相关信息。工作人员翻查了大量的材料,终于在历届学生姓名录中找到了他的分配信息,开具了迁出证明。

一个月后,他再次来电,原来证明材料上的“电化学工程”与他毕业时的无机物工学专业不符,需补充一份专业更名证明。档案馆工作人员花了5个小时反复查阅资料,终于在《华东化工学院志》中找到了一份“19581966年系科与专业设置一览表,其中提及电化学工程专业于1958年设置、1962年并入无机物工学专业。徐先生正好经历了该专业的设置与撤销。为避免老人来回奔波,工作人员主动为他们快递寄送了材料。3个工作日后,工作人员电话回访,得知徐先生已经办好手续,拿到上海户口。

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【查档零收费】

徐先生的故事只是档案馆系列服务的冰山一角。多年来,档案馆秉承以便捷服务校友,将麻烦留给自己”的服务准则,致力于打造精品服务,树优窗口形象,相继推出电话查档、传真查档、邮件查档、代办业务、代寄送业务等多种便捷服务,在师生校友和社会人士中树立了良好的口碑和形象。

2017年下半年,档案馆在学校相关领导和部门的关心支持下,除保留对机构和翻译服务的收费外,全面取消了针对师生校友的查档收费。尽管每年减少十数万收入,接待工作量激增,却为师生校友带来了福利。

身在美国的1982届校友陈灵阁日前通过邮件办理了成绩证明。她很赞赏档案馆简要明晰的工作流程和迅捷高效的工作效率,感慨地说:“困扰我多时的难题在你们的帮助下迎刃而解,让我这个离校多年又远在万水千山之外的老校友,感受到了母校的温暖与支持。”

据统计,2017年,档案馆共接待查档超3300人次,查阅案卷8000余卷,出具各类档案证明13000多份;为近2700人次的在读生出国留学办理在读证明、成绩证明、学历证明17000份;接待量同比增长超30%

 图片说明:排队办理学籍证明

  服务一键通】

让信息多走路,让大家少跑腿,近期档案馆又出服务新招,正式推出“华理档案微信公众号(EcustMemory)。 这是上海地区首家实现终端在线查档和预约参观的微信平台。师生校友可通过该公众号在线办理档案证明。

华理档案按角色开发了不同功能,校友、在校学生、机构只需完成身份认证,即可在线办理各类档案材料,自主选择材料密封和快递代寄送等延伸服务,即时查询办理进度。

档案馆与人事处、学工部、校友总会等部门通力协作,探索将校史教育纳入新教工培训、校友讲座、新生教育和形势与政策教学等环节。2017年,校史馆参观人次超2600,较2016年增长量达90%;校史教育课覆盖逾5000人次。每年910月份,校史馆经常出现同时段多次预约和多个团队参观的情况。“华理档案”在线服务板块提供了校史馆预约参观功能。在线预约可完美避开已预约时段,方便参观团体的时间安排。

 图片说明:在线服务界面

“华理档案”还设置了移动展厅和互动功能区,推送订阅消息,发掘华理宝藏,征集华理收藏家。38日,华理档案在试运行期间推出了《能源化工领域的资深女神——刘馥英》一文,在订阅用户仅百余人的情况下,阅读量超过1600人次。用户还可在线参与互动,联系捐赠实物档案,或是“晒宝”和“鉴宝”,共同讲述档案故事,沟通校友师生,传播华理文化。

      档案馆老师们表示,“华理档案将努力以“1键通”“0收费”“0距离打造“100工程,与广大华理人共同守护华理荣耀,传承华理精神,服务华理发展。

 图片说明:移动展厅和互动参与界面