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高校档案馆网站的定位新思考及建设实践
发布人: 发布时间: 2015-01-08 作者: 访问次数: 115

 

《兰台世界》2013年6月

现代信息技术与互联网技术发展日新月异,并已渗透到社会各个领域,大量信息的发布、获取以及转移储存,越来越多地要借助于网络这一大众媒介来实现,这也为档案工作发挥作用提供了新的舞台。

一、高校档案馆网站建设的定位

建好高校档案馆网站,目标定位很重要。首先要根据高校馆藏档案资源的实际,了解和掌握哪些信息是学校内部需要并可以提供的,哪些信息是社会公众期望获得并可以公开的,哪些信息是富有学校建设发展特色的,并对整个社会具有一定的影响力。以此为依据,通过分类盘点和逐项梳理,将其发布到高校档案馆网站上去,为学校和全社会提供信息服务支撑。

1.大学内部管理需要档案馆建立网站

高校档案馆的职能主要是管理与服务。前者涉及如何做好档案工作法规制度宣传、档案工作业务规范指导、归档材料源头信息采集、整理和存储等,后者涉及如何面向档案馆以外的内部机构和社会公众,提供能够直接进行信息资源的访问和查获,以满足用户的各种需求。在整个高校档案工作中,有很多业务规范、操作要求,都可以借助档案馆网站来向机构内的相关人员作传达和布置,以此提高工作效率。另外,根据信息公开的有关规定,档案馆掌握有大量的机构内部的工作管理规范等信息,也需要在一定范围内予以发布出来,方便学校各部门的查找和使用,增加高校办学的透明度和公正性。

2.海内外校友需要高校档案馆建立网站

一方面,大学为社会培养和输送了大批人才,使国家的建设和发展得到了有力保障。另一方面,绝大部分校友都与母校特别有感情,始终会关注母校的建设和发展。如何主动做好校友的服务工作,校友办(联络处)果然重要,但从近年来的发展形势看,档案馆也与校友的需求有着千丝万缕的联系,如他们需要档案馆长期地为其出具学籍证明材料,提供校友间的相互联系信息等。档案馆一旦建立了网站,这些工作做起来就变得非常便捷。校友得到母校的帮助后,不但会感激母校和为社会多作贡献,更会以自己的力量来为母校出谋划策或提供各种支持和帮助。

3.公众权益保护需要档案馆建立网站

随着我国高等教育大众化进程的加快,高校中的各种信息资源也普遍受到社会公众的关注。高校档案馆网站也不例外,它早已不再局限于高校内部的工作管理需要,还承担着向社会发布一些应该发布的信息的义务,以满足信息化社会发展的需要。放在10年或5年前去看,高校可以没有档案馆网站,但现在恐怕已不能“半遮半推”了。现代大学管理体制机制需要档案馆建好网站,信息化社会、互联网时代更需要高校建立档案馆网站,一所颇具规模的大学没有档案馆网站,将会成为社会的一大“诟病”。所以,建好高校档案网站可以说是“责无旁贷”。

4.大学文化传播需要档案馆建立网站

高校档案资源中蕴含着大量丰富、翔实的史料文化底蕴,需要档案人员来发掘、整理和研究,然后通过档案馆网站将其发布出去,供师生员工和社会公众了解大学的发展历史,传承大学的优秀文化,推进社会文明进步。特别是大学里培养出来的名人、大师和著名校友,他们其实是整个社会的共同财富,他们的奋斗历程和为社会所作出的贡献,可以大力宣传,以鼓舞公众热爱学习,崇尚知识,追求积极向上、健康和谐的生活方式。

二、高校档案馆网站的建设思路

高校档案馆网站可以通过以下几个层面的规划与设计,来实现信息量覆盖面广、查询利用率高、社会公众满意度好的目标。

1.首页资源具有信息目录导航的功能

每个网站的首页是一个网站的门面,条理清晰的导航目录是必须的,可以体现出既可扩大信息提供量又简洁而不杂乱,使网站访问者能迅速抓住网站特色重点,找到需要的信息。档案馆网站首页还应体现档案厚重的历史元素,运用合理的仿古色调,彰显档案特色。同时首页上应具有档案管理及档案工作实际方面的栏目元素,增加反映高校风貌及特征的标志性信息,如校门、重点代表性建筑、特色标志物等。

2.建立后台信息发布管理平台

档案馆网站上的信息分类栏目很多,静态的有:机构设置、法规制度、业务指导、利用指南、各类资料下载等;动态的有:工作快讯、活动交流、会议通知等;专业的有:科研项目进展、优秀论文发布、史料研究成果、学科建设讲堂、最新科研动态等学术与技术交流栏目等。后台信息发布管理平台,采用动态网页技术实现前台信息的展示,后台数据库管理信息的工作模式,可以灵活管理这些目录信息,并快捷地将信息呈现在受众面前。建立信息所属的后台目录数据库后,可完成信息的编辑、上传,前台以相对固定的栏目和版面,动态显示数据库中需要发布的各类信息。前台版面结构固定,内容随着数据库的更新自动轮换,提高了信息发布的效率和规范性,降低了信息维护的工作量。

3.增加照片、视频等多种媒体展示方式

高校档案馆网站增加图片和视频等多媒体展示,可以极大地丰富网站历史特色,“有声有色”的信息,使人们获得更大容量、生动直观的所需资讯,同时也增加了网站的吸引力。

以图片为主的内容,可以通过网上展览或虚拟展厅等形式,揭示馆藏图片资源,在展现高校历史、人物活动、校园风景等方面,起到了文字无法比拟的效果,使人们能够直观地感悟历史,增长知识。视频则具有完整地还原历史原貌的特性,增加了网站的信息量,也为档案编研、史料考证提供第一手资料。视频文件格式多、容量大,对网站的存储和传输带宽提出了较高要求。

