短讯
归档单位档案业务工作简明手册
发布人: 发布时间: 2014-12-29 作者: 访问次数: 101
1 归档流程

纸质文件材料,一般先按“年度”挑选出来,再以“卷”为单位进行组合。

注:个别门类的档案,归档环节稍有不同。

步骤

 

工作内容

1

 

平时预立卷

 

 

2

 

文件材料准备齐全

 

 

3

 

检查文件材料内容

 

 

4

 

分类组卷

 

 

5

 

敲页码

 

 

6

 

案卷、卷内目录输入

 

 

7

 

打印卷内目录

 

 

8

 

打印备考表

 

 

9

 

打印案卷封面

 

 

10

 

装订案卷

 

 

11

 

打印案卷移交目录

 

 

12

 

填写移交清册封面、签字

 

 

13

 

移交档案

2 归档内容

2.1 参照《华东理工大学文件材料归档范围和保管期限表》、《不属归档范围的文件材料及其处理办法》。

2.2 对于范围之外产生的重要文件,要坚持的原则:一要满足本部门的工作现实及长远需要;二要满足其他单位及社会用户的查考需要。

2.3 对于难以定夺的文件材料,要同档案馆工作人员一起商定。

2.4 认真对照《不属归档范围的文件材料及其处理办法》,严把文件材料归档关。

2.5 重要声明:①归档文件材料原则上必须是原件;②无重复文件。

3 平时预立卷工作

文件材料通常要以“组卷”的方式来归档,即把反映同一类问题的相关文件材料组成一卷或几卷,所以兼职档案要认真做好平时文件材料的预立卷。

预立卷工作,是指在平时的工作中根据本单位往年产生的材料情况预先设置几个类目,并为每个类目准备一个或多个卷夹,待文件材料办理完毕后,就要将其分别放入卷夹中。

3.1 预立卷类目的编制原则

①参照《华东理工大学文件材料归档范围和保管期限表》;

②结合本部门当年工作计划和任务;

③参考上一年预立卷类目表;

④既要反映本部门常规工作的各方面,又要突出当年度工作的重点,所以预立卷类目要适时更新。

3.2 预立卷类目的结构

①归档单位根据本部门产生的文件材料种类和数量,可以拟定若干预立卷类目的条款,并依次编好序号。

②条款指的是预先拟制的互有联系的一组文件材料的概括题名。包括三要素:文件材料的作者、内容和文种。

如“华东理工大学档案馆2006年预立卷类目”的标题为:

1、华东理工大学档案馆2006年档案工作要点、总结、规章制度汇编、大事记、人员名单

2、教育部办公厅、上海市档案局、华东理工大学档案馆关于报送2006年度档案统计年报的通知、年报

……

3.3 预立卷工作的方法(参阅《华东理工大学文件材料预立卷制度》校通字[2005]6号——附件3

①在平时的日常工作中,随时进行。

②根据所列条款,一个条款准备一个卷夹或几个条款一个卷夹

③在卷夹封面和脊背上,注明编号条款,依次排放。

④及时将已经处理完毕的文件材料,分门别类,依次入卷。

⑤对外发文应在文件发出前,将底稿和正本(12份)留存归卷。

⑥文件材料归卷时,应注意检查签阅单、页数、附件等是否齐全完整,文书处理程序是否完成(有无漏阅、漏签),处理的来龙去脉是否注明,遇有不明之处应及时询问承办人。

⑦做好收、发文登记工作(须建立收发文登记簿),及时催促承办人清退已办理完毕的文件材料。

⑧不属于归档范围的文件材料,准备卷夹子另外存放。

4 归档文件、案卷的质量要求

①归档文件原则上必须是原件,并且无重复件。

②无纯蓝钢笔、圆珠笔、铅笔、彩笔等不耐久字迹。

③文件齐全完整。发文:包括正本、拟稿单、发文稿纸;收文:包括收文处理单、正本、办理材料;其他材料:确保相关材料成套、齐全、完整。每份文件需要填写的内容务必完整。

④文件办理程序完整。凡需签名、盖章、日期之处,一一齐全。

⑤小纸头、无装订线等不规则的文件材料,应用白纸加边补贴妥当。

⑥页码敲盖清晰、正确,无模糊、油渍浓重等现象。

⑦文件装订顺序正确,避免反装、漏装等现象发生。

⑧计算机信息录入完整、准确。日期、人名、责任者等须正确无误。

⑨备考表上的页数要填写准确,需说明之处要详细、明了。

5 党群(DQ)、行政(XZ)、外事(WS)、出版(CB)类文件材料的归档

5.1 涉及部门

DQ:党办、纪委监察处、组织部、宣传部、统战部、工会、妇委会、团委、各学院党政办公室。

XZ:校办、人事处、人才交流中心、审计处、武装部、保卫处、后勤保障处、图书馆、档案馆、产业处、信息办等。

WS:国际合作与交流处。

CB:出版社、学报编辑部、高教研究所、学报社科版编辑部。

5.2 归档时间

一般在次年的5月底前完成归档工作。比如,2006年形成的文件材料,要在20075月底前完成归档。各部门具体的归档日期,由档案馆统一安排。

5.3 案卷及卷内目录信息录入方法(详见附件1

6 教学(JX)类文件材料的归档

6.1 涉及部门

教务处、研究生院、学工部、体育系、现代教育技术中心、各学院等。

6.2 归档时间

①研究生学位材料(包括论文、学位评审材料),在当年的12月底前完成归档。各学院具体的归档时间,由档案馆统一安排;研究生的其他材料,由研究生院在次年的5月底前归档。

②本专科教学文件材料,均在次年的5月底前完成归档。各部门具体归档时间,由档案馆统一安排。

③教务处、研究生院、学工部、体育系、现代教育技术中心各部门的档案软件信息录入方法,参照附件1

6.3 研究生学位材料(JX12.16)的组卷(由各学院负责归档)

1.总体要求

①不得随意涂改。

②不得使用纯蓝钢笔、圆珠笔、铅笔、彩笔等不耐久字迹材料书写。

③不得使用复印件。所有归档材料一律使用原件归档。

④凡需签名、盖章、审核意见、日期等处必须填写,缺一不可。

⑤基本信息、相关内容务必填写完整。要逐页逐项检查,尤其注意学号、姓名、专业、导师姓名等基本信息,勿漏填。

2.学位评审材料组卷步骤

【第一步】材料排列顺序

博士:XXX博士学位申请审批书;②博士学位论文资格审查表;③博士学位论文评阅情况汇总表;④博士学位论文评阅书;⑤博士学位论文答辩审批表;⑥博士学位论文答辩委员会选票;⑦XX学科学位评定委员会选票;⑧校学位评定委员会选票。

硕士:XXX硕士学位申请审批书;②硕士学位论文评阅意见书;③硕士学位论文答辩委员会选票;④XX学科学位评定委员会选票。

工程硕士:XXX工程硕士学位申请审批书;②硕士学位论文评阅意见书;③学位论文答辩委员会选票;④XX学科学位评定分委员会选票。

同等学历:XXX在职人员以研究生毕业同等学历申请硕士学位审批书;②在职人员申请硕士学位推荐表;③在职人员以研究生毕业同等学历申请硕士学位资格初审表;④本科毕业证书、英语全国统考证书;⑤硕士学位论文评阅意见书;⑥学位论文答辩委员会选票;⑦XX学科学位评定委员会选票;⑧校学位评定委员会选票。

【第二步】贴选票

①靠左边贴在一张空白A4(或16K)纸上。每张纸上约48张选票(数量视选票大小而定,不要用废纸):在白纸的左边装订线内,从上到下涂上胶水,然后把第一张选票贴在最下边,第二张选票稍微遮盖第一张(但不要完全覆盖)贴好,依次贴上去,保证最后一张选票的上边和A4(或16K)纸上边头齐平。

