一、有关学者对档案利用服务收费的论述
对于档案利用服务到底应不应该收费，历来学者及档案工作者争论不一。有的学者认为档案利用服务应当收费，如郑州航空工业管理学院信息科学系胡振风副教授就赞成档案利用服务收费。他认为应当按照档案信息的价值规律做好有偿利用，充分发挥档案信息的社会效益和经济效益，同时他还提出了有偿服务的四种方式（即许可证转让、有偿合同的转让、编研及咨询等形式）及收费的标准。①有的学者认为现有的有关档案利用服务收费方面的政策规范应当进行改革，如四川省档案学校的赵连裕针对国家档案局、国家物价局发出的《关于利用档案收费有关规定的通知》中所规定的收费范围过窄、收费项目过于简单、收费数额过死等情况，提出档案利用服务收费应当进行改革，档案收费制度应当坚持合理效益的原则，实现社会效益和经济效益的双赢。②
但更多的档案学者及档案工作者认为档案馆利用服务工作不应当收费。青岛市崂山区档案馆的张永认为：“档案利用服务收费持之有据、收之无理、利微弊存，还是不收为好”。③山东省龙口市档案局的徐波、遇兴东在《新形势下档案利用收费应审慎》一文中认为，档案部门向利用者提供利用服务收费在目前情况下既不合理更不合法，并指出不合理是因为档案部门的经费来源是由国家财政拨款，不合法是因为“这种收费没有法律或者法规性文件作为依据”。④某档案学会名誉理事长张仲仁同志认为，档案利用服务收费不可取，他在一篇文章中说：“因为我国各级档案馆是公共档案馆，是国家档案馆。我们所保存的档案是机关单位无偿移交来的，不是我们用钱买的。我们档案馆的经费来源是由国家拨款给的，并不是靠收费来维持的，我们国家建立各级各类档案馆不是为了盈利，而是为了发挥档案的作用，更好地为社会主义各项事业服务。”⑤这段引文从档案馆的性质、经费来源、档案的来源、档案工作的目的等方面说明档案利用服务不应当收费。
综观众多学者反对档案利用服务收费的理由 ，大致有以下几点：一是档案馆是社会公益机构，其经费来源由国家财政拨款；二是目前尚无关于档案利用收费的法律法规性文件；三是借鉴西方发达国家公民到档案馆利用档案不收费的经验；四是认为档案馆档案是无偿获得，因此应当无偿提供；五是有偿服务有可能影响档案利用率；六是档案部门收费只是为了引起社会的关注与重视。
二、档案利用服务收费合法性之所在
1.国外。对档案利用服务进行收费，中外各国均有先例，只不过收费项目、收费标准略有不同而已。英国在1838年8月14日通过的《公共档案法》中就明确地规定了管卷大臣有权制定规章，确定收费的标准和免费事项，不过一切规章均应及时向议会通报。加拿大1987年新《档案法》规定：档案馆按照价目表随时提供各种复制件和缩微胶卷，同时档案馆为每个工作人员配一台计算机，以满足用户的各种需要。俄罗斯联邦政府1992年6月24日颁布的《档案事务委员会条例》第二部分规定：组织俄罗斯联邦政府各档案机构按收费标准向有关机关、组织和公民提供计价服务和有偿服务。
2.国内.档案利用服务收费有章可循，有法可依。档案利用服务收费合法，究竟合乎哪些法律法规及规范？《档案法实施办法》第二十二条中规定：“……各级各类档案馆应当为社会利用档案创造便利条件。提供社会利用的档案，可以按照规定收取费用。收费标准由国家档案局会同国务院价格管理部门制定。”这就明确地指出了档案利用服务可以按照规定收费，做到了有法可依。为了更加具体地执行档案利用服务收费，做到有章可循，国家档案局会同国家物价局于1987年10月5日 发出《关于利用档案收费有关规定的通知》。该《通知》的出台，对于改变过去各级各类档案馆收费混乱的局面起到了积极的作用，也使档案利用服务收费有章可循。