短讯
漫谈高校馆藏档案的排列与排架号的使用
发布人: 发布时间: 2014-12-23 作者: 访问次数: 10

校馆藏档案、资料种类繁多,大类10多种,小类近百种,如何将之有条不紊地排放到库房中指定的位置,并能轻而易举地快速找到它们,是高校档案查询利用和保管岗位工作中的一件头等大事。各类馆藏档案、资料排放科学、合理、有序,日后的管理工作就比较轻松、规范,查找索卷便利快捷,库房利用率高,数据统计也能确保精准。反之,花费精力大,管理效果差,甚至随着馆藏数量的不断增加,这项工作会变得越来越棘手和难以应对。

我国高校档案馆的诞生历史也就差不多20来年的光景,早先馆藏档案的排架方法主要沿袭文书档案管理中的一些做法,如全宗原则,基本上按年度、机构为序,依次排列,其中再分永久、长期和短期,有的分开放,有的合在一起放,没有统一的档号编制规则,也没有排架号,而是将卷宗分成两大类:文书档案和科技档案,并将之分放在各自不同的库房内等。由于当时档案数量少,又是手工管理,简单编一些类目号或流水号,保管、寻找均不成大问题。大约在上世纪90年代初,随着高校教学、科研、管理工作中形成的各种归档材料越来越多,馆藏量规模也随之不断加大,这种仅靠手工编制的兼顾类目号或流水号于一体的的编码办法,存在着明显的不足,使排放和查询工作遇到了举步维艰的困窘。也在这个时候,国家教委发布了《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》两个业务性指导文件,要求全国高校档案部门予以施行。至此,高校档案工作有了统一的管理规范和基本的工作准则,其中,对馆藏档案的排架方法也作了初步规定。

《分类法》和《工作规范》实施后,大多数档案馆的做法是:按党群、行政、教学、科研等大类分,统一新建档号,并依次排序上架。期间,馆藏数量不多的学校,还将原来排列在文书和科技档案系列中的部分案卷重新编号“归队”,形成了较为彻底的分类排放。但也有不少学校,只是从那时起开始按新分类排号上架,原先的档案排架则保留不动。当然,也有部分门类虽然赋予了新档号,但排架仍然按老办法继续下去的,各校实际做法不尽相同。与此同时,计算机辅助管理档案的工作也在部分率先成立档案馆的学校先后进行,他们一边继续按传统方法组卷、编目、归档、上架,一边将案卷目录、卷内目录信息辑录到计算机数据库系统中去,并能方便地提供查询和统计等。《分类法》和《工作规范》的实施,为计算机管理档案提供了可能,计算机参与档案辅助管理,又推动了高校档案事业的发展。然而,高校馆藏档案的排架问题丝毫并不因此而变得有所简单。问题有三:一是新老排架方法共存,排放序列明显增加,要搞清楚数万卷档案的排放规律和位置,非经验丰富的“老法师”莫属;二是既新老排架方法共存,又有抽取老系列案卷重新归队的个案,检索工具扑朔迷离,一会儿放这,一会儿归那,新手莫想短时间内掌任;三是《分类法》和《工作规范》规定,案卷以档号为序依次上架排列,而档号编制复杂,记忆困难。一时间,高校馆藏档案管理表面上风平浪静,而实际却危机四伏,查找尚能应付,统计则“毛估估”,馆藏量与案卷实有数存在不同程度的“脱钩”(通常说:家底不清)。这些问题以前可以遮掩,但现在有了计算机规范管理档案,又新老管理人员更替不断,查询利用要求提高,增量档案不断攀升,迫使我们不得不寻找更好的、更方便可行的排架方法来予以改进。