4.建立馆藏目录等信息的配套发布

基于“数字资源正逐渐成为档案信息传播的主要载体形式,这有利于打破传统档案信息传播环境下档案用户被动利用档案信息的状况”[1]档案目录信息及编研信息发布功能的建立,既有利于信息被广泛利用,也提高了档案服务的主动性,但要确保安全保密的原则。

高校馆藏档案种类繁多,著录信息到数据库的工作量非常庞大,所以,引用档案数据库或嵌入档案系统的查询端口,实现档案信息的网站实时发布,可以避免信息的重复录入,为用户利用提供便捷的一站式服务。

档案史料编目信息,可以使松散的档案信息形成专题,内容更有条理、更为集中,档案馆网站增加档案编目信息的发布和查询,可满足用户对特定领域信息的整体需求,也能将档案文化在不受时空限制的领域广泛传播。

5.建立“人-机”互动交流平台

互动交流平台的建立,能使档案馆网站提供个性化服务,实现与用户实时互动和征集档案史料的目的。档案馆的服务职能及史料征集,需要与服务对象及被征集者进行交流,档案馆网站建立相应的交流平台,可以使这些工作突破地域限制,向更大范围的网络化方向拓展。

交流互动平台的建立对技术要求较高,是网站的又一个独立子系统。该系统应设置用户的统一认证、资料的上传或下载确认功能,并要有良好的用户界面,如公众问答、档案征集、业务论坛等,还应具备充分的安全保障,能屏蔽恶意、低俗、敏感的词语等功能。

三、高校档案馆网站的功能拓展和维护模式

根据高校档案馆目前的工作实际与运作现状,应该研究选择,采用合适的研发和维护模式,对档案馆网站建设的成功与否起到相当关键的作用。

1.网站设计与建设需要多方协同配合

网站的建设离不开整体框架设计、各类模块的信息采集与管理、网站系统软件的编制、计算机服务器和终端等硬件系统的配置及日常维护和安全运行保障等工作。例如网站的前台需要平面布局设计、多媒体动画与视频制作处理;网站后台需要程序开发、数据库应用;当然还有文字信息的撰写、编辑,流量检测、检索推广等工作,并且随着互联网WEB2.0等新技术的高速发展,还需要不断地改进更新功能。高校档案网站的建设涉及到档案学、管理学、现代计算机信息科学等综合领域,需要有各方面技术人才的协同配合来实现。

2.高校档案馆网站建设需要经费保障

高校档案馆网站建设需要软件与硬件的更新保障,以财力和物力来说,也依赖高校机构组织的大力扶持和经费资助。网站是面向社会乃至全世界的信息服务平台,同时多人在线的概率较多,而网站浏览速度和网页稳定性是考量一个网站建设成败的关键因素。因此,需要不断地增加软、硬件方面的必要经费投入,改善软件运行环境,提高硬件设备性能,使系统运行更稳定,功能发挥更强大。

3.拓展建设和运营维护模式选择

根据以上分析,高校档案馆网站建设拟采用这样一种模式:网站在初始建站或全面升级时期,档案部门制定建站目标规划和功能需求,加大软、硬件方面的投入,同时利用高校人才资源或引进专业机构外包来协助完成,这样,网站在专业性、安全性、观赏性等方面都可以达到较高的水准,建站周期也可以大大缩短。而网站建成后的运营维护、信息发布,可以由高校档案馆的相关人员来承担,使网站的维护和完善变得灵活而便捷。这种常态性工作,需要一定的经费支持、强大的技术力量、完备的管理制度等[2],才可确保档案馆网站内容更新及时,运行安全可靠。

四、高校档案馆网站的人才配备

做好档案馆网站的设计与建设工作,保持创新性与前瞻性,向国内一流水平的档案馆网站靠拢,需要引入具备复合型知识的人才队伍和档案管理专业人才的数量来作保证。

1.引入具备多学科技术的人才

档案馆网站建设涉及多学科技术,离不开计算机信息技术、计算机网络技术、互联网技术、影视技术和多媒体技术以及现代档案管理技术等,许多技术属于高科技领域,是当今发展最快速、应用最广泛、渗透性最强的先进科学技术。所以,有条件的高校档案馆应适当引进这种具有多学科知识的高层次人才,来充实自己的队伍,满足工作发展需要。

2.发挥档案学专业人才的作用

档案学专业人员熟悉档案管理和信息利用工作,具备档案馆网站建设需求分析的能力,能够提出相关网站建设的信息模块和采集内容。但是,档案学专业人员普遍存在只具备档案业务知识,而计算机领域知识相对不足的现象,这对档案工作的发展形成了瓶颈。对此,档案人员要树立终身学习的观念,不断提高自身的综合素质。同时,档案部门应采取在职培训等手段,加强培养内部人员的专业技能,使档案工作队伍整体结构能顺应时代的发展,推动高校档案事业朝着现代化管理的方向不断迈进。

 

参考文献

[1]谢海洋.高丽华.卞昭玲.国档案垂直网站的发展现状及其在档案信息传播中的作用分析[J].档案学通讯,2012(1).

[2]郝伟斌.我国档案网站的顶层设计[J].档案学研究,2011(3).

 

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