②选票要求:确保有效性,即姓名、日期、盖章、表决意见这几项要填写齐全。

材料准备齐全后,每份均用夹子夹牢,仔细检查确保顺序正确。

【第三步】敲页码

①准备页码机(请购买金属芯机器),均匀地倒上一点点油墨,调好,不宜过浓、过浅。否则,在其他废纸上多敲一会儿,或者用面巾纸拭干,待稍干后再操作。

②凡是有文字的,均敲页码。空白页,不敲。所以,一定要一张一张揭开来敲。不要操之过急。否则,一页有误,全卷皆错。尤其是双面、单面混杂的案卷。

③方位:正面的右下角,反面的左下角。空白页不敲。

④选票,从上到下,依次敲在每一张选票的右下角。

【第四步】档案软件信息录入(详见附件2

①依据学号先后顺序录入计算机,学位评审材料和论文保持顺序一致。

②信息录入完毕,做仔细检查。确保录入信息准确、齐全、完整。

③打印卷内目录和备考表。

【第五步】组卷

将打印好的卷内目录、备考表分别放在“评审材料”的最前面和最后面,重新用夹子夹牢。

【第六步】装订、归档

案卷封面,一律由档案馆打印。归档时,在档案馆装订。一同交上来“移交清册”。

3.学位论文组卷步骤

①计算机信息录入(参见附件2)完毕后,打印卷内备考表。

②粘贴卷内备考表(或在论文装订时一起装订进去)。备考表贴在最后,即封底的前面。其中信息要填写齐全。

③检查封面、扉页、声明信息齐全。授予日期,统一盖日期章并具体到日。声明中的作者签名、日期均要签署,为原件!不得为复印件。

④论文一般不用敲页码。但若附录页数较多,顺着正文页码补敲上。

⑤申请论文保密者,请把保密审查表贴在扉页之前,即封面之后。保密审查表,各项内容要齐全、完整、真实、准确。

⑥组卷完成后,仔细检查。不遗漏信息。

⑦移交归档。同评审材料一同归档。

6.4 本专科学籍档案JX13.14组卷(由各学院负责归档)

1.对“学生成绩汇总表”的要求

①打印页面设置:上3cm,下0.3,左0.8,右0.5,页眉、页脚均为1.3

②标题内容的字号按教务处统一规定。

③系、专业、学制、起止日期、姓名、学号,要准确、完整、清晰。

④课程名称要认真核对,不要打错和不规范的缩写。比如将“基础英语”缩为“基英”等。课程名称要全部显示出来,不要被表格遮住,可以通过调整表格大小或者字体大小来实现。

⑤成绩、学分要准确,不要漏打。如缺考或免考等特殊情况,请在栏中注明“缺”“免”。空白处,要标上“以下空白”或“此栏空白”。

⑥毕业论文(设计)题目、成绩都要填上。

⑦转学、留级、出国、休退学、毕业、结业、奖惩等情况如实填写,没有写“无”。

⑧“其他记录”一栏,填写英语考级时间成绩、体育等其他方面情况。

⑨成绩汇总表页码,竖敲(对照A4纸)在正面的右下角和反面的左下角。

⑩制表人、系主任都要黑笔签字或签章;教务处要盖章。

2.对“学生登记表”的要求

①照片贴齐,单号在上,双号在下。

②学院、专业、班级、学号、填表日期等基本信息,应用黑色水笔或钢笔填写齐全。

③页码敲在正面的右下角。

注:二专只有成绩汇总表,没有学生登记表。

3.档案软件信息录入方法,详见附件3

7 科研(KY、基建(JJ、财会(CK、设备(SB类文件材料

7.1 涉及部门

科技处、基建处、财务处、设备处、各学院

7.2 归档时间

1.基建档案:工程项目竣工验收后,按自然年度由基建处统一将上年度全部基建文件材料进行归档。次年5月底前完成归档。

2.科研档案:项目验收结束后,按自然年度由科技处统一将上年度全部科研项目文件材料进行组卷、归档。次年5月底前完成归档。

3.设备档案:次年5月底前完成归档。

4.财会档案:综合性财会文件、报表于次年5月底前归档;帐册、凭证等自行保管三年后移交档案馆。财会档案的信息录入方法参见附件1

7.3 基建文件材料归档(含基建声像材料)

7.3.1 归档内容(包括综合管理性文件材料、项目文件材料)

1.凡在工程项目立项、设计、施工、竣工过程中产生的,具有保存价值的各种文字材料、图表、声像及工程模型均应收集,归档。包括建设工程项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产(使用)等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像等各种形式与载体的文件材料。

2.工程项目声像材料,是反映建设工程现场原地物、貌和工程施工主要过程及建成后的建构筑物的照片、录音、录像材料等。凡归档的声像材料,必须为原版、原件。

①照片:开工前的原址、原貌、动拆迁、七通一平;建设过程中桩基、结构(含隐蔽、重大事故、结构封顶、主要设备安装);主体施工;建设后竣工验收后的新貌;本项目领导活动的照片,上级有关领导在本项目视察活动的照片;本项目向有关单位提出内容和要求、组织拍摄或征集的照片;本项目在工作中选用的外单位的照片

②录像带或DV:建设前原貌录像;建设过程中录像;建设后新貌录像

③照片档案由照片、底片和文字说明三部分组成。必须图像清晰。文字说明内容包括:

时间:事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间,阿拉伯数字表示。

地点:被拍摄物所在的具体地点。

人物:照片反映的主要人物的姓名、单位和身份。

事由:照片反映的事件、事物的情由。

背景:对揭示照片主题具有一定作用的背景。

拍摄者:照片的拍摄单位和拍摄人。

照片档案按阶段——问题分类,按时间顺序或重要程度排列。

④工程录像带(DV)档案:质量要求图像清晰、解说正确,规格为专业带,带盒上应标有简要说明、内容。包括:工程名称、录制人、审核人、批准人、带长、编号、型号、保管期限。并填写盒内文件目录。录音带、录像带的整理按问题(内容、事由)进行分类。

7.3.2 归档要求

1.对收集的项目技术文件材料逐件整理、剔除重份,将工程项目档案、资料、文书档案区分清楚,一文多性的文件原件归入工程项目档案,以确保项目档案的完整。

2.工程项目档案的文字材料、图表、图纸应分阶段(立项、设计、施工、竣工)归类划分,在此基础上分单体按问题组卷,图纸可不装订,但必须按规范装盒组卷。

3.归档的文件材料要字迹清楚,图面整洁,不得用易褪色的书写材料书写、绘制,数据翔实准确,签署手续完备,符合规范化要求。

4.卷内文件材料排列应依照技术文件材料的自然形成规律,进行有秩序有联系的排列。原则上:①对文件材料的排列次序应按先问题后时间、先批复后请示、先正文后附件、先打印件后稿件、先文字材料后图样,设计文件更改单可单独组卷也可附在被更改图样之前。②对图纸排列可按原设计图纸目录进行。③对施工技术文件材料的排列应遵循原施工单位已整理有序的编号,没有编号或编号较乱的可重新按单项和施工性质进行排列。案卷一般不宜过厚(不超过60mm)。

5.图纸材料应按要求折叠成4号图样大小(210mm×97mm),图面朝里,图标露在外面。卷内文件应编有页号,页号编在正面右下角、背面的左下角,顺序均从"001"开始案卷之间不连号,一本案卷一个顺序号)。

6.案卷标题应根据该案卷内材料内容所涉及到的单项、专业(问题)和文件名称三个基本特征,拟写时要简明确切。保管期限按国家规定划分恰当,以永久、长期为主。

7.每本案卷都要打印卷内文件目录和备考表,要求字迹清楚、准确。

8.所有案卷,要根据国家有关规定,划分相应的密级,密级为绝密、机密、秘密。

9.工程项目档案移交必须在清点案卷后,在移交目录上双方签名,办理移交手续。

 

8 声像文件材料的归档

涉及部门:

宣传部、现代教育技术中心、体育系、团委、工会、妇委会、学工部、国际合作与交流处、基建处、各学院。

8.1 归档时间

1.本专科毕业合影照片:由学生处、继续教育、网络教育学院于次年5月前移交到档案馆。

2.硕、博毕业生合影照片:由各兼职档案员在当年9月份后陆续移交到档案馆。

3.其他声像:现代教育技术中心、宣传部、团委、工会、妇委会、基建处、国际合作与交流处、体育系、各学院等于次年5月前移交到档案馆。

8.2 归档内容

1.注意事项

①包括照片、录音、录像带、光盘等。

②各部门之间声像文件材料避免重复。

③照片实行“双套归档”,机械相机拍摄的,归纸质照片。数码相机拍摄的,数码照片刻成光盘,同时冲印纸质照片一并归档。

④遵照《归档范围》,精选有价值的照片进行归档,无重份文件。

⑤详细填写《声像文件材料移交登记表》(此表在档案馆网站“资料下载”栏),并做好参照对应标记。

⑥照片,一般要求5寸。特殊照片除外。画面清晰。毕业照均要过塑。

2.归档内容

【宣传部】①学校重大会议、重要人物来访形成的照片;②学校领导任职期间的重要活动、重要工作的声像材料;③本校知名人士工作、活动的重要照片;④重大事故、事件、活动中形成的照片。

【现代教育中心】①学校重大会议、重要人物来访形成的录音、录像材料;②学校重大工程、重大项目建设中形成的录音、录像材料;③重大事故、事件、活动的现场录音、录像材料;④校内电视新闻(光盘)。

【体育系】①校运动会的声像材料;②校运动队参加市级以上运动会,破省、市以上记录的运动员照片及获奖情况;③破学校记录的精彩场面。上级领导、重要人物来校的声像材料

【团委】①全校性文化艺术节比赛、表演、展览的声像材料;②参加市级以上文艺演出、艺术节的情况;③团代会等重要会议的声像材料;④有关社团、社会实践等有重要的活动情况;⑤上级领导、重要人物来校的声像材料

【工会、妇委会】①有关教职工、妇女工作重要会议中的声像材料;②上级领导来访等重要活动中形成的声像材料。

【学生工作处】①本、专科毕业照片;②反映学生参加各类教学、竞赛、考察、实习等活动的声像材料。

【国际合作与交流处】①外国领导人、著名人士以及各种代表团参观、访问的声像材料;②与国外建立校际关系、签订合同的声像材料;③外籍师生、专家在校学习、工作、生活等的声像材料;④我校组织召开的国际性学术会议的声像材料

【基建处】按本手册7.3.1节要求归档

【各学院】①研究生毕业合影照片;②本院教师、学生参加各类重大教学、竞赛、考察、实习等活动的声像材料;③编制的优秀的教学声像课件、参考材料;④本院聘任、签约、揭牌仪式等声像材料;⑤知名人物、校友、院士等来校访问、讲学的声像材料。

8.3 信息录入方法(原则上由档案馆声像档案管理岗位负责)

9 电子文件材料的归档(有待补充)

1.参照校通字[2003]25号,《华东理工大学关于做好电子文件归档工作的实施意见》,见“档案工作规章制度汇编”小册子。

2.归档内容:各部门利用计算机产生的纸质文件的电子版,内容上与纸质文件完全相同。

包括:①各学院本科学生成绩汇总表;②毕业证书、学位证书签收表;③校通、校办通字发文;④校报电子版;⑤学校新闻网数据库;⑥等等

3.目前,电子文件采用“物理归档”,即刻成光盘,移交到档案馆。

4.归档时间同纸质文件。

5.详细填写《电子文件移交登记表》。

 

分享到: