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基建档案管理手册
发布人: 发布时间: 2014-12-29 作者: 访问次数: 521

一、基本规定

1.工程项目档案是指工程自立项、设计、施工到竣工验收、交付使用全过程中形成的有保存价值的文字、图纸、图表、声像等文件材料的总称。

2.凡是与工程建设有关的重要活动、记载工程建设项目主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件,均归入建设项目成套竣工档案中。详见本手册“六、附录—1

3.建设、勘察、设计、施工、监理等单位应将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员职责范围。

4.工程项目档案的编制,原则上由建设单位、监理单位、施工单位等根据各自承担的工作内容、范围和职责,分别进行收集、分类、整理、组卷。建设单位负责组织、协调档案编制工作及中间检查、验收档案案卷质量。

5.建设单位在工程招标、签订协议、合同时,应当设立专门条款,明确规定有关方面提交竣工档案的版本、套数、费用、质量、移交时间、整理归档责任等。

6.建设单位负责收集和整理项目准备阶段形成的立项、项目管理等前期文件,以及甲供设备、涉外文件、竣工验收文件,并汇总勘察、设计、施工、监理等单位移交的文件材料,将成套项目材料进行归档。

7.勘察、设计单位负责勘察设计文件的收集、整理、组卷,并按规定向建设单位移交。

8.建设项目在施工、安装、调试、竣工中形成的文件,凡项目实行总承包的,总承包单位负责其分包项目全部文件的收集、整理;凡由建设单位分别向几个单位发包的,由各发包单位负责收集、整理其承包项目全部文件。并按规定向建设单位移交。

9.项目监理单位形成的监理文件,由监理机构收集、整理。

10.项目档案验收应在项目竣工验收3个月之前完成。未经档案验收或档案验收不合格的项目,不得进行或通过项目的竣工验收。

 

二、整理规范

1.工程文件质量要求

①归档的工程文件应为原件。文件材料内容完整、准确。

②字迹清楚、图样清晰、签字认可手续完备。

③永久长期保存的文件,不用易褪色的书写材料(如红色、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等)书写、绘制。

④若形成的易褪色并需要永久长期保存的文件,应附一份复印件。

⑤录音录像文件应保证载体的有效性。

2.竣工图编制要求

①编制竣工图应遵循边施工边编制的原则。

②竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位、符合实际。

③监理单位应督促、协助各有关设计、施工单位负责检查其竣工图编制情况,发现问题,及时进行修改补充。

   

施工单位

 

编 制 人

 

审 核 人

 

技术负责人

 

编制日期

 

监理单位

 

   

 

现场监理

 

           

归档时,所有竣工图要实行四级审核:先由施工队技术负责人对已编制的竣工图进行审核,在所有竣工图(包括图纸目录)上加盖“竣工章”,并在签字栏上按要求填写齐全,不得代签;再由各专业监理及总监对每张竣工图进行审核,审核后在竣工章边上适当位置签上总监及专业监理名字,并加盖监理公司章;再由建设单位项目组各专业工程师对各自专业范围内的竣工图进行审核,并签字;最后由项目经理填写竣工档案验收单,签署验收意见后才能移交建设单位档案部门审核验收。

④竣工图章参考示例:

50mm×80mm;红色印泥)

(图纸标题栏上方空白处)

⑤按施工图施工没有变动的,在施工图上签署竣工图章。

⑥一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的,可在原图上更改,签署竣工图章。

⑦涉及结构形式、工艺、平面布置等重大改变及图面变更面积超过35%的,应重新绘制。重绘图按原图编号,末尾加注“竣”或在注明“竣工阶段”。

⑧施工图被取消,在原图纸目录中注明“取消”,并将原图作废。

⑨实际施工过程中新产生的图纸,要在原图纸目录中增加。

⑩同一建筑物、构筑物重复的标准图、通用图可不编入竣工图中,但应在目录中列出图号,注明所在位置;不同建筑物、构筑物应分别编制。

11绘制竣工图的各种变更依据,除设计变更外,必须由建设、施工、监理单位共同签字、加盖公章,修改依据应注记编号或产生日期,并注上被修改的图号;重要修改部分、结构修改部分,必须经过设计单位认可。

12一张更改通知单涉及多图的,若图纸不在同一卷内,应将复印件附在有关卷中或在备考表中注明。

13凡领导口头指令的修改部分,事后必须补办变更书面文件依据,由当事人或项目经理签字认可。

14图纸折叠按GB/T10609.3《技术制图复制图的折叠方法》,统一折叠成A4幅面,图标题栏露在外面。

15更改方法:

★文字、数字更改一般杠改;线条是划改;局部图形可以圈出部位,在原图空白处重新绘制。

★利用施工图更改,在更改处注明依据文件的名称、日期、编号和条款号。

★无法在图纸上表达清楚的,应在标题栏或左边用文字说明,并注明修改标记。

★当同一内容变更较多时,要采用注记说明的方法。

★对新增的文字说明,应在其涉及的竣工图上作相应的添加和变更,并作修改标记。

★重新绘制竣工图的,应当有变更记录栏,内容为序号、内容、修改日期。

★作废图纸不归档,但必须在原施工图目录上进行标注,并注明依据。

3.声像档案整理要求

①建设工程声像档案,是反映建设工程现场原地物、貌和工程施工主要过程及建成后的建构筑物的照片、录音、录像材料等。凡归档的声像材料,必须为原版、原件。

②归档内容:

★(照片)开工前的原址、原貌、动拆迁、七通一平

★(照片)建设过程中桩基、结构(含隐蔽、重大事故、结构封顶、主要设备安装)

★(照片)主体施工

★(照片)建设后竣工验收后的新貌

★(照片)本项目领导活动的照片,上级有关领导在本项目视察活动的照片

★(照片)本项目向有关单位提出内容和要求、组织拍摄或征集的照片

★(照片)本项目在工作中选用的外单位的照片

★(录像带)建设前原貌录像

★(录像带)建设过程中录像

★(录像带)建设后新貌录像

③照片档案由照片、底片和文字说明三部分组成。文字说明内容包括:

时间:事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间,阿拉伯数字表示。

地点:被拍摄物所在的具体地点。

人物:照片反映的主要人物的姓名、单位和身份。

事由:照片反映的事件、事物的情由。

背景:对揭示照片主题具有一定作用的背景。

拍摄者:照片的拍摄单位和拍摄人。

照片档案按阶段——问题分类,按时间顺序或重要程度排列。

④工程录像带档案:质量要求图像清晰、解说正确,规格为专业带,带盒上应标有简要说明、内容。包括:

工程名称、录制人、审核人、批准人、带长、编号、型号、保管期限。

三、整理程序

1.质量检查

按照各种文件材料的质量要求,对收集的材料逐件整理,检查填写是否清晰、准确,签章手续是否完备。并按归档范围进行整理(并非有文必档),剔除重份,补齐缺页,不符合规定要求的,需裱糊或折叠。

2.组卷方法

①不同形成阶段、不同单项工程、不同单位工程,文件材料应按自然形成规律和成套性特点,分别排列,保持卷内文件的有机联系。

②卷内不应有重份文件,不同载体的文件一般应分别组卷。

③基本建设文件分为综合管理性材料和建设项目文件材料。

建设项目文件可分为前期立项、设计、施工(含施工文件、竣工图、监理文件)、竣工验收等四大类。

★管理性文件:按问题、时间组卷(或项目依据性、基础性文件)。

★勘察设计文件:按项目或专业组卷。

★项目施工文件:按单项工程、单位工程组卷(或参照《上海建筑安装工程质量竣工资料表式:ABCD册》)。

★项目竣工图:按建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防、环保等专业组卷。

★设备文件:按专业、台件组卷。

★监理文件:按文种组卷。

★竣工验收文件:按单位工程、专业等组卷。

★原材料试验:按单项工程、单位工程组卷。

3.卷内文件排列方法

①管理性文件:按时间、重要程度排列。

②项目立项、竣工验收文件:批复在前、请示在后;正文在前、附件在后;打印稿在前,原稿在后。

③施工文件:按管理、依据、建筑、安装、检测、评定、验收排列(或参照ABCD册)。

④设备文件:按依据、开箱验收、随机图样、安装调试、运行维修排列。

⑤竣工图:按专业、图号(图纸目录)排列。

项目共用文件单独组卷,单项工程文件组卷后,在其备考表注明共用文件的位置;单项工程共用文件单独组卷,合同标段工程文件组卷后,同在备考表中注明;合同标段工程共用文件单独组卷,单位工程文件组卷后,在备考表中注明。

⑦一般文字在前、图样在后;译文在前,原文在后;正件在前,附件在后;印件在前,定(草)稿在后。

4.编写页号

①各卷之间,单独编号(不连续编号)。

②有书写内容的均编。单页在右下角;双面,正面右下角,反面左下角。

③图样,页号编在图标页的右下角,或标题栏外右上方。(空白页不编)

④成套图样或印刷成册文件,不必重新编号。

⑤逢有漏编页号时,可在原编号后加“-1”或“-2”等。比如28-128-2,并在备考表中注明“第28页有两页。”

⑥案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。

5.编制卷内目录、备考表(归入档案馆时,可用档案软件打印)

①卷内目录一式两份,一份装入案卷中,一份移交建设单位。

②同时向建设单位移交电子光盘一张(含卷内目录)。

③卷内目录放在卷内文件的最前面。格式如下:

顺序号

文图号

责任者

文件题名

形成日期

起始页号

备注

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

④备考表:放在卷内文件的最后面。

  标明卷内文件的件数、页数。

  说明组卷、使用情况。如,卷内文件数量缺损、修改、书写材料不规范等。

  签上立卷人、检查人的名字,和立卷日期。格式如下:

卷 内 备 考 表

本 卷 情 况 说 明

 

 

立 卷 人:           

检 查 人:           

立卷时间:           

6.编制软封面

内容包括:

①案卷题名:反映该卷文件材料所涉及工程项目、单项工程名称、文件种类。如,XXX公司关于XXX项目 工程地址勘察报告。

②编制单位:卷内文件材料形成单位或主要责任单位。

③编制日期:填写卷内文件材料的起止日期(XXXXXX月~XXXXXX月)。

④保管日期:永久、长期或短期(划定其中之一)。

⑤密级:根据保密规定填写。

⑥档号:由建设单位档案馆管理人员填写。

格式如下:

 

   号:           

 

华 东 理 工 大 学

 

 

 

案卷题名:                                      

 

编制单位:                                     

 

编制日期:                                     

 

保管期限:                                     

 

    级:                                     

 

 

7.装订案卷

①图纸采用不装订方式,折叠后图纸尺寸为A4大小。图面朝里,图标外露风琴式。折叠后散装形式放入档案盒中,每卷盒内必须打印卷内目录、备考表。

②卷内文件材料的尺寸为A4,小于A4的要进行裱糊。大于A4的要进行折叠。

③卷内文件在装订前,要除掉金属物,以防生锈。

④卷内文件用线装订,采用左侧三孔双线的方法,孔距80mm,结打在后面。

⑤归入建设单位档案馆的档案,可在档案馆装订。

注:装订后的文件材料必须检查,不能盖没文字,掉页。

四、档案验收

1.档案质量要求

①完整:文件材料、图纸原件齐全,能反映工程建设活动的全过程和结果。

②准确:文件材料真实反映项目竣工时的实际情况和建设过程,做到图物相符。内容真实可靠,签证手续完备。数据表达一致。竣工图反映工程实况,符合制图规范,签署手续完备。

③系统:文件材料、图纸分类、排列,能按其形成规律,保持各部分之间的有机联系。

④安全:档案的形成材料,要有利于相对延长档案的使用寿命。(如纸张,书写材料等)

2.验收要求

①项目档案验收应在项目竣工验收3个月之前完成。

②项目档案验收组成员:档案行政管理部门、主管部门的档案机构和建设单位、使用单位、设计、施工、监理等单位的档案人员。

③验收申请报告的主要内容:

★项目建设及项目档案管理概况;

★保证项目档案完整、准确、系统所采取的控制措施;

★项目文件材料的形成、收集、整理与归档情况,竣工图的编制情况及质量状况;

★档案在项目建设、管理、试运行中的作用;

★存在的问题及解决措施。

④列入城建档案馆接收范围的工程,建设单位在组织工程竣工验收前,提请城建档案管理机构对工程档案进行预验收。具体验收内容、质量要求按照城建档案馆要求执行。

五、移交归档

1.根据建设程序和工程特点,归档可以分期进行,也可以在单位或分部工程通过竣工验收后进行。

2.勘察、设计单位应当在任务完成时,施工、监理单位应当在工程竣工验收前,将各自形成的有关工程档案向建设单位移交。

3.勘察、设计、施工、监理单位向建设单位移交档案时,应编制移交清单,双方签字盖章后方可交接。

六、附 

1.奉贤校区基本建设文件归档范围和保管期限表

综合管理性文件

序号

类 目 内 容

保管期限

1

上级有关奉贤基建工作的规定、办法、通知

长期

2

有关奉贤基建工作的报告、批复

长期

3

领导讲话、重要会议记录、纪要、考察、调查报告、专家建议文件

长期

4

奉贤基建工作年度计划、总结、简报

长期

5

奉贤基建工作规章制度

长期

6

有关水、电、气管道分布情况、修缮材料

永久

7

总体详细规划及批复、设计总平面图

永久

8

整体性地质勘探、地形测量材料

永久

 

项目文件——立项文件

序号

类 目 内 容

保管期限

1

项目建议书及上级批复

永久

2

可行性研究报告、报批文件及批复

永久

3

项目评估、论证文件

永久

4

环评报告意见书及批复

永久

5

设计任务书、计划任务书及报批文件

永久

6

立项有关的重要会议纪要、领导讲话

永久

7

项目选址意见书、报批文件及批复

  永久

8

土地用地申请及批复、红线图、坐标图

  永久

9

拆迁安置意见、协议、方案等

  长期

10

建设用地规划许可证、批复及核准的地形图

  永久

11

国有土地使用证及地形图

  永久

12

建设前原始地形、地貌文件

  永久

 

项目文件——勘察设计文件

序号

类 目 内 容

保管期限

1

勘察设计招投标(开标、评标、中标文件)

长期

2

勘察设计承包合同

长期

3

工程(水文)地质勘察设计、勘察报告文件及地质图

永久

4

基桩动测、静载荷试报告

永久

5

水文气象地震等其它设计基础资料

永久

6

地形测量和拔地测量成果报告

永久

7

建设用地钉桩通知单(书)

永久

8

总体规划设计

永久

9

方案设计

永久

10

扩初设计、报批文件

永久

11

技术设计

永久

12

施工图设计

长期

13

技术秘密材料、专利文件

永久

14

工程结构设计计算书及说明书

长期

15

关键技术实验

永久

16

设计评价、鉴定与审批意见

永久

 

施工准备文件——监理施工招投标文件

序号

类 目 内 容

保管期限

1

施工、工程监理招投标文件(开标、评标、中标文件)

长期

2

施工承包合同、协议书、项目监理委托合同

长期

 

施工准备文件——开工审批文件

序号

类 目 内 容

保管期限

1

项目列入年度计划的申报文件及批复

永久

2

规划审批申报表及报送文件

永久

3

建设工程规划许可证、批复及核准的建筑工程位置地形图、总平面图

永久

4

建设施工许可证、施工执照、审照图

永久

5

开工审查表

永久

6

投资许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等证明

长期

7

工程质量监督手续

长期

8

事务签证、技术核定单

永久

9

审计报告

永久

10

产权证书

永久

11

卫生、环保、交通、绿化、水务、消防、人防等审核文件或协议

永久

12

水、暖、电、煤气、通信、排水等配套协议文件

永久

13

工程项目管理机构(监理机构、施工管理机构)及负责人名单

长期

 

施工文件

序号

类 目 内 容

保管期限

1

打桩记录、打桩资料

短期

2

施工日记

短期

3

土建施工文件A

 

1

开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要

短期

2

施工组织设计、施工方案、计划、施工技术安全措施、施工工艺

长期

3

原材料及构件出厂证明、质量鉴定

长期

4

建筑材料试验报告

长期

5

设计变更、工程更改洽商单、材料代用核定审批

永久

6

施工定位测量、复核记录

永久

7

土、岩试验报告、基础处理、基础工程施工图、桩基工程记录

永久

8

隐蔽工程验收记录

永久

9

各类工程记录及测试、沉降、位移、变形观测记录、事故处理报告

永久

10

分项、分单位工程抽量检查、评定

长期

11

交工验收记录证明

长期

12

竣工报告、竣工验收报告

长期

4

设备及管线安装施工文件B

 

1

开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要

短期

2

设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用核定审批

长期

3

焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录

长期

4

隐蔽工程检查验收记录

长期

5

强度、密闭性试验报告

长期

6

设备、网络调试记录

短期

7

施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告

长期

8

系统调试、实验记录

长期

9

管线清洗、试压、通水、通气、消毒等记录

短期

10

管线标高、位置、坡度测量记录

长期

11

中间交工验收记录证明、工程质量评定

长期

12

竣工报告、竣工验收报告

长期

5

电气仪表安装施工文件C

 

1

开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要

短期

2

设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用核定审批

长期

3

系统测试、整定记录

长期

4

绝缘、接地阻等性能测试、校核

长期

5

材料设备明细表及检验记录、施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告

长期

6

操作、联运试验

短期

7

电气装置交接记录

短期

8

中间交工验收记录、工程质量评定

长期

9

竣工报告、竣工验收报告

长期

 

监理文件

序号

类 目 内 容

保管期限

1

监理合同协议、监理大纲、监理规划、实施细则及批复

长期

2

施工及设备器材供应单资质审核、设备、材料报审

长期

3

施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施审核、施工进度、延长工期报审

长期

4

开(停、复、返)工令、许可证、中间验收证明书

长期

5

设计变更、材料、零部件、设备代用审批

长期

6

监理通知、协调会审纪要、监理工程师指令、指示、来往函件

长期

7

工程材料监理检查、复检、实验记录、报告

长期

8

监理日志、监理周(月、季、年)报、备忘录

长期

9

各项测控量成果及复核文件、外观、质量、文件等检查、抽查记录

长期

10

施工质量检查分析评估、工程质量事故、施工安全事故报告

长期

11

工程进度计划、实施、分析统计文件

长期

12

变更价格审查、支付审批、索赔处理文件

长期

13

单元工程检查及开工签证、工程分部、分项质量认证、评估

长期

14

主要材料及工程投资计划、完成报表

长期

15

设备采购委托监理合同、采购方案、监造计划

长期

16

市场调查、考察报告

长期

17

设备制造的检验计划和检验要求、检验记录及试验报告、分包单位资格报审表

长期

18

原材料、零配件等的质量证明文件和检验报告

长期

19

开动、复工报审表、暂停令

长期

20

监理工程师通知单、监理工作联系单

长期

21

质量事故处理文件、设备制造索赔文件

长期

22

设备验收、交接文件、支付证书和设备制造结算审核文件

长期

23

设备采购、监造工作总结

长期

 

竣工验收文件

序号

类 目 内 容

保管期限

1

工程概况表

永久

2

工程竣工总结(设计总结、监理、施工总结)

永久

3

勘察、设计、施工、监理单位工程质量检查报告(合格证明书)

永久

4

上海市建设工程档案审核意见书

永久

5

上海市建设工程竣工验收备案质量终身责任人登记文件

永久

6

工程竣工验收报告

永久

7

工程竣工验收备案表

永久

8

工程决算及审价报告(汇总表)

永久

9

上海市建设项目档案验收合格证明(含竣工规划验收测量成果)

永久

10

上海市房地产权证(含房屋土地测绘技术报告书)

永久

11

工程质量保修书

永久

12

项目质量评审文件

永久

13

环境保护、劳动安全卫生、消防、人防、规划、档案等验收审批文件

永久

14

竣工验收会议决议文件、验收证书及验收委员会名册、签字、验收备案文件

永久

 

竣工图——建筑安装工程竣工图

序号

类 目 内 容

保管期限

1

综合图

 

1

总平面布置图(包括建筑、建筑小品、水景、照明、道路、绿化等)

永久

2

室外给水、排水、热力、燃气等管网综合图

永久

3

电气(包括电力、电讯、电视系统等)综合图

永久

4

设计总说明书

永久

2

专业竣工图

 

1

建筑竣工图

永久

2

结构竣工图

永久

3

给排水工程(消防工程)竣工图

永久

4

电气工程(智能化工程)竣工图

永久

5

采暖通风空调工程竣工图

永久

6

电信竣工图

永久

7

桩基竣工图

永久

8

装修(装饰)竣工图

永久

9

燃气工程竣工图

永久

10

幕墙玻璃竣工图

永久

 

竣工图——市政基础工程竣工图

序号

类 目 内 容

保管期限

1

道路工程图

永久

2

桥梁工程图

永久

3

广场工程图

永久

4

隧道工程图

永久

5

地下人防工程

永久

6

水利防灾工程

永久

7

排水工程

永久

8

供水、供热、供气、电力、电讯等地下管线工程

永久

9

高压架空输电线工程

永久

10

污水处理、垃圾处理处置工程

永久

 

财会文件

序号

类 目 内 容

保管期限

1

工程投资估算材料

短期

2

工程设计概算材料

短期

3

施工图预算材料

短期

4

施工预算

短期

5

工程审计文件、材料决算报告

永久

6

交付使用财产总表和财产明细表

永久

7

奉贤基本建设投资计划情况、统计报表、财务预、决算表

长期

 

现场声像资料

序号

类 目 内 容

保管期限

1

工程现场原地物、地貌和建成后建(构)筑物的照片

永久

2

建设过程中桩基、结构(含隐蔽、重大事故、结构封顶、主要设备安装)的照片

永久

3

主体施工的照片

永久

4

本项目领导、上级领导视察活动的照片、选用的外单位的照片

永久

5

本项目向有关单位提出内容和要求、组织拍摄或征集的照片

永久

6

建设后新貌录像

永久

7

建设前原貌录像

永久

8

建设过程中录像

永久

9

重大工程建设全过程的照片和录像

永久

 

 

2.建设工程文件归档整理规范(GB/T50328-2001

1  总则

1.0.1  为加强建设工程文件的归档整理工作,统一建设工程档案的验收标准,建立完整、准确的工程档案,制定本规范。

1.0.2  本规范适用于建设工程文件的归档整理以及建设工程档案的验收。专业工程按有关规定执行。

1.0.3  建设工程文件的归档整理除执行本规范外,尚应执行现行有关标准的规定。

2  术语

2.0.1  建设工程项目(construction project

经批准按照一个总体设计进行施工,经济上实行统一核算,行政上具有独立组织形式,实行统一管理的工程基本建设单位。它由一个或若干个具有内存联系的工程所组成。

2.0.2  单位工程(single project

具有独立的设计文件,竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程,并构成建设工程项目的组成部分。

2.0.3  分部工程(subproject

单位工程中可以独立组织施工的工程。

2.0.4  建设工程文件(construction project document

在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录,包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件,也可简称为工程文件。