其实要理顺高校馆藏档案排架问题也不难:一要大胆,二要下功夫,三要充分利用计算机管理的新手段。

所谓大胆,就是要根据高校馆藏档案(包括资料在内)的实际情况,疏理排架系列,不受老框框、旧办法的束缚,确定科学合理、精练实用的排架方案。首先必须要放弃以档号作为排架依据的思路,这是因为档号编制复杂,记忆困难,虽具有排架可能,但表征性不直观也不实用,查找、辨别均麻烦,不适应现代高效率管理工作要求。其次档号作为(全宗)案卷(文件)的唯一标识,是从文件材料固有的性质、形态、来源等多重方面来考虑的,是赋予卷宗身份的一连串符号集合,虽有一定的规律性,但整体上不具备类似于序数型递增编码那样的直观性和唯一性,以此作为排架依据实有自搬石头砸自己的脚和吃力不讨好的嫌疑。所以,仅视档号为卷宗的别名、代号比较名副其实,而案卷的排架号最好还是另外单独编制,用最简单的序数流水号代之,既简单、又好找、还便于计数。

所谓下功夫,就是要对高校所有馆藏档案(资料)统一编制排架号并以系列依次排放上架。确定系列的原则是:以量为主,以类为辅,小类并合,大类拆分,兼顾集中。举例为之,高校研究生评审材料和论文数量庞大,可作为一条系列,不必考虑它是属于教学大类的卷宗而非要与其同类放在一起。类似的如本专科、网络学院、继续教育学院学生的学籍档案,也可以照此处置,分线排放。科研、基建、外事、出版、设备类档案,以类为列,分别排放。党群、行政类档案性质相近,可以合放,也可以单放。财会类除短期凭证外归为一列,依次排放。有不同馆藏全宗的学校,以全宗为列,小全宗最好并合后编号,集中排放,等等。排架系列以少为好,一号到底。

改动排架号这项工作说起来容易,做起来可不轻松。高校档案部门要下死决心和花大力气,集中时间(如利用寒、暑假)和精力,该倒架的倒架,该重新装盒的重新装盒,按系列整理排放,并统一标注清楚,真正做到馆藏档案排放一目了然。对这项工作的重要性、艰巨性也要有充分的认识,它不仅是档案人“守土有责”应该做的,而且还要意识到现在不做,以后就越来越难做、越来越不可能做,即使现在做不到一劳永逸,但也要想方设法予以改进,较长时期内把我们赖依生存的“家什”管理得稳稳当当。

三要充分发挥计算机管理档案的作用,至少要使所有馆藏的案卷级目录进数据库,并且是有序和准确的。有条件的话,文件级目录也要数字化。信息有序,可以实现各种目的分类编目和统计,信息准确是依靠计算机查询档案的前提,是提高档案管理工作效率和提升档案服务水平的关键。在馆藏档案排架工作中,依靠计算机可以完成许多流水性作业工作,如利用管理系统自动生成卷宗的排架号,可以避免以往手工编制容易产生错误的弊端。另外,排架号预先编制好后,可以在组卷、装订前就能将案卷封面打印出来,而不是事后再一卷卷地手工抄写上去。

有了计算机系统管理馆藏档案的基础,对卷宗排架号的编制还可以作些拓展性变化,如在流水序号前或后加注“研”、“本”、“网”等汉字符,一来可以示明排架系列所存放案卷的性质、内容,二来当利用计算机系统对此字段进行排序检索时,可以精确无误地在计算机屏幕上看到某类卷宗的排放次序和数量,以此再来与按档号为统计基准的各类数据进行比对,实现对任何年度、任何馆藏门类、小类卷宗数量和总量的精细化掌控,弥补档案实体保管难以做到全宗理论要求下的集中排放的缺陷。这种“虚拟集中排放”的新世说,是档案保管者在工作实践中摸索出来的两全之策,档案学家们在对经典理论作进一步修整、完善时,可以予之必要的关注和考量。

衡量高校馆藏档案排列方法是否科学、规范、有效,不仅需要学习新知识,运用新技术,摸索新途径,而且需要立足本馆的实际情况,仔细分析、反复推敲,权衡利弊,才能有所改进、有所获益。不顾自身馆藏特点、构成乃至库房布局、装具类型的任何守旧态度或所谓的创新举动,都将无助于档案管理者真正履行好管好档案、用好档案的使命。

 

分享到: