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高校档案信息资源深度开发利用工作探析
发布人: 网站管理员 发布时间: 2017-06-07 作者: 访问次数: 42

《兰台世界》2017年第08期

摘要:本文从高校档案信息资源深度开发利用工作的内涵与意义入手,分析了当前高校档案信息资源深度开发利用工作的重点,并对深度开发利用工作作了一些思考,以期有一定的借鉴意义。

关键词:高校档案 深度开发 信息反馈

中图分类号 G273.5 文献标识码 A 收稿日期 2016-12-31

一、高校档案信息资源深度开发利用工作的内涵与意义

1.高校档案信息资源深度开发利用工作的内涵。档案开发,就是档案机构根据实际需要,按照一定的原则、方式、方法和要求,采取专业化和现代技术,对馆()藏档案中所蕴含的各种有价值的信息进行系统的挖掘与揭示,使之服务于社会各项活动或工作,满足人们的各种需要。高校档案信息资源深度开发利用,就是高校档案机构秉持以人为本的理念,以利用者需求为导向,越过已有的开发利用层次,多形式、深层次地开发系列档案产品,最大限度地挖掘高校档案信息资源的潜在价值与功能,以满足利用者的需求。

2.高校档案信息资源深度开发利用工作的意义。档案工作是高校工作的重要组成部分,也是党和国家教育事业的重要组成部分,加强高校档案信息资源深度开发利用工作,具有重要的意义。

首先,对高校档案机构来说,它是高校档案工作的重要内容之一,是检验高校档案收集、整理、鉴定、保管等工作效果的重要环节,是衡量高校档案工作好坏的主要标志,也是高校档案工作的基本出发点、中心环节和最终目的。同时,高校档案工作的各项基础业务都是围绕这一中心目的而开展并通过其得以实现,可以说,只有通过档案开发利用工作,高校档案、档案工作者以及档案机构的价值才能得到社会及各方面认可。

其次,对高校来说,通过开展档案开发利用工作,一方面为学校的各项事业发展服务,为学校的发展提供借鉴和依据,促进学校各项工作的开展,推动校园文化及和谐校园建设;另一方面,高校档案馆(室)作为一个对外窗口,通过开展档案开发利用工作,架起学校与社会之间的桥梁”,促进学校与社会的沟通和交流。同时,通过高校档案信息资源深层次开发利用工作,发掘高校档案在校园教育、校史文化建设等方面的功能,对内对外起到一个很好的宣传,为学校的发展营造良好的内外部环境。

再次,对社会来说,通过开展高校档案信息资源开发利用工作,一方面向社会提供档案利用,服务社会各项事业,为社会主义经济文化建设等各方面服务;另一方面,通过开展高校档案价值深度开发与挖掘工作,提供档案编研产品及智力成果,服务于“四化”建设,尤其是对高校科研档案的开发与利用,能够产生极大的经济与社会效益。

二、高校档案信息资源深度开发利用工作的重点

1.高校特色档案的开发利用。高校特色档案是指高等学校在教学、科研及各项管理活动中直接形成的,具有高校独特内涵和反映学校办学特色并具有查考利用价值的各种历史记录。高校特色档案是学校在创建和发展过程中形成的具有特色的历史记录,作为高校发展轨迹的记忆载体,真实地记录了学校的发展历程,反映了学校的管理水平、师资队伍、教学质量、科研水平、学生培养等特征。通过特色档案,可以直观、便捷地了解一所学校的办学特色与治学精神,弘扬了学校的办学理念,彰显了学校的文化底蕴。因此,应该高度重视对高校特色档案的开发与挖掘,在平时的收集归档过程中,要注重对特色档案资源进行收集、整理、归档,通过设立特色档案库、陈列室、展览馆等,对特色档案的实物、图片、声像等资料配以文字,配备解说员,对学校师生员工、校友等进行开放宣传,还可以通过与学校或社会相关部门紧密联系,结合特殊专题进行特色档案的展示与交流等,从而推动高校档案信息资源的深度开发。

2.高校档案编研工作。编研工作是高校档案部门主动提供档案信息资源为利用者服务的一种重要的开发形式,强化档案编研工作对于深化高校档案资源的开发与利用,提升档案资源的价值有着重要的意义。开展高校档案编研工作,一方面高校档案部门要树立强烈的同步意识,摸清学校档案利用需求的趋势,及时了解、掌握学校以及社会发展动态,系统收集有关的档案资料,增强工作的主动性、预见性、创造性并选择新颖、富有创意、能发挥高价值的选题,及时、主动、有针对性地开展档案编研工作;另一方面要注重编研成果的质量,做到“编”“研”结合,既“编”又“研”,要依托高校的智力优势,对档案信息资源进行开发、编辑、评价与深加工,加大“研”的份量,编写出融资料性、研究性、服务性于一体的有一定内在质量与深度的编研产品,使编研成果包含深层次的信息,有较高的利用价值。同时,在编研方式上可采取联合编研,不仅能解决单个档案部门馆(室)藏信息不够全面系统以及资金短缺问题,还能集各家所长,提高档案编研成品的质量,增强档案编研成果的社会影响力,可以是高校档案机构与校内其他部门进行联合编研,也可以与兄弟高校的档案机构进行联合编研,还可以与社会上其他信息机构或个人联合承担某项课题编研。

三、做好高校档案信息资源深度开发利用工作的几点思考

高校档案是高校在教学、科研、管理等活动中形成的各种有价值的材料,对档案信息资源进行开发利用使之服务于学校、社会与公众是高校档案工作的中心环节,也是最终目的。如何对档案信息进行有效开发,挖掘其内在的价值,实现档案价值的倍增,让档案发挥更大的作用,产生更大的经济和社会效益,是广大档案工作者必须面对的一个重大课题。

1.提高认识,强化高校档案信息资源深度开发利用意识。高校档案信息资源深度开发工作是一项系统工作,涉及到方方面面,高校档案机构与工作人员要更新观念,调整工作思路与重心,深化对开发利用工作重要性的认识,明确档案信息资源开发利用的重要意义,创造性地开展工作,最大限度地发挥档案信息资源的价值与作用。

一是要树立“需要”意识。一方面高校档案机构需要通过开发深层次的档案信息资源去提升自己的“地位”,扩大自己的影响力,彰显自身价值,另一方面社会也需要高校档案机构开发深层次的档案信息以满足各方面的需求,从而促使高校档案信息开发利用工作从封闭状态开放出来,实现档案的潜在价值及作用,成为学校及社会的财富。

二是要树立“精品”意识。高校档案信息资源开发利用要彰显和提升地位与影响力,开发的成果应该是满足社会需要的具有高水平的文化产品,在讲究开发成果的内在知识含量与科技含量的同时还应该注重成果的特色性与实效性,要树立精品意识,实施精品战略,对开发成果要精心组织、精心设计、精心编制,以满足社会需求的高标准。

三是要树立“效益”意识。作为一种重要的信息资源,高校档案信息资源的开发利用工作也必须要树立效益观念,不论是社会效益还是经济效益,都必须要以创效益为目的,从而适应市场经济发展的客观需要。

2.加强档案收集工作,丰富优化馆(室)藏,为深度开发利用夯实基础。收集工作是整个档案工作的起点,是基础性也是关键性的工作,收集工作开展的好坏,直接影响着档案工作的开展,也影响着档案信息资源深度开发利用的质量与效果,因此,要高度重视档案收集工作,丰富并优化馆(室)藏结构与内容。

一是要建立、健全高校档案收集归档工作管理制度。首先要根据《档案法》、《高等学校档案管理办法》等中关于档案收集的相关规定和办法,结合学校实际,制定适合学校情况的档案收集管理办法;其次要建立目标管理责任制度,由主管档案的领导将档案工作列入议事日程,督促各部门按照要求做好档案收集归档工作,做到责任到人,分工明确;再次要完善校内专兼职档案员的考核、监督机制,在主管档案的校领导的指导下,由高校档案部门具体负责实施,开展档案收集评比工作,对成绩突出的部门与人员给予一定的物质与精神奖励,而对考核不达标的部门或个人,给予必要的通报或点名批评,情节严重的给予相应的处罚。

二是要丰富档案收集的方式方法。一方面做好高校档案的常规接收、归档工作,严格按照相关制度进行年度或学年度归档,确保接收、归档的档案齐全、完整、准确、系统;另一方面要加强不定期收集工作,专兼职档案员在平时工作中要做到随时随地的收集,及时掌握学校动态,对学校重要活动、重大项目的档案要主动介入、现场采集并及时收集,对于一些重大但不是定期举行的活动如校庆、院庆、党代会、学代会、教学评估等,为了确保档案材料的齐全、完整、系统,更为了方便日后的查阅利用,也可以采取专题收集的方法。同时,还要加强高校档案的征集工作,这是对档案接收工作的有效补充,是扩大和丰富馆(室)藏的重要手段,也是档案机构的重要职能,对一些散落在个人(如教职工、校友、退休教职工等)及社会上的能够反映学校历史、活动的重要的、极具特色、有保存价值的档案,要指派专人,加大投入,通过捐赠、购买、寄存、复制原件、接受移交等方式,积极接收进馆(室)。

三是要着重优化馆(室)藏档案质量。接收进馆(室)的档案材料,难免存在“良莠不齐”,这就要求一方面要加强对进馆(室)的档案材料的鉴定工作,要“清源截流”地严把质量关,做好专兼职档案员的指导和业务培训工作,提高他们对档案保管期限和档案价值标准的鉴定水平,准确划分文件的保管期限,确保进馆()档案的质量;另一方面要注意清除馆()藏档案的过量重复,及时剔除失去保存价值的档案,克服馆()藏臃肿现象,对一些内容上、形式上或同一档案的不同稿本等不同程度重复的档案,要及时加以清理整顿,加强鉴定工作,对一些保存价值不大或者在社会发展过程中失去保存价值的档案,要坚决加以清理或销毁,从而确保馆()藏档案的质量。

3.加强人才队伍建设,构建深度开发利用人才保障体系。生产力诸要素中人是决定性因素,高校档案信息资源深度开发利用工作是一项涉及面广、综合性强的系统工程,因而,建立一支高素质的档案工作队伍至关重要。

一是加强高校兼职档案员队伍建设。高校档案是在教学、科研、党政管理及其他活动中形成的各种不同形式的历史记录,这些档案的收集、整理、立卷等都要依靠各部门的兼职档案员,如果离开他们,高校档案工作将失去强有力的基础。因此,建立一支稳定、高效的兼职档案员队伍,能够极大地提高高校档案信息资源的深度开发利用工作。一方面高校档案管理机构与各职能部门要高度重视兼职档案员队伍建设,明确岗位职责,严格考核制度,完善激励惩罚措施,合理安排兼职档案员的工作,把兼职档案员的档案工作纳入年度考核内容中,与职务聘任、职称评定及年终评优等挂钩,从而确保兼职档案员队伍的稳定;另一方面,积极创造条件,加强对兼职档案员队伍的业务指导与培训,提高其业务水平,建立兼职档案员定期培训制度,强化业务指导工作,尤其是要加强对新兼职档案员的业务指导与培训,通过有针对性地采取“请进来”与“走出去”相结合的学习手段,开展业务交流与学习,从而提高兼职档案员的素质与业务水平。

二是加强专职档案员队伍建设,尤其要重视复合型人才的引进与培养。首先,高校应根据学校发展规模及馆(室)藏量具体情况,按照国家档案局人员编制的有关规定,适当增加专职档案员的配备以满足高校档案工作发展的需要,特别是要吸引和引进高水平的档案信息开发利用方面的人才,扩大档案管理队伍,改善档案队伍人才结构,提升高校档案队伍整体素质。其次,要高度重视专职档案员队伍的稳定与升级,将高校档案队伍建设纳入到学校整体规划中,完善激励考核评价竞争机制,通过制定优惠政策、改革分配制度、增加收入、给予关心关注、营造温暖和睦氛围等,做到“政策留人、待遇留人、情感留人”,稳定档案队伍,同时要积极创造各种条件,加强档案人员专业知识和业务技能教育,提高档案人员的知识水平和业务素质,重点培养和提高现代化管理与信息开发能力,使档案人员不断拓宽知识领域,提高工作效率和服务效益。

4.做好高校档案信息资源深度开发利用信息反馈工作。档案工作的最终目的是为了利用,将档案进行收集、整理、加工、开发等再提供给利用者利用是档案工作的重要内容。高校档案信息资源开发利用后的信息反馈工作,是调整档案馆(室)工作内容的客观基础,一方面能够及时了解开发利用工作中的利弊,纠正开发利用工作中的偏差,提高开发利用工作的质量;另一方面能够及时准确的了解利用者的需求,拓宽开发利用渠道,最大限度发挥高校档案的价值与作用;同时,通过信息反馈工作,能够检验高校档案收集、整理、鉴定、保管等工作环节的好坏,促进高校档案基础工作的开展。

一是建立健全档案信息深度开发利用反馈工作制度。高校档案机构应结合本馆实际情况,建立健全科学、规范且具有可操作性的规章制度,将档案信息开发利用反馈工作纳入日常工作轨道,做到责任到人并定期汇报,形成反馈报告,在交流中促进今后工作的开展。

二是加强反馈信息收集,拓宽信息反馈渠道。开展反馈工作,高校档案机构应转变工作态度,变被动为主动,积极拓宽反馈渠道,除了传统的设置意见箱、摆放利用情况登记表、分发利用信息反馈表、电话采访等,还应该积极利用现代信息通信网络技术,如通过电子邮件、手机微信、博客论坛、档案馆网站开设“网上留言”、“网上咨询”等,扩大反馈信息收集渠道,积极加强反馈信息收集工作。

三是做好反馈信息的分析。反馈信息分析是对反馈到档案机构的利用信息做出科学判断,去粗取精、去假存真,剔除原始反馈信息中混入的虚假成分,筛选出有价值的信息。[3]11对收集来的反馈信息,档案机构要建立系统完善的分析处理机制,制定严格的制度,明确分析处理的时间、内容、程序、要求和方法等,并组织专人负责,从而确保收集来的反馈信息能够得到及时、有效的处理,防止出现偏差。

四是加强反馈信息的再反馈。档案机构将各行为主体的反馈信息收集后应及时的进行登记、保存并传递给相关人员,对于产生了重大经济效益或社会效益的典型事例要及时汇编成册,重返社会,而不能将之束之高阁,仅仅作为内部交流资料,拒绝向利用者开放,档案机构根据利用者对利用过程中提出的建议或意见做出改进的,要及时地再反馈给利用者。[4]20通过反馈信息的再反馈,能防止档案工作者“只收集资料不改变现实”的做法,能进一步宣传档案的价值和作用,提高档案部门知名度,提高利用者的反馈积极性,形成良性循环。

随着我国教育事业的蓬勃发展和高等教育改革的不断深化,高校档案数量急剧增加,种类日趋繁多,内容也越来越丰富,对高校档案信息资源进行深层次的开发利用是时代赋予高校档案工作者的艰巨任务,也是高校档案工作深入发展的必然要求与结果。高校档案机构与人员要高度重视深度开发利用工作,抓住开发重点,做好收集归档工作,抓好人才队伍建设,从而深度挖掘高校档案的潜在价值与功能,为学校及社会服务。

  

参考文献

[1]郭君、李洪喜、丛喜权.试论档案利用工作的信息反馈[J].机电兵船档案.200105):11.

[4]周耀林、张露.论档案利用的信息反馈工作[J].档案管理.201304):20.



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