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高校OA系统电子文件的归档及其方法探讨
发布人: 发布时间: 2014-12-23 作者: 访问次数: 167

“十一五”期间,信息化建设已成为我国各级政府机构、各类企事业单位发展的关键抓手和重要任务。数字化校园建设,尤其是办公自动化(以下简称OA)的实施为高校的管理工作注入了前所未有的活力,并取得了极大的成效。然而,伴随着OA电子文件的大量产生,其后期的归档工作如何应对和运作,无疑为高校档案部门提出了新的挑战性任务。

高校OA电子文件的归档,涉及到许多以前纸质文件时代从未遇到过的难题,归档的对象、处理文件的方式包括管理人员等均发生了变化:原来纯粹是纸质文件,现在是电子加纸质,且以电子版为主;原来由兼职档案员负责本部门文件材料的积累、保管,现在是行政秘书即时操作(由于各种原因,两者有所脱节);原来是手工流转、承办并整理、组卷归档,现在是网上流转、承办并要求将电子文件直接在网上予以归档;原来是拟写卷标题、敲页码、装订、移交归档,现在是如何将OA系统中已有的文件著录信息、阅处意见及全文与对应的纸质材料同步归档。要妥善、有效地处理好这些问题,高校档案部门必须借助适合高校发展的新一代档案管理系统来实现,并在归档思路、流程、模式上有所创新、有所突破。

一、OA电子文件归档方式及流程

OA电子文件采用物理归档还是网络在线归档,决定着以后电子档案的有效管理和快速利用问题。物理归档,方式简单、直接,不需要前期很大的投入和专门系统的支撑,直接将数据拷贝到光盘等物理载体上,便可完成归档。但物理归档后的电子文件,由于没有了原来系统的支持,再要实现快速查询和即时利用,几乎是不可能的,而只能将其作为原始数据的积累和备份,或通过一些简易的二次开发,对此进行查询和利用。OA电子文件采用网上在线归档,效率高,能适应不断增加的电子文件的管理和利用,但前期配套工作复杂,既需要档案管理系统的支撑,又需要党办、校办和信息中心、网络中心等部门的配合和支持。从我国高等教育事业长远发展的要求和档案工作的重要性考虑,后者是必由之路,早晚得实施,而且是早实施,早得益,越晚实施,问题越多,难度也就越大,所以高校档案部门最好在学校推广使用OA系统的同时,一并将网上在线归档问题予以解决好。

OA电子文件网络归档的流程,需要结合高校的实际情况来确定。若把收发文登记和档案信息的著录、编目等工作全部整合在文档一体化的“OA系统”中,这种办法比较适合政府部门,并已得到广泛应用。但作者认为高校不可全盘仿效,因为高校要归档的材料不只局限于文书性材料,还有大量的教学、科研、财会、出版等专门性材料;高校兼职档案员也不一定全都是收、发文件的管理员或OA系统的操作员;高校档案管理系统也不可能仅与OA系统相融合,而还要考虑大量纸质卷宗的管理,所以档案信息的著录和编目等工作不宜一同设置在OA系统中进行。仅将OA系统作为学校的一个业务管理系统来对待,利用专用接口程序将其处理完毕的各种数据事后定期迁移到档案管理系统中来,然后由各部门的兼职档案员和档案馆(室)的收集指导人员共同在档案管理系统中来完成归档操作的办法是比较可行的。即先有兼职档案员对本单位等待归档的OA文件进行检查、判别,并按档案管理的要求补充必要的档案著录项后再作预归档,待一个部门处置完了需要预归档的全部文件后,专职档案员再对该部门的预归档信息进行审核,正确无误后正式接收归档,并按照预先设定的编目方案自动生成档号等即完成网上归档任务。与OA系统电子文件相对应的纸质文件,采用相同档号来处置并实施归档。

二、专用接口程序及归档内容

归档流程确定后,将OA系统中形成的各类文件信息截取并迁移到档案管理系统中来,需要开发一个专用的信息转换程序来完成这项工作,并对相关信息要作选择性的约定和对接,即哪些信息档案管理系统中要选用,如何选用,如何匹配。与此同时,还要确定好另外添补的著录项内容。

OA系统一般建立在LOTUS环境下,是一种基于文件型的管理系统。OA系统运作的最基本功能至少包括三大块:即发文、收文、呈文管理。发文从拟稿、修改、会签到审定、签发、流转、打印输出都在网上进行;收文(纸质来文),目前通常的做法是由党办、校办(两办)秘书统一将其数字化、上传并加著相关信息后在网上完成传阅、批示、办理等;呈文为校内工作请示和工作报告,由各部门在网上完成拟稿、会签、提交、审核和领导批阅(处)。除了电子全文和上述流转处理信息外,0A系统中还记载了各种文件的记录信息,有些是系统自动产生的,有些是文件管理员手工录入的。

OA电子全文、流转处理信息和文件记录信息三部分数据构成了OA电子文件需要归档的主要内容,其中文件记录信息起着描述、关联文件所有信息的作用,电子全文和流转处理信息从属于文件记录信息,两者间有一一对应的关系。

档案管理系统一般采用数据库型管理系统,其操作系统、管理机制、数据结构等方面与OA系统运行的环境和要求有本质性差异。OA文件归档数据转换接口,其任务就是要将OA系统中的上述三类信息内容转换为数据库系统中能识别的档案数据记录及关联附件。这种转换既要考虑OA来源系统的信息构成状况,还要考虑档案系统采用的管理平台与数据结构,两者遥相呼应。设计人员就是要根据各类文件的字段信息,设计出合理、可靠的数据对接或转换关系,完成两个系统之间数据的平稳迁移。

OA系统中的文件记录著录项大多与档案系统中的数据著录项有重叠,可以通过接口程序自动引用过来,既免去归档人员的重复输入,又确保数据的原始性和准确性。两系统间可以共享的数据有:文号、文件题名、主题词、归档单位(拟稿或收文承办单位)、责任者(文件制发者)、文件形成时间、密级等。档案系统中另外还需要增加档号、归档日期、保管期限、排架号(或盒号)、文件页数等,其中有些可以在归档过程中由系统自动生成,有些由档案人员来添加。与每条文件记录所对应的电子全文以及文件处理信息单,一并由接口程序自动跟踪过来,其中文件处理信息单包含有文件的来源、流转过程、领导批示或处置、办理意见等。另外,转换过来的电子全文必须保留原OA文件的格式和布局,且要设置为不可编辑,保证纸质与电子文件内容相一致。

三、以件归档及相关模块功能介绍

OA电子文件的归档是在网上实现的,若采用传统的纸质文件组卷方式归档,无疑对接口转换程序以及档案管理系统中的接收、归档模块的设计带来巨大困难,其复杂性和归档工作量都将难以逾越和无法接受。在实践中,作者单位尝试了将OA电子文件采用“以件管理”的归档模式,能较好地解决以上难题。其主要思路是:将OA归档文件分为“发文”,用“OA11分类号代之;“收文”,用“OA12分类号代之;“呈文”,用“OA13分类号代之,依此类推。如此考虑,既遵循了OA系统文件本身的分类方案,符合接口程序对数据实行分类导入的思路,大大简化了程序设计的难度;又方便了归档人员检查、核对文件的数量、文件的办理信息和全文的完整性等,省去了文件的整理、组卷步骤,归档工作效率大为提高;还满足了档号的统一编制和自动生成。

根据归档流程、归档内容和以件分类归档的思路,档案管理系统中的OA归档模块可以设计成“未归档文件管理”、“预归档文件管理”、“已归档文件管理”、“不归档文件管理”四部分,并在模块主界面上设立“年度”、“归档单位”等搜索栏目,便于档案人员按年度、按单位进行归档操作。同时系统还在统计栏目中自动显示各部门转换过来的OA文件数据及操作统计信息等,可以即时掌握归档工作的进展情况。

在“未归档文件管理”界面中,兼职档案员可以对本部门的OA电子文件进行浏览、编辑及确定是否归档。如前所述,由于系统已将各类OA文件的著录信息都转换了过来,所以只要检查一下并将空缺的信息补全,就可以逐条完成预归档工作。在“预归档文件管理”界面中,档案馆人员可以按部门依次审核预归档文件的著录信息和电子全文是否准确、完整,如果发现有错误或疏漏,则可以将该文件退回到未归档状态,并说明原因,通知兼职档案员重新处理,否则,就可以将该单位的所有预归档文件作正式归档,并由系统自动为每个文件赋予档号和归档日期。按归档单位和时间依次操作,可以使同一单位的OA归档文件排列在一起,便于后续编目和日后查询。在“已归档文件管理”界面中,档案人员可以为每一个OA归档文件自动、批量赋予排架号,并打印制作文件的封面,其信息有档号、题名、页数、归档单位、归档日期、保管期限、排架号等。

四、纸质文件同步归档

OA系统运行后,所有对应的纸质文件实际上不再流转,但按规定也要与电子文件一起实行双套制同步归档。纸质文件归档原则是跟电子文件走,即同一著录、同一档号,以件、依次集中编号、装盒和上架。具体做法是:归档前兼职档案员到两办去领回各自的收文(按OA系统中第一承办单位区分),到校文印室去领回各自的发文(按OA系统中的文号区分),呈文由各单位自行从OA系统中打印出来并签字、盖章。然后,兼职档案员要为每一个归档纸质文件打印一张含有领导签阅意见和流转、承办等信息的文件处理单,与该纸质文件一并归档。

OA纸质文件归档过程中也会遇到一些特殊情况,如跨年度办理的文件,按传统做法是要等办理完毕后再归档的,但现在就做不到了;又如收文与办文结果也不一定放在一起;还有主要材料上了OA系统,但辅助材料没有或没法上OA系统,等等。对此,档案人员要特别予以关注,不能由于归档方法的改变而疏漏了重要纸质材料的归档。另外,遇到这些特殊情况,一定要在OA归档文件记录的“备注”栏中加以标注,以便查考。

高校OA系统电子文件的归档及其相关工作,是一项极为艰巨而富有挑战性的工作,高校档案人员既要解放思想、大胆探索,又要实事求是、谨慎对待,以发展的眼光、紧迫的使命和科学的方法来面对我们遇到的实际难题,靠智慧、动脑筋,博采众长、迎难而上,相信在全国高校同仁的共同努力下,这项工作定会取得更好的进展。

 

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