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对试点高校网络教育档案规范化管理的思考
发布人: 发布时间: 2014-12-23 作者: 访问次数: 17

我国从1999年开展现代远程教育试点工作以来,取得了巨大发展,至今已累计招收网络学历教育学生达420万人,毕业130万人。为了使这项工作更加健康、快速、可持续发展,教育部提出了“积极发展、规范管理、强化服务、保证质量、改革创新”的办学方针,并要求对试点高校实行年报年检制度,内容包括试点高校规范管理的工作报告、招生简章、各类统计数据报表等,近阶段又推出了严格的网络教育评估制度,旨在从整体上来全面规范我国的网络教育工作。

网络教育工作的规范管理涉及到各个方面,其中网络教育各项工作中形成的文件材料的归档及保管、利用是一个极为重要的环节,是网络教育管理工作不可或缺的组成部分。这些工作做好与否,将直接关系到网络教育的办学质量和办学效益,甚至会影响到网络教育的成败。本文根据高校档案管理工作要求,针对试点高校网络教育工作特点,就如何做好这项工作、促进网络教育的规范管理作一探讨。

一、网络教育归档材料的特点

1.归档材料数量大、增长快。由于网络教育突破了传统教育在时间、地域、年龄上的限制,学生完全可以根据自身的条件和意愿,灵活地选择合适的学习方式来进行报考,以达到接受教育的目的。网络教育这一新生事物提供了信息化时代背景下实施全民教育的可能,也吸引着越来越多渴求知识和提高技能的人的青睐。与此同时,网络教育事业的迅猛发展,其各个环节中所产生的各类文件材料也迅速增加,而且递增势头惊人。许多试点高校网络教育的学生规模也已突破万人大关,与全日制在校生数持平抑或超过。面对数量众多的文件材料,如何更新思想观念、提高工作效率、采取切实可行的办法,使文件材料全面、规范地收集归档,并充分发挥档案信息资源在网络教育资源建设、支持服务体系建设等方面的作用,是当前网络教育档案工作中面临的一项严峻任务。

2.归档材料形成点多、分布性广。网络教育主要依托互联网和设立在全国各地的校外学习中心来进行,这种教育点的分散性和管理方式的异地操控,使大量的教学管理和辅助文件材料在形成时就分散在各地,若不建立一整套严密的制度,难以将这项材料实行集中、统一管理。其次,网络教育实行的是学分制,学生毕业的时间是不固定的,谁先修满规定的学分,谁就先获准毕业,这就造成了反映学生整个学业过程的学籍材料不能像全日制学生那样按届、按班如期归档。这种文件材料在形成时间上的不一致性为做好归档工作带来了难度。另外,网络教育中的教与学是在网上交互进行的,教的内容由试点高校统一集中发布,而学的情况无法实时控制,通常是学生根据自己的时间安排,实施学习计划,所以,学生上网学习时间的差异性使记录学生学习情况的一些材料呈现很强的分散性,这也为教学管理带来了不便。如学生交作业时间不统一,对学生平时成绩评价就不像对全日制学生那么来得容易。

针对这种材料形成点多、分布性广的特点,如何建立起一整套既方便有效、又切实可行的归档管理办法,使文件材料“分而不散、有序管理”是网络教学管理工作者必须要正视的。

3.归档材料类型多、内容新。网络教育,顾名思义是借助现代通讯技术和互联网平台来实现的,教与学的手段完全不同于校园课堂教育模式。网络教育除了利用纸质教材外,更多的是使用电子教材,并且频繁地利用网络途径予以传递和发布。学生学习、教师指导、教学管理各个环节均依赖于网络来交流沟通,与传统教育相比,期间形成的文件材料更多的是电子文件,如多媒体课件、网上作业(作业提交、批改)、平时测验、往来于师生间的电子邮件、教学管理通知、公告等等,都已在不同程度上突破了传统纸质文件材料的管理范畴,这是网络教育手段下归档材料形成的新特点。面对网络教学各个环节中形成的“丰富多彩”的、内容全新的文件材料,若继续沿袭传统纸质档案的管理方式,必有所失,也无法管理好。研究新办法、探寻新途径,全面、有效地加强这些电子文件的归档管理,是网络教育管理和发展不可回避的一项重要工作。

二、网络教育档案规范化管理的要求

1.招生环节。招生环节包括宣传、报名、入学考试、录取四个阶段,是规范管理的第一步。俗话说“良好的开端是成功的一半”,所以做好招生环节的档案管理工作显得特别重要。为维护招生宣传的真实性、招生政策的严肃性,试点高校需认真制定《招生简章》,并通过各种途径加以广泛宣传,为招生工作营造声势,赢得高质量、大范围的优秀学生前来报考。学生报名时,要其提供相应的国民教育系列毕业证书或学生证、身份证的原件与复印件,并认真做好核对确认工作。同时,学生报名必须填写学校统一印制的《报名表》,填写内容真实准确,书写规范清晰。需要强调的是,报名表必须由学生本人签名,对其信息的真实性作出责任承诺。

网络教育实行自主考试,自主择优录取,所以入学考试的空白试卷、考生的答卷和录取名册(即新生录检表)是试点高校在招生录取工作中最重要的归档材料,需认真对待,并妥善保管好,便于到时集中归档。

2.教学环节。网络教学与传统教学的形式有很大的不同,通常都以网络教学、网络与教学点面授辅导相结合等手段进行。因此,教学环节中形成的文件材料也会有所区别,其最大的特点是电子文档多,因为这些材料均要上网,均要通过网络才能传输到教学的对象——学生手中,比如教学计划、教学大纲、课程设置、任课教师安排、网上作业、阶段测验等。在传统教学中,教务人员和教师均很注重这些材料(纸质)的收集与保管,便于归档,但网络教学由于侧重材料要上网,所以一般都把材料放在电脑里,容易忽视在形成电子材料的同时及时地将其打印成纸质材料,这种工作习惯容易造成归档时材料的缺失不全。何况,目前条件下,档案管理要求实行纸质和电子材料双套归档,所以网络教学环节中要特别重视做好各种载体材料的收集整理工作,确保教学管理规范并有据可查。

3.学籍环节。网络学历教育虽也实行学分制,但与全日制不同,有基本学制与有效学习期限等规定。比如专升本的学制为25年,即基本学制是2年,若如期修满规定的学分,就准予毕业,但学生也可以用5年的时间来完成学业,5年后如再没有修满学分的,就无法毕业了。网络教育的这种弹性学制,使得学生学习期间各种学籍记录材料的形成比较“零乱”,不容易同步收集整理,所以,要实现网络教育档案规范化管理,更需要我们的管理者重视这些细节,加强材料的平时积累,确保其齐全、完整。另外,网络教育实行自主招生,学生学业的管理主要由分布在全国各地的教育中心来负责,所以各教学点的工作人员要有档案意识和责任感,密切配合试点高校共同做好材料的收集、整理和归档工作。还要特别注意由于学生居住或工作地点的变化而改变教育中心以及学生在学习期间发现所学专业不适合自己的发展,重新调整专业等情况下学籍信息变更的记载,这些材料对于保证学籍环节过程管理的完整性是绝对不可缺少的。

4.考试环节。试点高校推行符合网络教育特点的课程考试制度,但每年考试的次数与时间安排比较灵活,原则上是在学生有效学习期限内尽量安排更多的课程考试机会,以利于学生及时修满学分。当然,首先要严格考试制度,保证考试正常、有序地进行,期间要认真做好参考和缺考情况的记录。其次,每次考试后必须将空白试卷、学生考卷收集保管好,并及时将每份考卷的成绩登录到学生各自的学习成绩汇总大表中去。同时,还要做好补考记录,保证学生所有考试的规范性与严肃性。

5.毕业环节。通过几年的紧张学习,网络教育学生将完成自己的学业。在行将毕业之时,试点高校网络教育管理者和学生要认真做好以下几件事:一、学生必须认真填写《毕业生登记表》;二、教务员必须制作好完整的《学生成绩汇总表》,并按年度、专业分类,装订成册;三、学生要认真核对学校发给的证书的信息内容,包括学习起止日期、专业、身份证号等重要信息,如有出入,及时纠正;四、发证部门要做好毕业生领证签收登记工作,如邮寄的话,最好采用挂号或特快专递,并要注明已收到的反馈信息。有条件的话,最好拍摄一张毕业生合影,以作留念,也作佐证。另外,要申请学位的学生必须认真撰写毕业论文并参加论文答辩。答辩结束后,管理部门要将学生的毕业论文、毕业论文考核(或答辩)表收集整理好,按规定或归档或作资料保存。

三、网络教育档案规范化管理的举措

1.研究归档范围,确保档案齐全。文件材料的收集、归档范围是档案管理工作的基础性依据,也是开展档案收集工作的指南,更是保证归档材料齐全的一个法宝。网络教育有别于传统教育,其档案的收集范围不能简单地按照传统教育档案的收集范围执行,要从网络教育工作的具体实践出发,制定好合适的归档范围。