各专业行业也纷纷制定了档案利用服务收费的规定，如《开发利用科学技术档案信息资源暂行办法》第十二条中就明确了利用科学技术档案的有偿使用原则，并且在十三、十四、十五条明确规定了收费的标准、收费方法及费用管理。在《利用科技档案信息资源收费的规定》中将有偿服务定义为“指外单位利用开发成果，为生产经营、研究和设计参考，从而获得商品化成果及一定的经济效益”，并且在《规定》中明确了收费的范围。《私营企业档案馆管理暂行规定》第二十四条规定“除公、检、法及工商行政管理机关外，任何单位或公民利用私营企业档案，应支付费用，收费标准参照国家档案局和国家物价管理部门制定的标准执行。”同时，各省、市、县等也根据本地的实际情况，制定了有关档案利用服务收费的标准，如河南省、四川省、福建省等。
三、档案利用服务收费合理性之所在
1.横向比较。与其它相近相关行业相比较，档案服务收费是合理的。在日常生活中，医院、公共交通、公共厕所、城市道路等都是社会公益性机构，公立学校也是政府全额拨款单位，但仍然收取诸如学杂费、教育附加费等。对这些，为何从来没有人置疑过其收费的合理性？就连与档案部门最为接近的图书馆，人们对其收取相应的费用也认为是理所当然的，而对于档案部门提供利用服务收费却产生如此大的反应呢？这恐怕还在于人们对于那些自己明显受益的公共设施，自然就认同了其收费的合理性，而对于那些诸如档案馆之类的非明显受益的公共部门，人们就认为其服务收费不可理解。其实，档案馆与学校、医院、公共交通、图书馆等社会公益性机构相似，其提供的利用服务满足市场经济运行规则，其工作性质也满足商品的某些属性，收取一定的费用也是合理的。
2.档案利用服务收费是公平、合理、高效利用档案信息资源的方式。首先，从公平合理的角度看，政府对档案馆的投入都来自于税收，而每个人都以税收的形式向国家交了税，但由于受自身知识水平及客观条件的制约，并不是每个人都享受到了档案馆所提供的利用服务。如果对所有利用服务都进行免费，实行无偿服务，那么有条件到档案馆查阅资料、利用档案的人则享受到了益处，而更多由于条件限制不能到档案馆利用档案的人则不能享受益处，这实际上是一种极大的不公平。因此，对那些享受档案馆提供的利用服务的人进行收费，是保障那些不能享受服务的人的合法利益的一种方式，是比较公平也是比较合理的。其次，从效率的角度看，对档案利用服务工作进行收费，在经济上档案馆承担了一定的责任，那么就要求档案馆必须提供更高、更好、更有效的服务；而利用者也可以在服务质量、效率、服务态度等方面提出更高、更合理的要求，从而克服利用服务工作中的盲目性、随意性和懒惰性，能够极大地改善档案利用服务，有效地提高服务质量和服务效率，也宣传了档案和档案工作。
3.利用服务收费是缓解档案馆内外压力的途径。外部，主要是来自社会发展的压力。进入21世纪，人类正逐步跨入知识经济时代，知识和信息在社会经济发展中起到决定性作用，社会上各行各业对知识信息的需求量也与日俱增。在这样的社会背景下，作为知识信息的收集、储存、保管单位的档案部门，在与图书馆、情报、新闻等机构的激烈竞争中，要想树立自己的独特地位，凸现自己的重要性及存在的必要性，就必须不断地创新自己的服务方式，提升自己的知识信息服务的档次和水平，从而适应社会对档案信息的需求。而这里，经济因素又是最为重要的制约因素。档案馆如果仅仅依靠政府机构的财政拨款，显然难以适应日益变化的社会对档案信息的需要。内部，主要是来自档案馆及馆员自身发展的压力。技术的发展是档案馆利用服务工作收费的直接原因。现代技术的推广，不仅带来了档案馆工作环境及工作手段的变化，而且还促使传统档案馆向数字（虚拟）档案馆的转变。现代技术的广泛应用必然会增加档案馆的投入成本，给档案馆自身的发展带来压力。馆档案人员是档案馆工作的主体，档案馆一切工作的运转、维护、管理都离不开档案人员，因而档案人员素质的高低就直接影响了档案馆工作的整体水平。要想提高档案馆工作水平，就必须不断地对档案人员进行岗前培训及继续教育培训，不断地拓展档案人员的专业及技术水平，跟上时代及技术的变化发展。对档案人员进行培训是一项长期的工程，也是一笔不小的投入和开支。对于这些，如果仅靠政府财政拨款，显然远水解不了近渴，而通过利用服务收费则很好地缓解了这一压力。
4.档案利用服务收费的重要性。档案利用服务收费的数额虽然在档案事业发展所需资金投入上所占份额较小，但它的社会效益远远超过收费金额本身的作用：（1）通过档案利用服务是收费，使用户重视起档案工作，了解档案及档案工作对国家、社会及个人的重价值，从而提高了社会档案意识；（2）通过档案利用服务收费，可以提高全社会对档案原件保护的重视和管理的自觉性；（3）通过档案利用服务收费，可以促进档案部门各项工作的开展，促进档案利用服务工作机制的创新，推动社会及经济的发展；（4）通过利用服务收费，可以部分地弥补档案部门经费的不足，将收取的费用用来改善库房、优化馆藏、购买馆藏范围的珍贵档案，以丰富馆藏、改善服务环境、方便用户查找档案等等，最终将收取的费用“取之于民，用之于民”。
四、档案利用服务收费中应当注意的问题
1.应当明确档案馆不是盈利性机构，我们不能把它当作社上的一般性经济实体，不能通过提供利用服务来大肆赚钱，从而维护其自身的运转。说到底，档案馆还是社会公益性机构（这在《档案法》中已有明文规定），其经费的主要来源还是政府的财政拨款，因而无偿服务是原则，有偿服务是只是辅助、是补充。从原则上讲，档案馆对用户的基础服务是无偿的。但根据实际情况，对某些服务进行收费是合理的，也是合法的。收费的目的不是为了盈利，而是为无偿服务开拓更好的条件，从而实现档案馆社会效益和经济效益的双赢。
2.既然明确了档案利用服务收费是合法合理的，就应该制定科学、合理、可操作性的收费标准、规范及工作程序。要依据有关的法规文件，细化收费标准，档案利用服务收费中要严格执行标准，同时也要根据不同情况区别对待；健全收费管理制度，做到收费公开；对收取的费用，做到收支两条线管理。
3.加强档案利用服务收费工作的宣传。虽然档案利用服务收费是国家赋予档案馆的一项权力，但目前真正了解的利用者甚少，特别是在社会一直呼吁制止名目繁多的乱收费情况下，档案利用服务收费往往容易被人误解，因此做好宣传工作就显得尤为重要。要将其纳入档案部门以及整个档案工作的总体发展思路中去考虑和安排，要充分利用各种媒介及现代通讯工具，宣传档案利用服务收费，吸引更多的单位及个人对档案收费工作进行监督、评判。
档案提供利用服务收费的意义不仅在于使档案馆经费拮据有所缓解，更重要是它给档案馆带来一场观念的革新，由它所带来的对档案信息资源的开发观念、效益观念、服务的观念，促进档案利用服务走上了一条良性循环的发展道路，也推动了档案事业的多元化发展。
注 释：
①胡振风：《论档案信息的有偿服务》，《档案学研究》1995年第3期
②赵连裕：《档案利用收费制度的改革势在必行》，《陕西档案》1994年第3期
③张冰：《档案利用收费的据、理、利、弊》，《档案学通讯》1999年第2期
④徐波、遇兴东：《新形式下档案利用收费应审慎》，《山东档案》1999年第5期
⑤转引自陈贤华：《读档札记三则——对档案的负价值、实物档案和有偿服务的异议》，《档案学通讯》1994年第4期