短讯
高校科研项目档案管理的新思考
发布人: 发布时间: 2015-06-30 作者: 访问次数: 91

 《兰台世界》20156

 

    【摘要】科研项目档案具有档案及知识载体的双重特性,加强科研项目档案相关电子文件收集力度和管理手段,科学管理科研项目档案所蕴含的知识内涵,更好发挥科研项目档案在学校教学、科研发展和社会技术进步中应有的作用。

    【关键词】 档案 科研项目 电子文件 知识

    一、高校科研项目档案的概述及其知识载体特性

    科研项目档案是科技档案的主要组成部分,是在自然科学和社会科学研究等活动中形成的,具有归档保存价值的各类材料,包括文字、数据、图像、证书等。做好科研项目档案的管理工作,是一项意义重大、有利于学校和国家科技事业发展的重要工作。

科研项目的完成经过四个阶段:包括科研前期立项阶段,科研实验阶段,科研成果验收阶段和成果推广应用阶段等,每个阶段都产生相应的材料需要归档,材料种类繁多、内容复杂。

高校科研项目逐年增多,每年需要归档的已完成或阶段完成项目多达几百个,项目来源涵盖纵向和横向十几甚至几十个种类,如近两年我校科研项目就包括了来源于国家自然基金的重点项目、青年基金项目、专项基金项目,来源于科技部的863计划项目,以及地方省市级的自然基金项目、科技攻关项目、杰出科研基金项目、专项项目;还有横向与各类企业相关的项目、国际合作项目等。科研项目档案有别于其它档案,有其自身的特殊性,它既是档案又是知识的载体,也是衡量一个高校办学水平和综合实力的重要依据。从上述丰富的项目种类来看,高校科研项目档案中包含着不乏国家级的尖端科学技术,从我校学科专业设置来说,所涉专业包括理、工、农、药、金融等各个领域,是非常宝贵的信息和知识资源。科研产业化也是国家可持续发展所倡导的一项国策,受到上下各级领导的高度重视。科研档案长期搁置会造成知识产权的自然流失[1]112,而且体现不出其社会应用价值和经济价值。因此,如何管理种类繁多的科研项目档案,并充分挖掘科研项目档案的内在知识和价值,为学校和社会提供高效服务,是摆在档案工作者面前的非常值得研究的重大课题。

    二、高校科研项目档案管理现状,存在问题和改进思路

    高校现有的科研项目档案管理模式,从收集、整理、利用,大都以纸质材料为主体对象来实现,以项目的自然形成和有机联系为依据,进行相关纸质材料的收集、组卷、归档。项目档案的案卷级、文件级目录信息基本实现了电子化管理,项目档案的利用,依靠目录信息来查找,检索到所需纸质案卷后,人工进行案卷的查阅,需要的资料靠复印或人工摘录完成利用。

这种模式下的项目档案管理,无电子化全文信息作为提供条件,信息查询后的资料整理、利用效率低下,与现今的信息化社会发展是不相适应的。现有的档案管理模式,也无法体现科研项目档案知识载体的特性,只停留在保存原始资料的层面上。对科研档案的管理,只有提升到对其所涵的知识资源的挖掘和管理,才能与时俱进不断提升服务水平,实现其真正的价值。而知识信息资源的挖掘,也需要数字化的信息为基础和依托。

没有档案资源的数字化,档案管理的电子化和网络化则将成为无源之水,无本之木,是无法实现的[2]138。因此对科研项目档案的收集,必须从纸质扩展到其对应电子文件的同步收集归档。科研职能部门汇集的电子材料或科研团队手中的电子化数据,包含了最原始、最精华的科研数据资料,时过境迁,如果不及时收集进馆,很可能就丢失、删除,或人员变动不知道存于何处,是信息资源的极大损失。科技部门汇编的材料,一般只是科技成果的简介,无细节和数据可查考,也无电子文档供利用。

综上所述,加强对科研档案中形成的电子文件信息的归档力度,创新归档形式,在此基础上科学管理科研项目档案的知识信息资源,完善服务体系,是提升科研项目档案管理机制的必经之路。

    三、科研项目档案电子文件的类型、归档可行性方案

    在信息化普及的今天,项目课题从申报到完成的一系列过程中,科研管理部门均要求课题研发部门将相关的纸质材料和电子文件、数据同时上报,电子文件已大部分汇总到科研管理部门,只有实验数据或技术过程数据还掌握在课题组中。所以科研项目档案电子文件归档是有现实基础的。