一要遵循双重价值原则。这是美国著名档案学家谢仑伯格提出的“双重价值论”的原旨[1],也是我国档案工作实践中一贯坚持的原则,即收集归档的文件材料,第一价值(即原始价值)要满足文件材料形成单位(本部门)的工作现实及长远需要,如工作计划、大事记、会议记录、教学计划、空白试卷等;第二价值(即从属价值)要满足其他单位及社会成员的查考需要,如学生成绩汇总表、毕业(或学位)证书签收表、新生录取表等。也就是说,在确定归档文件材料范围时要全面考虑这两个因素。

二要区分档案与资料。网络教育工作中,既形成档案,也形成资料,二者有着密切的联系,起着互为补充、互为印证、相辅相成的作用。资料是供人们工作、学习参考用的各种公开或内部出版物和文件、档案的复制品,一般包括书刊、报纸、地图、图表、以及音像制品、会议交流资料等。主要是从外部搜集来的,只供参考,不能作为工作的凭证和依据[2]而档案是在工作活动中的直接产物,第一手材料,具有依据和凭证作用。一般地,长期和永久保管的档案向学校档案馆移交。比如教学计划、教学大纲、学生成绩汇总表、毕业生登记表、空白试卷等。而对于一些短期有价值的档案,应与资料一同保管在网络教育学院内部档案室,比如考生考卷、录取存根、毕业论文考核(或答辩)表、转教育中心、转专业的申请表、网上交互产生的部分信息记录等。

三要注重新型载体档案的收集网络教育工作中产生了很多新型载体档案,包括课件光盘、录音录像档案、照片档案、多媒体档案、电子文件等。这些新型载体档案是传统档案工作中少见的,也是现代档案工作需要加强的薄弱之处。因为这些不同载体档案它们往往是同时产生、互相补充、互相佐证,共同见证历史的,而传统的档案收集范围重视纸质档案的收集,对此类档案多有所忽略,可能会造成历史的缺损,影响日后档案的利用。

当然,文件材料收集范围一旦确定下来后,也不是一成不变的,还要结合试点高校网络教育工作的实际,适时调整,使之不断完善、合理、可行。

2.健全工序流程,完善文档制度。由于网络教育中档案管理的特殊性,运用健全工序流程的思想来强化管理,将有利于提高档案工作的管理水平,保证网络教育档案的质量。就档案工作来说,其工序流程不能仅局限于档案阶段,而应向前延伸到文件管理阶段,建立起一整套文档工作的工序流程,覆盖整个文件生命周期,即文件的形成办理、现行使用、收集归档等全过程。而对流程中每一个节点(即各环节)文档工作的相关方面的要求应做到具体、详尽,包括文件的规范、制度、流转、归属等。若每一个环节都能按照流程、规范、制度严格操作,将会带来工作效率的较大提高,更能保证文档材料的规范、齐全。

与工序流程紧密相联的文档工作制度,是档案管理工作中的软件建设。它涉及文件档案工作全过程的各环节,包括文件材料的形成规范、公文处理制度、文件材料借阅制度、收集整理规范、平时预立卷制度、归档制度、双套归档制度、电子文件管理规定、照片档案管理办法等。文档工作制度是档案工作得以规范管理的一个保障,还要联合部门各种具体的管理制度,才能使文档工作制度得到切实执行。

3.增强档案意识,强化工作考核。如今档案意识已不是一个陌生的概念,但正确的档案意识仍然有待加强。要明确存档的目的一方面是记录历史,更重要的是为本单位日后工作提供参考凭证,维护本单位合法权益和有利于档案资源的社会化利用。

工作考核是人事管理工作中非常重要的一个环节。时至今日,很多单位的文档工作已列入了本部门档案员的工作职责中,但是,除了专职文秘和档案工作人员外,相关人员并没有真正与文档工作考核严格联系起来。要知道,工作中几乎每一个人都在与文档打交道,很多人的工作过程其实就是文件处理的过程,因为文件材料是开展工作的一种媒介。归档的文件材料是集体工作成果的体现。所以,对每个人进行岗位工作考核的同时,若能考核文档工作,充分发挥考核的激励和约束作用,将有利于完善档案的制度建设,提高网络教育档案的规范管理。

 

 

注释:

[1]冯惠玲,张辑哲.档案学概论[M].北京:中国人民大学出版社,2001.213

[2]九江档案信息.档案与资料有什么关系[EB/OL].

http://www.a-jjda.cn/Html/danganyuandi/wswd/05221604326.html,  2006-05-22

 

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