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浅谈社会档案信息需求规律及影响因素
发布人: 发布时间: 2014-12-23 作者: 访问次数: 9

一、社会档案信息需求状态

人存在于社会就一定有需求,如同生物界中的生存需求一样,是一种自然存在的状态。在需求理论研究中,最具代表性的是马斯洛(Abrham Maslow)的需求层次论,他将人类需求分为5个层次,即生理需求、安全需求、情感需求、尊敬需求、自我实现需求。其理论有两个基本特点:一是人是有需求的,其需求取决于他们已经得到了什么,尚缺少什么,只有尚未满足的需求才会激发行为;二是人的需求存在着轻重缓急,有着不同的层次,在某一层次需求得到满足后,另一层次的需求才会出现。①综合马斯洛关于人类需求层次的理论,我们将社会档案信息需求概括为三个方面:

1.社会生活中的档案信息需求。地球上所有生物在生存发展中都必然会产生对信息的需求,就生存意义而言,人与动物具有某些相似性。因此,人们生活中的信息需求可以视为一种最基本的社会需求,而社会档案信息需求便是其中的一种。档案信息产生于人类社会生活的方方面面,又反映和记录了人类生活的方方面面,它为全人类生活所需要。尤其是近年来,人的活动要素已从体力活动占优势的领域转移到意识、心理、精神和创造活动领域,从而更具有思想、信念和意识性,反映了兴趣、爱好、休闲等方面的精神需要,这一状况表现在档案信息需求上,则是人类生存以外的精神、文化生活方面的档案信息需求。

2.职业工作中的档案信息需求。社会是一个整体,存在着各种职业分工,由于职业的不同,人们在各自的工作中自然会产生与职业相关的不同的档案信息需求:1)管理人员主要任务是制定战略规划、政策法规,进行控制和调节,作出重大决策等,因而他们需要的是与决策、管理有关的档案信息,以了解过去的做法作为今天的借鉴;(2)科研人员的主要任务是揭示自然和社会运动规律,指导社会实践,因而他们需要的是丰富、齐全的第一手资料或者未经加工的、直接来自于科学实验或社会实践中的档案资料;(3)工程技术人员的主要任务是创造各种产品、工具,因而他们需要的是集中于某一专业方向的综合性档案信息,能够解决生产实践中遇到的具体问题;(4)教学人员的主要任务是把本学科的基础知识和最新发展动向系统地传授给学生,因而他们需要成熟可靠、完整系统的档案信息,以把正确的观点传授给学生。②

3.社会化中的档案信息需求。人的社会化是从儿童阶段开始的,处于不同时期的人,具有不同的社会化课题,因而对于档案信息的需求也各不相同。儿童社会化是逐步深化的过程,在这一时期,人的需要是反映社会生活习惯、原始规范等方面的信息,因而这一时期的社会化是对档案信息需求的最原始阶段;少年时期的社会化主要是在小学和初中阶段进行的,以吸收知识信息为主要目标,由于这一时期人已经具备了抽象思维和复合思维能力,因而对于档案信息的需求也就具备了智能化的特征;青年社会化侧重的是对专业知识的获取或社会实践信息需求,表现在对家庭、社会、生活环境、工作环境、人际关系、思想、精神等方面的档案信息的需求;中老年社会化更为侧重的是对稳定的生活及工作状态、社会地位、休闲以及精神追求等方面的档案信息需求。

二、社会档案信息需求规律研究

社会档案信息需求与一定的政治、经济、科学、技术、文化发展的水平状况密切相关,同时也与档案信息利用者的主观行为、动机和目的有关,它是一种动态的、变化发展的现象,其形成与发展具有一定的规律性。具体是:

1.社会档案信息资源普遍性需求规律。随着社会的发展和历史的进步,社会生产和生活的各个领域对档案信息的需求也日益普遍。主要表现在三个方面:(1)人类在各个领域的社会活动和社会行为无一不在一定程度上受到档案信息资源的影响,都会或多或少地利用或接触档案信息;(2)档案是人类文明的产物,是民族文化的集中体现,是人类历史文化传承的手段,当今世界文明的发展,任何一个国家、地区、民族的存在与发展都离不开对档案信息的开发和利用;(3)当今时代,尤其是信息时代的到来,使得人类自他们成为一个社会个体生命形成那天起,就无时无刻不与档案信息资源相联系,也就是说,档案信息需求的普遍性不但同每一个社会成员相联系,而且与每一个成员的每一人生阶段相联系。人类社会的生存与发展对档案信息需求的普遍性,也就成为了档案信息资源为人类全社会共享最有力的理论依据之一。

2.社会档案信息地域性需求规律。社会的发展总是在其特定的地域环境中实现的,不同的地域环境影响着社会的政治、经济、科学文化的发展,影响着社会档案信息的形成,也必然影响着社会对档案信息的需求,使得社会档案信息需求呈现出地域性差异。例如我国东部地区经济相对比较发达,社会档案意识也相对比较强,因而对档案信息的需求量相对就比较大,而中西部地区相对比较落后,档案意识比较薄弱,因而对档案信息的需求就比较小。发达国家和发展中国家乃至经济文化落后国家和地区之间,其社会整体发达程度和状况、社会文化意识、道德观念、风俗习惯、价值形态、社会历史发展等的不同,也会造成社会档案信息需求的不同。

3.社会档案信息的专业性需求规律。当今世界,随着社会分工以及职业化的深入发展,人们的信息需求越来越朝着专业化的方向发展。处于特定社会范围中的各个具体档案信息使用单位和个人,由于职业或行业原因,对档案信息的需求表现出越来越强烈的专业化发展趋势。如管理机构及其人员大多需要与决策有关的档案信息;科研部门及其人员希望获得一些数量众多、内容丰富、直接来源于科学实验和社会实践的档案资料;教育部门及其工作者可能更需要一些内容丰富、较为成熟可靠的档案信息,等等。档案信息需求的专业化发展趋势既是社会化大分工的必然结果,也是社会档案信息需求多样化的集中体现和必然要求。

4、社会档案信息层次化需求规律。上述档案信息资源的普遍性、地域性以及专业性需求规律研究,都是对其进行平面分析的结果,如果对社会档案信息需求进行纵向的分析,还会发现其有着十分显著的层次性需求规律,表现为三个方面的层次需求,即社会科研与技术开发创新层面的档案信息需求、社会管理与生产层面的档案信息需求、社会文化普及与日常生活层面的档案信息需求(如图一)。从图中可以看出,社会档案信息需求层次结构从整体上看是一个金字塔形结构,社会对档案信息的需求,一方面表现为对质(知识、学术层面)的需求,一方面表现为对量(社会档案信息量)的需求。对这一金字塔形结构进行仔细分析可以看出,社会档案信息需求在量上自上而下逐层增加,在质上是自下而上逐层深化。当然这种需求量的逐层增加和质的逐层深化并不是一成不变的,它是一个动态的、随着社会的变化、发展而不断发展和提高的。

 

 

 

 

三、影响社会档案信息需求的因素

(一)客观因素

1.馆藏因素。主要体现在:一是馆藏资源贫乏,信息量少,与我国悠久的历史和丰富的现实生活相比较,是极不相称的,而且馆藏也不合理,反映政治生活的档案材料多,反映经济、科研活动的档案材料少;反映一般性工作活动的材料多,反映地方性和专业性特色的档案材料少;从载体上看,纸质档案材料多,胶片、磁带、光盘和电子档案材料少;反映建国后的档案材料多,反映建国前尤其是明清以前的档案材料少,等等;二是馆藏档案质量不高,忽视了对进馆档案的严格鉴定和把关,有些案卷的文件分类不够科学,组卷不合理,案卷标题不确切、不规范,文件的内容没有充分的反映出来,有些档案收集不齐全、不完整,影响利用者利用;三是馆藏档案内容陈旧,馆藏重复,许多无保存价值或超过保管期限的档案滞留在档案馆,没有进行相应的处理,导致对馆藏档案的整理、开发不利,直接影响档案信息的需求。

2.社会环境因素。首先是来自于政治环境的影响。档案是人们实践活动中直接形成的第一手资料,是最原始的记录,许多档案信息涉及到党和国家的重大政治、军事、经济、外交和尖端科学技术等方面,具有高度的机密性,一旦泄露出去,将会严重的影响党和国家的安全、稳定,而且许多档案来源于不同的单位、组织或者个人,包含着许多与他们切身利益相关的信息,不宜对外开放。其次是来自于经济环境的影响。早在15年前瑞士的奥斯卡·高耶就指出:“档案馆今天所面临的挑战,使其所担负的职责与所拥有的资金差距越来越凸出。而且越来越严重。” ③我国正处在社会主义初级阶段,生产力发展水平不高,经济也不够发达,因而经济环境给社会档案信息的需求带来了重大的影响。再次是来自于文化环境的影响。社会文明程度以及人们文化知识水平的高低直接影响着社会档案信息需求,社会越文明,人们的文化水平越高,社会档案信息需求就越大,反之,则相反。目前,我国的社会文明程度及人们的文化知识水平都在提高,但从整体上说,还是相对比较落后,而且层次不齐、差异较大,这也使得社会档案信息需求受到了限制。

3.语言因素。在档案信息流动过程中,利用者和档案机构之间必须要有共同的意义空间,也即双方必须要有共同的理解,而语言是这一共同理解的桥梁。现阶段,影响档案信息需求的语言因素有:(1)档案语言障碍。档案信息往往是通过档案语言,如《中国档案分类法》等加以组织存储和检索的,人为的这种检索语言无疑限制了人们对档案信息的利用,对于那些未掌握《中国档案分类法》的人来说,组织和检索档案信息的难度就更大了。(2)族群语言障碍。首先是中外语言交流障碍,现代社会,国际档案交流和合作越来越频繁,档案信息的国际间流动也越来越显著,然而语言问题是横亘在许多利用者面前的一座难以逾越的障碍,许多利用者不具备外语能力而无法利用外文档案资料,同样,我国许多优秀的档案文献也无法被外国人所利用;其次,我国是一个多民族的国家,这些民族在其日常社会活动中形成了许多用民族语言记录的档案资料,这些珍贵的档案资料因为民族语言的不同而很难在民间流动,造成信息利用障碍。(3)专业语言障碍。首先档案学是一门独立的学科,拥有自己的专业术语体系,这使得档案信息在向非档案专业人员进行传输时受到制约;其次,档案中记载的内容信息具有专业性,这使得其他专业的人员在利用时受到制约。

(二)主观障碍

1.观念因素。长期以来,档案部门的传统观念与社会档案信息需求的客观要求形成了矛盾,具体体现在:一是“重保密,轻开放”的观念。长期以来由于档案信息中多涉及党和国家的重大政治、经济、军事及其他各方面问题,或者涉及组织或私人的切身利益,因而其流通范围受到一定的限制,这些有其存在的客观理由,但是目前许多档案机构过分地强调档案工作的机密性和政治性,重保密,轻开放;二是“重收藏保管,轻开放利用”观念。自古至今,我国的档案机构都十分重视对馆藏档案的收集,某些馆(室)甚至出现了“胀库”的现象,而档案信息开发利用工作十分不力,大量有价值的档案信息未被开发供社会利用,这固然有其客观原因,但从根本上来说还是档案部门从思想到工作上都只强调收藏保管,而忽视了开发利用;三是“重安逸,轻竞争”的观念。使得档案部门和工作人员怯于竞争,没有主动的服务意识,不能将自身置身于日益激烈的信息竞争市场,其工作仍停留在“坐等上门”的被动服务的状态,同时也未能本着“用户至上”的观念来简化利用手续,提高服务质量,从而严重挫伤了利用者的积极性,影响用户的信息需求。④

2.心理因素。利用者的行为心理对档案信息需求有着很大的影响,不同年龄、不同性格、不同职业以及有无利用档案的经验等都对他们在利用活动中的心理状况产生不同程度的影响。一般情况下,利用者在获取档案信息时都具有以下几个方面的行为心理:一是求尊心理,任何一个利用者在获取档案信息时都希望能够受到档案机构和工作人员的热情接待和尊重;二是求快心理,利用者在获取信息时都希望在最短的时间内获得自己想要的档案材料;三是实用心理,利用者都希望自己获得的档案信息能够解决实际问题,能够满足自己的需要;四是习惯心理,利用者都有自己获取档案信息的习惯,因而他们也希望按照自己的意愿和习惯获取档案信息。这些行为心理如果能被意识到并加以利用,将有利于促进利用者的档案信息需求,但是,如果这些行为心理被忽视或者利用不当,则会极大地影响社会档案信息需求。

 

 

 

注释:

①转引自胡昌平:《现代信息管理机制研究》,武汉:武汉大学出版社,2004年第9192

②参考周晓英:《档案信息论》,北京:中国人民大学出版社,2000年第186

③《第十四届国际档案大会报告集》,北京:档案出版社,1986年第20

    ④参考巩宝荣,《论档案信息传播的障碍》,《档案管理》,2001年第1

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