2.0.5  工程准备阶段文件(seedtime document of a construction project

工程开工以前,在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。

2.0.6  监理文件(project management document

监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件。

2.0.7  施工文件(constructing document

施工单位在工程施工过程中形成的文件。

2.0.8  竣工图(as-build drawing

工程竣工验收后,真实反映建设工程项目施工结果的图样。

2.0.9  竣工验收文件(handing over document

2.0.10  建设工程档案(project archive

在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录,也可简称工程档案。

2.0.11  案卷(file

由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。

2.0.12  立卷(filing

按照一定的原则和方法,将有保存价值的文件分门别类整理成案卷,亦称组卷。

2.0.13  归档(putting into record

文件形成单位完成其工作任务后,将形成的文件整理立卷后,按规定移交档案管理机构。

3  基本规定

3.0.1  建设、勘察、设计、施工、监理等单位应将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。

3.0.2  在工程文件与档案的整理立卷、验收移交工作中,建设单位应履行下列职责:

1.在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时,应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求;

2.收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件,并应进行立卷归档;

3.负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作;也可委托监理单位监督、检查工程文件夹的形成、积累和立卷归档工作;

4.收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案;

5.在组织工程竣工验收前,应提请当地的城建档案管理机构对工程档案进行预验收;未取得工程档案验收认可文件,不得组织工程竣工验收;

6.对列入城建档案馆(室)接收范围的工程,工程竣工验收后3个月内,向当地城建档案馆(室)移交一套符合规定的工程档案。

3.0.3  勘察、设计、施工、监理等单位应将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位移交。

3.0.4  建设工程项目实行总承包的,总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案,并应及时向建设单位移交;各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总包单位。建设工程项目由几个单位承包的,各承包单位负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件,并应及时向建设单位移交。

3.0.5  城建档案管理机构应对工程文件的立卷归档工作进行监督、检查、指导。在工程竣工验收前,应对工程档案进行预验收,验收合格后,须出具工程档案认可文件。

4  工程文件的归档范围及质量要求

4.1  工程文件的归档范围

4.1.1  对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件,均应收集齐全,整理立卷后归档。

4.1.2  工程文件的具体归档范围应符合本规范附录A的要求。

4.2    归档文件的质量要求

4.2.1  归档的工程文件应为原件。

4.2.2  工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。

4.2.3  工程文件的内容必须真实、准确,与工程实际相符合。

4.2.4  工程文件应采用耐久性强的书写材料,如碳素墨水、蓝黑墨水,不得使用易褪色的书写材料,如:红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。

4.2.5  工程文件应字迹清楚,图样清晰,图表整洁,签字盖章手续完备。

4.2.6  工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅画(297mm×210mm)。图纸宜采用国家标准图幅。

4.2.7  工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图,竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰,不得使用计算机出图的复印件。

4.2.8  所有竣工图均应加盖竣工图章。

1.竣工图章的基本内容应包括:竣工图字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。

2.竣工图章示例如下(图4.2.8):(此处省略)

3.竣工图章尺寸为:50mm×80mm

4.竣工图章应使用不易褪色的红印泥,应盖在图标栏上方空白处。

4.2.9  利用施工图改绘竣工图,必须标明变更修改依据;凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变,或变更部分超过图面1/3的,应当重新绘制竣工图。

4.2.10  不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》(GB/10609.3-89)统一折叠成A4幅面(297mm×210mm),图标栏露在外面。

5  工程文件的立卷

5.1  立卷的原则和方法

5.1.1  立卷应遵循工程文件的自然形成规律,保持卷内文件的有机联系,便于档案的保管和利用。

5.1.2  一个建设工程由多个单位工程组成时,工程文件应按单位工程组卷。

5.1.3  立卷可采用如下方法:

1.工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分;

2.工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组卷;

3.监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷;

4.施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷;

5.竣工图可按单位工程、专业等组卷;

6.竣工验收文件按单位工程、专业等组卷。

5.1.4  立卷过程中宜遵循下列要求:

1.案卷不宜过厚,一般不超过40mm

2.案卷内不应有重份文件;不同载体的文件一般应分别组卷。

5.2  卷内文件的排列

5.2.1  文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开,并按批复在前、请示在后,印本在前、定稿在后,主件在前、附件在后的顺序排列。

5.2.2  图纸按专业排列,同专业图纸按图号顺序排列。

5.2.3  既有文字材料又有图纸的案卷,文字材料排前,图纸排后。

5.3   案卷的编目

5.3.1  编制卷内文件页号应符合下列规定:

1.卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号,页号从1开始。

2.页号编写位置:单面书写的文件在右下角;双面书写的文件,正面在右下角,背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。

3.成套图纸或印刷成册的科技文件材料,自成一卷的,原目录可代替卷内目录,不必重新编写页码。

4.案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。

5.3.2  卷内目录的编制应符合下列规定:

1.卷内目录式样宜符合本规范附录B的要求。(附录B此处省略)

2.序号:以一份文件为单位,用阿拉伯数字从1依次标注。

3.责任者:填写文件的直接形成单位和个人。有多个责任者时,选择两个主要责任者,其余用等代替。

4.文件编号:填写工程文件原有的文号或图号。

5.文件题名:填写文件标题的全称。

6.日期:填写文件形成的日期。

7.页次:填写文件在卷内所排的起始页号。最后一份文件填写起止页号。

8.卷内目录排列在卷内文件首页之前。

5.3.3  卷内备考表的编制应符合下列规定:

1.卷内备考表的式样宜符合本规范附录C的要求。

2.卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数(照片张数),以及立卷单位对案卷情况的说明。

3.卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。

5.3.4  案卷封面的编制应符合下列规定:

1.案卷封面印刷在卷盒、卷夹的正表面,也可彩内封面形式。案卷封面的式样宜符合附录D的要求。

2.案卷封面的内容应包括:档号、档案馆代号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷。

3.档号应由分类号、项目号和案卷号组成。档号由档案保管单位填写。

4.档案馆代号应填写国家给定的本档案馆的编号。档案馆代号由档案馆填写。

5.案卷题名应简明、准确地提示卷内文件的内容。案卷题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容。

6.编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。

7.起止日期应堵塞案卷内全部文件形成的起止日期。

8.保管期限分为永久、长期、短期三种期限。各类文件的保管期限详见附录A

永久性是指工程档案需永久保存。

长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命。

短期是指工程档案保存20年以下。

同一案卷内有不同保管期限的文件,该案卷保管期限应从长。

9.密级分绝密、机密、秘密三种。同一案卷内有不同密级的文件,应以高密级为本卷密级。

5.3.5  卷内目录、卷内备考表、案卷内封面应采用70%以上白色书写纸制作,幅面统一要用A4幅面。

5.4   案卷装订

5.4.1  案卷可采用装订与不装订两种形式。文字材料必须装订。既有文字材料,又有图纸的案卷应装订。装订应采用线绳三孔左侧装订法,要整齐、牢固,便于保管和利用。

5.4.2  装订时必须剔除金属物。

5.5  卷盒、卷夹、案卷脊背

5.5.1  案卷装具一般采用卷盒、卷夹两种形式。

1.卷盒的外表尺寸为310mm×220mm厚度分别为20304050mm.

2.卷夹的外表尺寸为310mm×220mm,厚度一般为20`30MM

3.卷盒、卷夹应采用无酸纸制作。

5.5.2 案卷脊背

案卷脊背的内容包括档号、案卷题名。式样易符合附录E

6  工程文件的归档

6.0.1  归档应符合下列规定:

1.归档文件必须完整、准确、系统,能够反映工程建设活动的全过程。文件材料归档范围详见附录A。文件材料的质量符合4.2的要求。

2.归档的文件必须经过分类整理,并应组成符合要求的档卷。

6.0.2 归档时间应符合下列规定:

1.根据建设程序和工程特点,归档可以分期进行,也可以在单位或分部工程通过竣工验收后进行。

2.勘察、设计单位应当在任务完成时,施工、 监理单位应当在工程竣工验收前,将各自形成的有关工程档案向建设单位归档。

6.0.3  勘察、设计、施工单位在收齐工程文件并整理立卷后,建设单位、监理单位应根据城建档案管理机构的要求对档案文件完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查。审查合格后向建设单位移交。

6.0.4  工程档案一般不少于两套,一套由建设单位保管,一套(原件)移交当地城建档案馆(室)。

6.0.5  勘察、设计、施工、监理等单位向建设单位移交档案时,应编制移交清单,双方签字、盖章后方可交接。

6.0.6  凡设计、施工及监理单位需要向本单位归档的文件,应按国家有关规定和本规范附录A的要求单独立卷归档。

7  工程档案的验收与移交

7.0.1  列入城建档案馆(室)档案接收范围的工程,建设单位在组织工程竣工验收前,应提请城建档案管理机构对工程档案进行预验收。建设单位未取得城建档案管理机构出具的认可文件,不得组织工程竣工验收。

7.0.2  城建档案管理机构在进行工程档案预验收时,应重点验收以下内容:

1.工程档案的内容真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况;

2.工程档案的内容真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况;

3.工程档案已整理立卷,立卷符合本规范的规定;

4.竣工图绘制方法、图式及规格等符合专业技术要求,图面整洁,盖有竣工图章;

5.文件的形成、来源符合实际,要求单位或个人签章的文件,其签章手续完备;

6.文件材质、幅面、书写、绘图、用墨、托裱等符合要求。

7.0.3  列入城建档案馆(室)接收范围的工程,建设单位在工程竣工验收后3个月内,必须向城建档案馆(室)移交一套符合规定的工程档案。

7.0.4  停建、缓建建设工程的档案,暂由建设单位保管。

7.0.5  对改建、扩建和维修工程,建设单位应当组织设计、施工单位据实个性补充和完善原工程档案。对改变的部份,应当重新编制工程档案,并在工程竣工验收后3个月内向城建档案馆(室)移交。

7.0.6  建设单位向城建档案馆(室)移交工程档案时,应输移交手续,填写移交目录,双方签字、盖章后交接。

 

3.建设项目(工程)档案验收办法(国档发[1992]8号)

第一条  为使建设项目(工程)档案完整、准确、安全保管并有效利用,根据国家计委建设项目(工程)竣工验收办法和国家档案局的有关规定,特制定本办法。

第二条  建设项目(工程)档案是指从建设项目(工程)的提出、立项、审批、勘察设计、施工、生产准备到竣工投产(使用)的全过程中形成的应归档保存的文件资料。

第三条  凡按批准的设计文件所规定的内容新建、扩建、改建的基本建设项目(工程)和技术改造项目的竣工验收工作均应包括对档案的验收。

第四条  归档的文件、档案必须达到完整、准确、系统,保障生产(使用)、管理、维护、改扩建的需要。

档案的完整指按国家档案局和国家计委国档发[1988]4号文件所确定的内容,将项目(工程)建设全过程中应该归档的文件、资料归档,各种文件原件齐全。

档案的准确指档案的内容真实反映项目(工程)竣工时的实际情况和建设过程,做到图物相符,技术数据准确可靠,签字手续完备。

档案的系统指按其形成规律,保持各部分之间的有机联系,分类科学,组卷合理。

档案保管条件符合国家档案局制定的《档案库房技术管理暂行规定》的有关要求。

第五条  归档的案卷质量符合GB/T11822-89《科学技术档案案卷构成的一般要求》。

第六条  归档时必须有竣工图,竣工图要求图面清晰;具体编制工作,继续执行原国家建委《关于编制基本建设工程竣工图的几项规定》。竣工图应逐张加盖竣工图章,竣工图章内容包括:×××工程竣工图、施工单位名称、编制人、审核人、技术负责人和编制日期。图章规格尺寸为70mm×50mm

第七条  档案行政管理部门要派员参加初步验收和竣工验收。竣工验收时,验收主管单位应当通知有关的档案行政管理部门派员参加验收委员会或验收组。按照国家计委《建设项目(工程)竣工验收办法》第五条的规定,参加统一组织的活动。

第八条  档案验收组织的成员分别由各级档案行政管理部门、主管部门的档案机构和建设单位、生产(使用)单位、设计、施工等单位的档案人员参加。

在大、中城市规划区范围内的建设项目,档案验收组织的成员应当包括当地的城市建设档案部门。

第九条  国家档案局和省级档案局以及国务院有关部门档案机构,参加国家重点建设项目和限额以上技术改造项目的竣工验收,其他建设项目则分别由相关的地方档案行政管理部门和有关主管机关档案部门参加其竣工验收。

第十条  档案验收应与工程验收的初步验收和竣工验收两个阶段同步进行,重点应放在初步验收阶段。

第十一条  建设项目(工程)初步验收前,建设单位组织施工、设计及使用等有关单位的项目负责人,工程管理、工程技术负责人,进行档案的自检工作,并做出档案自检报告。

第十二条  初步验收时,在验收主管单位组织下,档案部门着重抽查项目档案的归档情况。工程规模大、档案案卷数量超过1000卷的,抽查15%的项目档案;工程规模小,档案案卷数量在1000卷以下的,抽查30%的项目档案,评价档案资料的完整、准确、系统性情况以后,写出初验意见,对存在的问题提出改进要求,限期解决。建设、设计、施工单位按初步验收的改进意见在竣工验收前加以改进。

第十三条  竣工验收时,项目规模较大、较复杂的,应有档案的专题验收报告。工程规模较小的,则应在验收报告中写明档案的情况。在竣工验收鉴定书中要有关于档案情况的评价。

第十四条  档案验收报告应包括以下内容:

1.项目档案资料概况;

2.项目档案工作管理体制;

3.项目文件、资料的形成、积累、整理与归档工作情况;

4.竣工图的编制情况及质量;

5.项目档案资料的接收、整理、管理工作情况;

6.存在问题及解决措施;

7.档案完整、准确、系统性评价及在施工、试生产中的作用。

8.附表。附表中包括的条目:单项、单位工程名称、文字材料(卷、页)、竣工图(卷、页)。

第十五条  本办法由国家档案局负责解释。

第十六条  本办法自发布之日起施行。

 

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