根据科研项目进行的四个阶段,一个科研项目产生的材料主要包含以下内容,(1)前期立项阶段产生:可行性方案、项目申请书、协议合同书等;(2)实验阶段产生:各类原始数据、图表和过程分析材料;(3)验收阶段产生:研究报告(结题报告),技术报告、成果专利清单,验收报告、相关论文、论著;(4)推广应用阶段:成果转让协议、应用转化方案、用户报告等。

根据查考,不同种类或级别的项目,产生的材料不尽相同,国家级重点项目材料多、全,地方或企业级项目材料相对简单,但都包含有:项目任务书(申请书)、研究报告(或结题报告、进展报告),有些还有技术报告、学术论文、成果目录等。

综合考量,科研项目档案电子文件的归档种类应涵盖上述几方面内容,并能全面反映项目的整体情况和研究成果。需要收集电子版本的材料,可考虑以下这些内容:项目申请书(任务书),项目结题报告(进展报告),技术报告(含实验原始数据),项目验收报告、学术论文及成果目录等。(1)项目申请书,说明项目的来源和基本情况,从最初立项的动机,到要达成的目标,研发计划、预算等情况,在项目申请书中可以体现。(2)结题报告、进展报告,是一个课题的自我总结和已达到的成果结论,包括项目的具体数据和技术细节。(3)项目验收报告,由专家汇总的关于课题完成情况的鉴定意见,确定项目或成果达到的水平级别。(4)项目相关学术论文,特别是发表在国际一流杂志上的论文,其电子版本也应该收集归档。学术论文是对所涉及项目的归纳提炼和总结,所得出或引申的理论,甚至高于项目本身,是体现项目完整性的有机组成部分,同时学术论文也可反映学校即时的学术水平和状况,很有收集查考的价值。(5)研究成果目录,是项目获奖和论文情况的汇总,包含国家级获奖情况(自然科学奖、科技进步奖、发明奖),省部级获奖,发表的论文专著情况(会议论文、刊物论文、四大检索系统收录情况),还有专利和成果推广情况等。这些情况收录,可以为编研或汇编资料服务。

科研项目的电子文件归档,需要有充分考虑安全性前提做保障,因为科研项目涉及知识产权和专利。根据实际情况,科研项目的电子文件归档方法,根据项目所属不同密级,可采用不同方案归档:公开内部类型的电子文件,如学术论文、论著;项目申请书、成果报告、技术报告等,在档案系统安全性能可靠前提下,可以用直接上传到档案系统的方法归档,与相关信息关联,在项目纸质文件归档时同步进行。秘密以上保密类型的电子文件,可采用脱机电子文件形式归档,人工做好电子文档与项目相关目录的对应工作,每年一次集中归档。另外,在条件成熟时,还应考虑开发科研系统和档案系统的数据导入接口,有些材料电子文件从科研项目管理系统直接导入,提高归档效率。

    四、科学管理科研项目档案所蕴含的知识信息,完善服务体系

    科研项目档案具有知识载体的特性,科学管理并充分挖掘和利用这种特性,可以促使其在学校教学育人、科研方向决策乃至社会技术进步等方面发挥重大的作用。在电子化环境下,依托现代信息技术和网络技术,实现对科研项目档案知识信息的科学管理,是有充分的技术支撑的。

利用档案管理系统平台,对科研项目档案的目录按所含学科或专业进行系统化梳理、提炼、汇总,再提供归档的电子文档作相应内容做支撑,这样对科研项目档案资料的管理,就提升到了对知识体系的管理,在此基础上,编研或汇编各类科研项目发展成果及动态,利用信息门户网络和网站等信息服务平台,不断开拓服务渠道,主动发布科研信息,服务于学校教学、科研和决策等工作,实现科研项目档案真正的价值。电子化的数据是实现对科研档案的知识体系进行管理和服务的基础,而收集和管理的方法和手段,应在实践中,根据不断发展的现代技术和科研工作的实际情况,进行不断探索、调整和完善,同时还需要档案管理机构、科研职能部门、信息技术部门多方的协同合作。

 

参考文献

[1]尹翔:做好高校科研档案管理工作的思考[J]. 潍坊学院学报,2012(5).

[2]柳彩霞:科技档案的电子化网络化管理[J]. 兰台世界,2010·12月增刊.

 

分享到: