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新一代高校档案管理系统开发实践与思考
发布人: 发布时间: 2014-12-23 作者: 访问次数: 10

一、高校档案计算机管理系统运用简要回顾

高校档案从起始的完全手工操作管理逐步发展到现在的全方位利用计算机进行协同工作,差不多经历了20年的艰难、曲折历程。其中,扮演计算机参与档案管理最重要的角色——档案管理数据库系统,也衍变诞生了好几代:最早的单机版系统,主要是利用计算机对已建立好的案卷(包括卷内文件)进行目录辅助管理,并提供简易的查询、统计等服务。由于单机版系统功能的局限性,当时被不少高校档案管理者视为“多出来”的工作,对经费少、人手紧、又没有懂计算机操作人员的档案馆(室)没有吸引力,少有问津。然而,随着我国高等教育事业的快速发展,高校的档案数量在急剧膨胀,档案管理的要求和难度也在不断提高,一些已经利用单机版系统进行档案管理的高校档案部门,却又率先将目光放在了新的高度并付诸于行动,纷纷投入财力、物力和精力来开发第二代档案管理系统。除涵盖单机版系统功能外,第二代档案管理系统最显著的特点是引入了网络访问系统的功能,即可将档案管理过程中的某些手工操作远距离、同步渗透到组卷、编目等环节中,提供了档案工作集成管理的架构。由于系统的这种独特功能,使原来非要档案管理部门人员来完成的大量著录输入任务可以方便地分解到归档部门的所有相关人员来共同完成,大大减轻了档案管理部门越来越重的工作压力,故大受青睐。经过众多“拓荒者”多年的不懈努力,第二代档案管理系统的功能日趋完善,显现出了前所未有的优势,得到了全国范围内的大多数高校档案馆(室)的认可或运用。第二代档案管理系统为我国高校档案管理事业步入快速发展轨道发挥了至关重要的推动作用。近年来,随着电子文件的大量产生以及第二代档案管理系统在开发工具、技术标准、数据平台、访问认证等诸多方面所受的限制,使高校档案管理工作又遇到了许多新的瓶颈和难题。

开发好功能更强大、操作更简便、安全性更高、实用性更佳的新一代档案管理系统,已成为当前高校档案管理者普遍关注的一项突出工作。对此,笔者根据自身工作的实践和经验,罗列几点想法和建议,与正在从事开发或已经开发了新一代档案管理系统的同仁探讨。

二、新一代系统要考虑跻身到数字化校园建设框架之中

新一代档案管理系统极为重要的一个标志,就是必须将其纳入到学校数字化校园建设的框架之中。这是因为:①能够引起校方相关领导的重视,统一规划、分步实施、长期建设,开发、维护等经费能得到有效的保证。②软、硬件技术可以得到比较先进和专业化程度的支撑。如操作系统、数据库系统、网络系统、防火墙、服务器、储存设备等可以与整个数字化校园建设同步管理和发展。③系统开发技术与标准、各种数据库服务平台、用户访问控制机制等可以相对地集中、统一制定和采用。④有利于校内各业务系统间数据信息的衔接、传递与共享。

在系统开发整体方案制定过程中,要解放思想、转变观念,要敢于冲破一切旧的束缚,割除各种不合时宜的老框框、老规矩,结合档案工作的实际需要、基本规律和今后的发展趋势,制定切实可行的目标要求和具体需求。如档案管理系统到底要与学校哪些业务系统相关联?关联发生的程度有多深?数据采集标准、格式是否一致、匹配?数据流转、传输、存储各环节是否一定能实现?都要仔细考虑、认真分析。不顾实际的目标要求会造成系统开发的极大浪费,死扣硬套的具体需求使设计开发难以实现,最终结果是花了钱解决不了问题。我们的做法是:求大同、存小异、抓重点,即有所保留、有所变通、有所创新。根据我们新系统的开发实践和运作情况看,以上思路和观点是行得通的,工作进展比较顺利并收到了良好的投入、产出效益。

三、新系统要立足纸质档案管理的基本功能

纸质档案的管理是高校档案馆的主要工作和基本任务,无论是过去(馆藏档案)、现在(纸质档案为主和双套制)还是将来(纸质档案永远不可能消亡),都需要有一个功能完备的系统来承载数量庞大的纸质档案的管理任务。因为档案管理系统与其他许多业务管理系统不同,它具有自身鲜明的“个性”——延续性管理,即要将机构建立以来所有的馆藏档案全部依靠计算机系统来管理,并还要一直沿用下去,而当前绝大多数高校的存量和增量档案还是以纸质档案为主,所以要有效地管理好这些档案并发挥好服务学校和社会的作用,依然需要有操作更简便、维护更灵活、自动化程度更高的新一代档案管理系统来提供支撑和帮助。

事实上,第二代档案管理系统的目录管理、信息查询、数据统计等主要功能已经比较完善,而新系统的主要任务是通过进一步的优化设计和细节改进,使这些功能有“智能化”、“拟人化”的特色,从而提高档案管理人员的工作效率。如增加著录信息的继承性,可以大大加快录入速度;如增加同一字段内的多值检索,可以提高查询精确度;如增加排架号一次性自动赋值并能打印(封面)输出,可以减轻后续上架管理环节中的负担;如增加查询、统计结果输出到文件,有利于复制、编辑和传输;如增加帐号统一认证,用户权限批量定义,可以确保系统访问操作的安全性等。

另外,随着高校各项工作的不断改革深化,高校的档案管理也需要不断地朝精细化方向延伸,如科研奖状的管理,原来是归入科研档案的,但随着奖状数量的增加和利用的频繁,极有必要将其单列出来管理,以利于查找和利用;还有实物、礼品等档案,不同学校或多、或少都拥有一些,而且现在开始特别重视收集,也需要利用档案系统来统一管理。所以,将纸质档案管理相关模块设计成可拓展性、可修改性(自定义)模式以及引入卷——件关联管理和以件单独管理等设计思路至关重要。唯有如此,档案管理系统才能胜任不断变化发展的高校档案管理工作任务,才可谓之为“新一代”。

四、新系统要具备管理电子文件的拓展功能

纯粹从文件材料原始形成角度来看,现在几乎都是“电子文件”,用传统的笔的概念书写的文件材料已是凤毛麟角,连财务发票(支票)也是机器开,表彰用的奖状也是机器打,硬要找非电子形式的文件,恐怕只剩签名和题词了。所以,现在是先有电子文件,再有纸质文件,前者是不可能没有的,后者倒是需要的才打印出来。另外,文件形成者都将保存好电子文件为己任,反而视对应的纸质材料为工作中的暂时性办公“用具”,即某项工作了结后一般不会再长时间保存纸质材料,除非要求当事人归档的。

面对如此“电子文件”时代,管理档案的人是措手不及的,笼统说要管好电子文件实际上是一句空话,再要想利用数据库系统去管理更是云里雾里、嘴上说说而已。从高校档案管理目前情况看,管好电子文件主要有三大块工作要做:一是学校行政办公系统(OA系统)上的各类文件信息与其电子全文;二是学校教务系统、学工系统和研究生管理系统上的有关学生学籍信息及其汇总表全文,三是各归档部门在开展专门性、专题性工作中形成的系列电子文件的集合——光盘(或摄录、放像带)。假如认同了高校电子文件的普遍性和复杂性,从中又厘清了档案馆要想实施电子文件归档管理的目标,那么,我们就有方向、有能力去设计、指导、开发能实现这些目标的新一代档案管理系统。

新系统要兼具电子文件的管理功能,既要考虑与纸质文件管理的同步性,即与纸质文件的兼并与挂靠,如文件材料不以专门业务系统形成而归档仍然以纸质形式为主的,可以保留纸质档案管理模式,仅将对应的电子文件以电子全文上传到系统即可,这样,档案人员的工作量增加也不大,又方便今后查找利用电子文件。这类电子文件的管理,系统不必考虑增加新模块就可以应对。又要考虑大量文件信息及其全文已是电子形式的,并在业务系统上用类似于档案管理的方式在传输、使用和管理的电子文件材料如何归档的问题。要在档案系统上直接、方便地解决好这类电子文件的归档问题,难度比较大。主要有二难:一是完全不顾业务系统的实际,依然按照档案归档要求,分类组卷、移交归档,并挂接电子全文,这种做法烦琐、工作量大,而且电子文件都在业务系统中,组卷、归档操作很抽象,难以在档案管理系统上直接完成归档工作。二是想要利用已经形成的文件信息及电子全文,但不同系统间对数据进行归一化处理难以实现,即档案人员期待已久的能方便接纳来自其他业务系统数据的所谓接口(途径)。开发、设计这样的接口,其关键在于如何把握好“以谁为主”这个度,一旦这个问题妥善解决,档案管理系统也就具备了规范管理这类电子文件的功能了。我们在新系统开发中作了一些尝试,经两年的归档实践证明,效果尚佳。

以光盘等形式归档的电子文件,要注意适当内容的再次归并问题,而不必拘泥于谁谁归来的非要单独著录、归档,尽量减少光盘保存数量,有利于今后重新刻制与管理。一张光盘可以保存的内容用100张光盘在保存的情况,在目前高校档案部门普遍存在,应引起关注。

五、新系统要增辟档案信息开放的发布功能

高校档案信息资源不仅是学校各部门工作要查考利用的资源,高校档案信息开放和发布也是整个社会广大公众需要关注、了解、知晓的信息渠道。所以,作为管理着高校巨大档案信息量的档案数据库系统,也要设计有方便将各种不同信息以不同形式对外发布的功能。

要开发好新一代高校档案管理系统,开发商的选择也非常重要。学校信息管理部门、档案管理部门等要与其全力配合和紧密协作,发扬攻关精神,刻苦学习,努力钻研,遇到难题,要商量研讨,寻找合适、可行的解决办法。良好的协作关系是成功开发档案管理系统的关键和前提。愿新一代高校档案管理系统在未来高校档案事业发展中发挥新的作用。

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