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信息环境下纸质档案管理的创新探索
发布人: 发布时间: 2014-12-23 作者: 访问次数: 15

随着计算机、网络技术的飞速发展以及办公自动化等系统的普遍应用,对于纸质档案仍然占有主导地位档案管理模式,必然也面临着新的要求和新的挑战。作为档案管理系统的开发、设计者,需要解放思想、转变观念,紧跟时代发展步伐,站在全局角度,通过对档案的收集、整理、编目、利用等各个环节进行认真的分析、研究,优化和改进系统模块的功能,以适应实际工作需要,提高工作效率和水平,真正发挥出档案管理工作围绕中心、服务大局的作用。

一、依托新型档案管理系统,实现纸质档案的网络化管理

在早期单机或局域网环境下的纸质档案管理,信息化程度不高,工作大多集中、局限于档案馆内部,纸质档案信息录入、编目等工作在归档结束后,由专职档案人员完成,工作量非常大。而在归档环节,由于目录还没有进入计算机,案卷封面和卷内目录编制等工作还是由手工完成。早期档案的利用,也局限在档案部门内部,无法实现远程网络利用。而目前,“数字办公”环境下,产生大量业务管理系统及相关电子数据,这些数据包含了纸质归档材料所对应的目录信息与全文信息,又应该共享归档。上述问题的解决,需要依托新型的档案管理系统,实现纸质档案的网络化管理,并延伸到前端收集以及后期利用各环节中,同时还能与各部门业务系统衔接,达到数据共享归档的目的。

建立网络化档案管理系统,目录及全文信息的著录,可以分解到各归档单位完成,解放了专职档案人员前期大量的初级录入工作,有精力投入到编研、利用等更深层次的环节中去。兼职档案员的工作相对也没有增加,计算机系统的继承、复制、选择等特性,使录入工作变得非常简便容易,并可保存修改。利用已录入信息,打印出纸质案卷归档所需要的封面和目录,替代了原需手工编制的工作,而且不会出现手工编制时有错误需要全部重做的情况出现。兼职档案人员需要掌握的计算机基本操作技能,在互联网已经非常普及的今天,这已为大多数人所掌握。新型网络化档案管理系统,必须能集成到机构统一的电子政务环境中,成为机构网络门户下的一个子模块,才能很好地实现档案的网络管理需求。统一的平台,有助于档案系统与各类业务管理系统的接口衔接,方便电子信息的归档;同时也有利于各类共享数据的同步更新;更有利于充分利用机构对于现代化软硬件设施建设的集中投入,提高系统性能与安全;档案系统帐号可与门户系统帐户合并,也方便各类人员的使用。

档案用户只要利用统一的门户帐户登陆,档案系统在后台对各类帐户进行权限的两次分配。以兼职档案员权限的用户登陆后,即可进行本部门档案信息的录入归档、网络查询等操作;而档案部门人员,可以对各类档案进行检查、接收、查询、发布等工作。

二、建立数据分阶段处理机制,研发自动生成功能

运用网络手段来管理档案,尤其是纸质档案,会产生各类新的问题,需要克服解决。早期的网络版档案管理软件,纸质案卷、文件信息的录入、对应,是根据“档号”来进行的。在纸质档案还没有进馆编号之前进行信息录入,存在着一个档号提前分配的问题,特别是同一档案分类里,不同归档部门之间,事前还要进行案卷数量的统计及分配,往往由于统计不及时、不准确而出错或滞后。由于纸质案卷实际还没有正式编号,很容易造成卷、件信息对应错误的问题。另外,“档号”、“排架号”等编目工作,在纸质材料归档结束后,由人工敲章完成再添加到系统中的做法,显得滞后而效率低下,容易出错,卷面也不够整洁规范。为此,我们在档案系统中建立了数据的“未归档”、“预归档”、“已归档”分阶段处理机制,并研发了“档号”、“排架号”自动生成功能,上述问题得到了较好解决。

1.在档案数据“未归档”阶段,分解录入工作到各部门,采取措施,确保录入信息的准确性。在档案数据“未归档”阶段,分解案卷和文件信息录入工作到各部门,由归档人员分别完成。检查无误后,各归档人员即可提交本部门数据到“预归档”状态。在“未归档”阶段进行信息录入,纸质案卷和文件还没有编制档号,文件对应那一个案卷,不应该根据“档号”来确定,而应根据“案卷题名” 来选择确定。由于没有档号提示,为了提高信息的正确性,还必须采取多种措施,避免录入错误,方便审核检查工作,提高数据的准确率:案卷、文件信息录入时,可以增加显示上一条记录功能,既可检查已录入的信息,也可减少重录或漏录的问题;文件信息录入界面应提示对应案卷的信息,减少案卷、文件对应出错的概率;增加“单位”“年度”“题名”等检索条件,方便专兼职档案人员迅速查找并检查已录入信息。

2.在档案数据“预归档”阶段,由专职人员对录入信息进行检查、审核,并做出相应的接收或退回操作。档案接收人员对各部门“预归档”信息进行检查、审核,同时检查对应纸质归档材料的整理、信息对应情况。如果输入信息有误,退回数据到“未归档”状态,进行修改后再预归档;如果一个归档部门数据信息全部正确,便可正式接收到“已归档”数据库。

3.正式归档阶段,建立“档号”、“排架号”自动生成机制,并进行编目打印等后续工作。如前所述,“档号”、“排架号”等编目工作,人工完成,再在系统中添加的做法,效率低下、滞后,案卷封面不规范。利用计算机快速高效的运算技术,在接收数据到“已归档”状态的同时,可由系统根据预定的规则,自动生成“档号”、“排架号”。“档号”的生成顺序,按先完成先归档原则排列,而不是硬性地按照原先以部门既定的顺序排列。在计算机可以快速检索的环境下,这种做法丝毫不影响档案的管理及查询。为了保证同一年度、同一部门的档案,生成的档号相对集中在一起,正式归档时,必须选择归档年度和单位,索引后以单位作整体接收。“排架号”也可以在档案数据正式接收时生成,按照实际排架方式,预定义“排架号”组成规则,由系统自动生成。采用“档号”、“排架号”自动功能,可以实现同一分类、不同部门的案卷不再需要预先分配档号;不同部门的信息可以同时交叉录入,灵活机动;避免了烦琐重复的手工编制“档号”、“排架号”工作,提高了工作效率。

纸质档案的归档组卷、目录及封面打印,宜放在数据“已归档”后进行。案卷封面打印时,内容可包含正题名,也同时包括了“档号”、“排架号”,既美化了卷面,又简化了排序整理工作,归档后的案卷可以直接上架。归档移交清册的打印内容,同样也包括“档号”或“排架号”。移交目录可以替代传统纸质档案目录,在断网、停电等特殊时期,查询移交目录即可查到档案,传统档案目录的功能在弱化,可以作为备份之用。

三、建立纸质档案相关电子数据的导入接口与上传功能

“数字办公”环境下,涌现了各类业务管理系统及相关电子数据,这些数据包括纸质归档材料所对应的目录信息与全文信息。基于机构统一门户系统下的新一代档案软件系统的设计,还要考虑到与这些系统的接口衔接和数据共享的归档问题,避免信息的重复录入。

目前,在电子数据的法律凭证作用尚未得到全面认可的情况下,还必须实行电子数据与纸质文件双套制归档。所以,建立纸质档案相关电子数据的导入接口,可以充分利用共享数据避免信息的重复著录工作,大大减轻了归档人员的负担,提高了归档效率,并且可以增强纸质对应电子全文的收集工作,为计算机全文查询提供了保证。例如,高校每年都有大量的学生成绩档案,利用学校教务系统的有关学生基本信息和成绩数据,建立一定的接口,导入到档案系统,可以减少归档人员大量重复的数据录入及全文上传工作。归档人员只要利用导入接口设定相关条件,选取需要的数据完成导入工作。导入的数据,经过添加少量归档所必须的信息,即可完成向对应档案信息的转化,再接收归档生成相关档号、排架号等数据。除此之外,建立单个全文网络上传功能,也为零散的全文归档提供了平台,数据库中可以添加“全文标志”,以确定是否已存在或需要上传全文。

四、建立档案网络查询功能,创新档案利用手段

突破档案馆的局限,建立档案的网络查询功能,可以为机构高层领导、各级部门网络利用档案提供便利。其做法为:各部门档案员帐号以查询本单位历年档案为限;机构高层领导则赋予查询全部档案的权限,为宏观决策和规划工作提供全面、快捷的信息支持服务。在政府信息公开的社会氛围下,随着“政务公开”的实行,档案信息也正朝着公开化方向发展。“政务公开”的含义既是对政务现行文件的公开,又是对政务历史信息即“档案”信息的公开。档案中蕴含着丰富的历史文化知识,承载着人类实践活动的记忆,档案开放有助于全面实现档案工作的职能,更好地达到档案信息资源社会化共享目的。根据档案开放的有关规定,利用已有的档案信息资源库,规划一个行之有效的档案信息发布平台,将可以发布目录及部分全文信息,定期向特定人群或社会公众开放,使档案信息资源得到充分利用。

以上是我们在研究开发档案管理系统过程中对档案工作流程进行改革、创新所做的一些探索。事实上,在档案信息化、网络化管理发展新形势、新要求下,还有许多新的问题需要我们去面对、探索、解决,只要坚持锐意进取、开拓创新、大胆实践的思路,定能使档案管理工作跟上时代快速发展的步伐。

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