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高校归档中三项材料亟待加强收集
发布人: 发布时间: 2014-12-23 作者: 访问次数: 24

高校档案馆(室)在接待利用工作中,时常会遇到一些“有事实却查不到档案”的窘况,致使利用者满怀信心而来,却带着失望而去。造成这种尴尬屡现的主要原因,笔者觉得还是档案的收集工作没有做细、做到位,存在收集盲点或指导工作薄弱等问题。

长期以来,高校档案部门总以为党群、行政、教学、科研档案是学校档案的收集重点,归档范围、内容都规定得很细,每年归档时也是“死盯”着要收的,这不错。但档案的利用是全方位、多群体的,高校档案的收集不能仅局限于管理性文件、教学大纲、科研材料、全日制毕业生学籍材料等方面,而要把注意力拓展到高校办学整个过程的所有环节中去。随着利用者切身利益保护意识的不断增强、高校人性化管理以及校园精神文化繁荣等内涵建设的日益驱动,以下三方面材料亟待加大收集力度。

一是非学历教育办学过程中形成的学生的学籍档案。当今高校除了承担培养全日制本、专科和研究生任务外,还以其他多种形式在为社会培养各类专业人才,如规模可与全日制相匹敌的成人教育和网络教育,又如各类培训班、进修班、短训班、专题系列讲座等等,名目可谓繁多。这些培养对象有的是统考的、有的是学校单独遴选的、有的是委培的、有的是与港澳或境外中介机构联合培养的,他们完成规定的学业后,都会得到学校为其颁发的相应证书。这种教学模式和途径,为我国实现全民教育、终身教育国策、提高公民科学文化知识素养提供了机会和保障。然而,由于非学历教育办学的特殊性,其间形成的各类有关学生(学员)的学籍材料的积累、管理、归档情况却存在着许多棘手的问题:有的材料不全,有的管理不力,有的仅保存在学院(系)相关人员手里而没有及时归档,甚至由于教学点的异地分布和管理人手的短缺,相关材料出现了丢失情况。这种反映非学历教育办学过程中形成的重要材料管理不到位的状况,将导致日后档案部门为这些人员出具相关证明时无档可查、无据可凭,严重影响档案服务利用的效果乃至损害到利用者的切身利益。对此,高校档案部门要引起高度重视,制订相关制度,落实材料积累、保管、归档责任人,实行专人负责制,并加强监督、指导和检查。相关工作要纳入分管领导的职责范围,保证人手和必要的经费,确保归档责任人能有精力和条件做好这项工作。学校档案部门指导人员要深入一线,及时了解学校非学历教学工作的分布情况和实施进展,早介入、早关注,并给予有力的监督和指导,保证相关材料齐全、规范、有序归档。要严格实行预立卷制度,必须将学生(学员)的录取材料、课业成绩、获奖信息、入学或毕业登记表、证书发放签收册等在平时悉数收集、整理好,以便统一集中归档。此外,对转学、休学、退学、重读等学生的有关情况也要记载清楚,不要认为这些材料无关紧要而不收集、不归档。做好这项工作需要学校档案部门与相关学院、职能部门紧密配合,对于归档工作做得好的单位,其做法和经验要大力宣传并给予表彰奖励;对于马马虎虎、敷衍了事的单位要予以通报批评,直至追究相关工作和法律责任,以保非学历教育对象的切身利益不受侵害。

二是声像档案。声像档案的作用区别于其他档案,它能形象直观、惟妙惟肖地展现历史事件的原貌。随着现代大学教育制度的逐步确立,校园精神文化建设已被提升到大学内涵建设的突出位置,并作为衡量大学是否真正有条件、有能力为社会培育“四有”新人、杰出英才的重要标杆,其中如何利用学校发展历史、校园风貌变迁、优秀人物事迹等来感化人、教育人、激励人,为学生提供丰富多彩、健康向上的精神食粮,已成为高校教书育人的重要内容和有效手段。围绕这项工作所开展的校史馆建设、各类庆典活动(包括制作各类纪念册)、“知校、爱校、荣校”专题教育活动、网络文化建设以及各项工作水平评估等,都要依靠大量的图文并茂、声像兼备的感官素材来支撑和烘托,所以收集、积累好学校各类重要声像档案,来为大学精神文化建设服务的工作已刻不容缓。反而观之,目前高校馆藏实际所拥有的声像档案资源却明显单薄,不能很好地满足上述利用的各种需求,时常是人们需要的、急用的拿不出来,不需要的、用不上却有一大堆。题材单一、内容杂乱、出处信息不详、查找手段落后、数字化份额低下、多媒体专集趋无等,着实让利用者感到失望和不爽。

