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“藏器于身,待时而动”——析目前政务环境下档案部门的机遇及模式思考
发布人: 发布时间: 2014-12-23 作者: 访问次数: 5

一、政务信息公开及档案部门的机遇

20074月,广受瞩目的《中华人民共和国政府信息公开条例》颁布,条例对政府信息公开的范围和主体、方式和程序、监督和保障等内容作出了具体规定。政务信息的公开从没有全国性的法规条文到明文强调“公开是原则,不公开是例外”,彰显了我国政务工作的法制化进程。政务信息公开不再是一个陌生的话题,它是实行民主与法制的前提和基础,促进经济发展及廉政建设,有着极其重要的作用,是现代民主国家的一项必备制度。

在政务信息公开的背景下,依法公开信息需要一个明确的主体来执行,然而到目前为止,我国政府信息公开却没有一个明确的公开机构,而《中华人民共和国政府信息公开条例》第四条规定,各级人民政府及县级以上人民政府部门应当建立健全本行政机关的政府信息公开工作制度,并指定机构负责本行政机关政府信息公开的日常工作,这就造成信息公开往往政出多门,各个部门均跃跃欲试,导致信息公开的机构重叠、不严肃性,在这种情况下,抓紧落实一个明确的主体公开机构是十分迫切的。笔者认为,无论于情于理,档案部门都是信息公开的不二选择,档案部门之所以“条件”如此优越,有两个方面的因由:一方面,档案信息与政务信息“本是同根生”。关于政务信息,“大文件”的概念十分切合其本质,所谓的“大文件”,指的是“组织或个人在社会活动中,为了相互联系、记载事物、处理事务、表达意志、交流情况而制作的构成该项活动组成部分的记录材料(用现代的话来说,文件就是人们为了在时间和空间上传递信息而制作的固定了信息的物体)。”基于此,政务信息无非就是三种:现行文件、半现行文件、档案,且现行半现行文件最终均会随着文件运动而成为档案,这就使得于“情”上,档案部门与政府部门关系较其他部门更显亲密;另一方面,档案最基本的性质就是原始记录性,它可以作为人们了解真相的资料或法律凭证,因而档案部门在公众眼里具有其他部门无法比拟的严肃与真实性,社会公众对于信息的渴求,量是一个方面,但最重要的是信息的价值真实度,他们需要一个信得过的部门来公布,档案的真实记录性造就了档案部门的良好形象,因此,于“理”上,档案部门也应当成为信息公开的主体机构。

从现实的情况来看,许多地方意识到档案部门的特点,纷纷将档案部门作为政务信息公开的场所。2005年,甘肃将省、市、县三级国家综台档案馆确定为政务信息公开场所,要求各地、各单位认真负责地向国家综合档案馆移送政务信息,规定各地凡设立政务公开大厅或政务公开超市的档案馆,同时要设立已公开现行文件查阅服务窗口,最大限度地拓展广大人民群众查阅政务信息的渠道;深圳在2005年也决定将市、区两级档案馆作为政务信息公开场所,把向同级档案馆移送政务信息纳入本部门政务信息公开的日常工作,指定一名领导分管此项工作,落实一名工作人员具体负责移送工作,保证及时地向同级档案馆移送本部门的政务信息,并在移送之前提出可否公开的意见;施行于200611日的《陕西省政府信息公开规定》确定各级国家综合档案馆是政府主动公开政府信息的场所之一,西安市人民政府在《关于认真贯彻陕西省政府信息公开规定的通知》中明确指出:“市和区县档案馆作为查询、利用同级政府及其部门主动公开信息的主要场所,要设置公共查阅室和资料索取点,并为公众做好服务工作。”这些实践将会证明档案部门在政务信息公开中的积极作用。

二、由机遇引发的档案部门的自身思考

(一)积极推行现行文件利用中心建设,做政务信息公开的完美窗口

文件中心能够在档案部门安家落户,笔者认为,是两个方面原因造就的:一方面,档案部门与文件部门具有血缘关系,将现行文件中心纳入档案部门的规划建设,可以很好地发挥档案部门人才、经验、管理方法的优势,为文件管理提供良好的环境;另一方面,我国《档案法》明确规定,档案自形成之日起满三十年向社会开放,这就使得档案部门的档案开放具有滞后性,即使有关与生产生活相关的经济、科学、技术文化等档案向社会开放期限可以少于三十年,但具体期限也需由国家档案行政部门制定,报国务院批准实行,最后公开的日期甚至公开的可能性都不得而知。档案法规的制定是充分考虑了档案的性质,保护档案的安全,但是对于公众来说,他们的现实需求与馆藏档案利用时效的滞后性是有矛盾的,如果不能很好地解决这个矛盾,公众建立起来的档案意识将会淡化,这对于档案部门建设将是十分不利的,事实上,这种矛盾是可以化解的,通过建立现行文件利用中心来主动破解档案部门面对公众需求的尴尬局面。20027月,国家档案局局长毛福民在全国档案工作服务机制创新座谈会上提出,地方档案馆要面向社会和群众有准备地开放现行文件,增强老百姓对党和国家的信任,给老百姓带来真正的实惠。目前现行文件利用中心在我国许多档案部门得到很大重视,如档案资源丰富的四川省2006年有18个市、州,70个区、市、县建立现行文件服务中心,并计划5年内在各市、州、区、县档案馆建成文件服务中心。现行文件中心对于我国档案部门的意义,将在政务公开背景下愈发重要。

政务信息公开是政务工作的重中之重,也是最为亲民的举措,现行文件中心的建立,顺应了政务工作的要求,集中收集保管党政、机关社会团体、企事业单位与公众有关的政策性、法规性、公益性、服务性的公开文件,可以看出现行文件利用中心保存的文件都与公众有关,十分贴近人们的需要。如果说现行文件公开是密切政府与公众关系的内在要求,那么现行文件利用中心的建立无疑是满足这种要求的最佳方案;此外我国加入WTO之后,政府面临许多方面的信息需求,信息需求要求我们政府要市场经济环境下做出政务信息的公开承诺。基于以上种种,我们可以看出建立现行文件利用中心是势在必行的。

(二)注重信息公平,档案馆应该对大众“一视同仁”

信息社会有以下几个特征:第一,经济增长主要依靠与信息相关的因素增长;第二,人们生活质量的高低主要体现在信息内容的丰富和信息手段的掌握;第三,信息和信息技术应用于经济、政治、文化、社会生活的各个方面,取得实际效果。信息在信息社会的重要性由此可见一斑,因此,促进信息公平是我们必须要面对的一项挑战,档案部门作为党和国家的信息部门,肩负着重要的责任,因此须从以下几方面来考虑:

第一,信息获取机会的公平以及信息技术手段使用的公平。对于我们档案部门来说,信息获取的机会、途径、手段的公平,并不是说要将机会、途径、手段统一化,这也不是我们档案部门力所能及的,而是在目前众多信息获取手段、机会、途径的基础上,保证收获的信息无论从数量上还是从质量上都是等同的,没有多少优劣之分。电子文件的出现实现了无纸化办公,使得档案检索快速简便,但是对于有些用户来说,他们相对来说更加习惯于纸质档案的阅读,心理上更加认可纸质档案的凭证依据作用,档案部门如果一味地强调电子文件,不再留存纸质文本或根本不注重传统馆藏档案,那么就会造成他们的需求得不到满足,造成信息不公,因此档案部门应当在注重利用先进技术来改造传统档案馆(室)时,也应当同时注重馆藏建设,“两手抓,两手都要硬”。

第二,信息本身应用机会的公平,即信息除了重要的机密性文件,其他文件均向公众开放。《档案法》规定,我国档案馆是永久保管档案的基地,是科学研究和各方面利用档案史料的中心,档案馆的目的是便于各方面的利用,档案作为信息的一种存在形式,利用它不是少数人的专利特权,而是全体公民受法律保护的基本权利。档案部门与其他的部门有不同点,那就是有开放与保密两种情况,因此公民权利的实现,一方面受到档案本身文件运动的制约,另一方面受到不同档案人员对于法律、法规、政策的理解程度和执行来完成。笔者认为,这两个方面应当建立在档案人员职业道德基础之上。维护公众平等利用档案信息的权利,是档案人员职业道德的一个重要方面,档案部门作为信息公开部门,不能用有色眼睛去看待不同的用户,任何公民在权利上都是平等的,故档案部门要正确处理好社会各个阶层利用档案信息的关系;同时,档案人员作为信息把关人,有义务对社会实现信息共享,不能因为档案信息掌握在自己手中,就可以利用这种“信息不对称”的垄断地位进行档案信息的人为封锁。总之,档案部门应该认识自身的职责,为实现信息公平贡献自己的力量。

 

参考资料

[1]董瑞丰:《瞭望新闻周刊》,2007.3.12

[2]王运彬、王小云:《档案部门在政府信息公开中的地位探讨》,《档案学研究》,2005年第6

[3]陈兆祦:《再论档案的定义——兼论文件的定义和运动周期问题》,《档案学通讯》,1987年第2

[4]朱耀龙、周彬:《花儿为什么这样红-淮安市与中国第一历史档案馆合作开发清宫历史档案述评》,《档案与建设》,2005年第1

[5]何卫东:《“文件中心”与“已公开现行文件利用中心”的几大不同-兼谈两个“中心”能否合二为一》,《中国档案》,2006年第5

[6]《以信息公平促进经济社会公平》www.sina.com.cn,2005.05.17

[7]郭红解,《论档案职业道德》,上海档案信息网,www.archives.sh.cn,2006.06.10

 

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