要使高校声像档案资源不足、质量低下、管理落后的状况有所改变,可从三个方面入手去下功夫。一是实行专人负责制。高校声像档案内容丰富,有纸质照片、数码照片、录音录像带、音频、视频、数据光盘等,同时来源分布广、题材背景信息各异、形成时间不确定,要准确、规范、齐全地予以收集好,档案部门必须指定责任心强、具有一定业务能力的专门人员来统筹负责这项工作。该人员要对学校声像档案产生集中的部门,如校办、宣传部、现代教育技术中心、国际交流与合作处、团委、学工部等落实收集跟踪制度,重点指导、定期收集;对其他单位也要经常性保持联络,深入了解声像档案形成的情况,将重要、珍贵的材料收集进馆。二是收集要及时。现在,有关学校发生的重大、重要事件一般均会于第一时间内在校报、校新闻网上报道发布出来,并配有相关的图片,档案人员应每天予以关注,及时做好工作采集记录,并与信息上报单位取得联系,向当事人询问事件的详细情况,叮嘱其妥善保存好图片或可能的话马上归档。某事件如有专门全程摄像材料产生的,也要一并催促职能部门及时归档,尽量不要拖延时间太长,以免散失或漏归。另外,由于现在的声像材料大都是数字化的,一定要告知当事人归原始拍摄的“原件”,而不要随意将之压缩、修改、剪辑,因为一旦处理不当,容易造成像素小、画面不清晰等误操作。三是管理要科学。声像档案有极其鲜明的特性,即要有准确、完整、配套的说明文,离了它,小则导致影像无任何利用价值,大则闹笑话甚至造成工作责任事故,所以管理人员一定要将内容事项、时间、地点、人物等重要信息一一标注清楚,以便今后查考利用。其次,声像档案数量庞大、题材丰富、类别众多,再也不能靠手工、靠记忆的传统方法来管理,而要全面利用计算机系统进行规范管理,实行分类别、分载体、分来源、分年度保管,最好将其全部数字化,相关全文上传到系统数据库中去,以便查到目录就能找到目标,实现快速查询目的。最后,管理人员还要注意鉴别题材的质量,挑选最理想、最有代表性的予以归档,并及时编制分类题材库,将历年同类内容的题材作集中归并,以便提供最紧急、最上乘的利用服务。

三是实物档案。实物档案是学校建设发展过程中极为重要的见证和依据,且产生的量也很大,主要有奖杯、奖牌、奖状、锦旗、字画、书稿、纪念品、校徽、校标、宣传册(画)、互(捐)赠物品以及各种具有一定特殊意义的实体物品等。实物档案可以视为学校的“古董”,随着年代的久远它会越来越难觅,自然其价值也就越来越高,假如平时不注意收集、积累和保存,那就会在不知不觉中样样痕迹变得荡然无存。实物档案看得见、摸得着,是学校发展历史的有力佐证,尤其是它们在校史陈列展览中具有文字和影像材料所无可比拟的说服力、感染力,是后人了解、认识前人艰苦奋斗、努力拚搏、献身科学教育事业最好的“活教材”。然而,由于各种原因,我国除个别高校外大多数还没有系统地将实物档案作为一个门类来重视对待,学校许多重要、珍贵的实物散落在校园的各个角落,时间一长,有的被长期搁置在储藏室、有的被变相送掉、有的干脆当成废品一卖了之,待到日后有人想起要查考利用时,便是问谁谁都不知去向。

实物档案的收集工作,目前首要的任务是尽快建立起相关的规章制度,要像对待纸质档案、电子档案一样,制订详细的归档范围,相关工作内容、要求要纳入到各部门分管领导和兼职档案员职责范围之内,确保平时的收集、保管工作落到实处。档案部门有关人员要深入基层,做好收集实物档案重要意义的宣传、教育、鼓动工作,既以制度要求人,又以愿景说服人,更以事例感悟人的方式与相关人员作耐心沟通,让他们意识到将实物档案移交到档案馆(室)来保管更合适、更可靠,能发挥的作用和意义更大。一旦实物档案收集起来并有一定数量后,档案部门一要利用媒体予以报道赞扬,二要挑选有关主题在学校显要位置予以集中展出,既丰富校园精神文化生活,又展示相关单位和教师的工作成就,营造连锁、互利、争相归交实物档案的良好氛围。在开展当前校内实物档案收集的同时,还要发动退休老同志和校友征集学校以往的实物档案。如利用校庆日、每年的重阳节敬老活动,档案部门主动出击,多方联络,收集线索,顺藤摸瓜、寻物觅宝,千方百计地拓展实物档案的来源途径,丰富馆藏量。在征集过程中,对于已退休、离任的著名人物、老领导等,也可以主动上门予以慰问,在看望他们和赞扬他们为学校的发展作出贡献的同时,探访一些校史典故并追溯相关实物当时产生的背景和去向,再设法予以收集之。当然,也要对捐赠实物的每一位同志回赠一些纪念品等。实物档案的收集与管理工作还需作进一步地总结和探索,档案人员可以去国内这方面工作做得早、做得出色的学校作实地学习、取经,借鉴人家的经验和做法,把自己学校的实物档案门类从无到有、从少到多地建立起来,造福于人、恩泽于世。

综上所述,非学历教育对象的学籍档案、声像档案和实物档案都是高校档案资源的重要组成部分,也是档案收集指导工作中的薄弱环节,希望国内高校的档案同仁对此引起重视,抢抓机遇、主动出击、加强监管,确保这部分档案不遗漏、不散失,为构建现代大学文明和建设和谐社会发挥作用。

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