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研究生学位评审档案的管理与规范
发布人: 发布时间: 2014-12-23 作者: 访问次数: 38

一、研究生学位评审档案的内容、形成过程及基本要求

1、研究生学位评审材料的类别。研究生学位评审材料按其类别的不同可分为博士学位评审材料和硕士学位评审材料两大类,同时根据学历过程的不同又可分为博士学位评审材料、硕士(工程硕士)学位评审材料、同等学硕士学位评审材料等小类,而且不同小类包含的内容也不尽相同。博士学位评审材料包含:(1)博士学位申请审批书;(2)博士学位论文资格审查表;(3)博士学位论文评阅情况汇总表;(4)博士学位论文评阅书;(5)博士学位论文答辩审批表;(6)博士学位论文答辩委员会选票;(7)学科学位评定委员会选票;(8)授予单位学位评定委员会选票等八项材料。硕士(工程硕士)学位评审材料包含:(1)硕士学位申请审批书;(2)硕士学位论文评阅意见书;(3)硕士学位论文答辩委员会选票;(4)学科学位评定委员会选票。同等学力硕士学位评审材料包含:(1)在职人员以研究生毕业同等学力申请硕士学位审批书;(2)在职人员申请硕士学位推荐表;(3)在职人员以研究生毕业同等学力申请硕士学位资格初审表;(4)本科毕业证书、英语全国统考证书;(5)硕士学位论文评阅意见书;(6)学位论文答辩委员会选票;(7)学科学位评定委员会选票;(8)授予单位学位评定委员会选票等八项材料。

2、研究生学位评审档案的形成过程。研究生学位评审档案的形成过程分为两个阶段。第一阶段就是评审材料的形成过程:在这个过程中要将评审材料通过纸张加以记录,对每一份材料要求规范填写真实记录是保证案卷质量的前提,也是档案存在的意义,只有规范研究生学位评审的过程,才能保证形成准确、系统、有效、完整的研究生学位评审材料。

研究生学位评审档案的最后形成,还需要专兼职档案人员对研究生学位评审材料进行分类整理、编号、著录、编目、装订、排架、进行实时归档等第二阶段过程。研究生学位评审材料只有通过这两个阶段的过程,才能将分散的研究生学位评审材料加工成真正意义上的研究生学位评审档案。只有完整的研究生学位评审档案,才能实现研究生学位授予单位档案工作的基本目的,为学生和社会服务,对学生和社会负责。

3、研究生学位评审档案的基本要求。研究生学位评审档案立卷的基本目的就是要长期有效地记录研究生获取学位的过程,研究生学位评审档案必须满足如下基本要求:(1)不得随意涂改;(2)不得使用纯蓝钢笔、圆珠笔、铅笔、彩笔等不耐久字迹材料书写;(3)不得使用复印件、所有归档材料一律使用原件归档;(4)凡需签名、盖章、审核意见、日期等处必须填写,缺一不可;(5)基本信息、相关内容务必填写完整;尤其注意学号、姓名、专业、导师姓名等基本信息,切勿漏填。

二、影响当前研究生学位评审档案完备性的突出问题

笔者将某高校三年来研究生评审材料案卷中出现的问题进行了初步的统计,其结果如下:

表:某高校2005——2007年(届)研究生评审材料案卷质量检查统计表(略)

根据上表的统计,当前研究生学位评审材料案卷中的突出问题可以归结为如下几个方面:

1、用笔墨水不规范的问题。从统计表可以看出,使用圆珠笔、纯蓝墨水笔的研究生学位评审材料占问题数的38%在档案库房中,霉菌是危害档案载体的一种主要微生物,不仅影响纸张耐久性,而且影响字迹的耐久性。蓝黑墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、红印台油等字迹色差的变化受水的影响较大,短期(15)作用时,色差普遍偏大,随时间的延长,霉菌的综合作用使染料字迹褪色。温度、湿度对碳素墨水字迹基本无影响[1]。所以存档的材料要求用碳素墨水或黑色水笔。此类问题主要出现在论文评阅意见书中,评阅人对研究生的评阅意见应该持严谨而认真的态度,怎么可以随手拿着圆珠笔、纯蓝墨水就将科学而严谨的评阅意见写上呢?这可是应该永久保存的档案材料。参与评阅的专家教授不仅应该埋头治学,还要有意识地将大学精神用档案这个时光隧道传承下去。

2、审阅签署的问题。从案卷质量问题表可知,漏签名占总问题数的16%、漏盖章占总问题数的4%、日期未填占总问题数的21%、其它栏目未填全问题占总问题数的13%学位申请审批书审查签名处涉及很多环节:学院、审核人、导师、导师组组长、学位评定分委员会主任、答辩记录人、答辩委员会主席、委员、最后是研究生培养单位学位委员会等。这些层层审批程序是任何研究生培养单位都不会也不可能少的,如果一个环节没有通过,这个学生都不可能拿到学位。但我们每年的评审材料交到档案馆发现漏签名、未盖章和未填日期情况较多。审批书和评阅意见书上个别栏目未填,比如:曾获何学位授予单位及时间、记录人、论文题目等。这种遗漏现象我们暂且用“疏忽”定论,但是如果档案馆的同志在检查案卷中也对该问题“疏忽”而过,那么问题卷保管、查阅利用的完整性、真实性和利用价值又由谁来鉴证呢?是不是过几年、几十年或更长的时间,当事人再去找责任者一一佐证,但那时签字人又在哪里?他还能回忆起当时发生的事情吗?对待研究生的近二十年的寒窗的重要凭证如此马虎,这还怎么能谈得上教育的公平性呢?

3、专业未填、学号未写。这类问题占总问题数8%,主要发生在研究生学位论文评阅意见书上。研究生的专业是他在培养单位的研究方向,这个问题是乎不应该发生,但确实是每年都存在,并没有成下降趋势,如果“意见书”不写学号专业,那用计算机查出有3个张三,那么哪个张三是他呢?到时将三人的材料都提出,再一一核对信息?

4、姓名和学号著录错误的问题。姓名和学号著录错误的问题在评审材料归档中,虽然只占凤毛麟角,但还是值得注意。在著录时,正题名、姓名、学号、专业都等信息不能输错,现在都是计算机检索,而检索的关键环节是档案著录的工作质量,如果著录信息错误,数据库是最“较真”的,稍有著录不慎就会给查阅利用带来不应有的麻烦。前3点问题都属于档案材料形成前期的问题,第4点是档案兼职员粗心所至。上述问题虽然在档案馆专职档案员对案卷细心检查中得以发现和整改,但各职能部门在研究生学位材料形成过程中以高度的责任心和对历史负责的态度切实解决这些问题,是各职能部门的基本职责。

三、确保研究生学位档案完备性的建议

确保研究生学位评审档案完备性涉及研究生培养单位众多的部门,不是单纯依靠档案馆和专兼职档案人员所能解决的,而还需要研究生培养单位的有关部门在形成研究生学位档案的过程中来解决问题。

1、学位管理部门要督促各级学位委员会履行自己的职责。学位管理部门要对上述问题引起高度的重视,坚持将档案意识贯穿到各学位授予点、导师组、院系、分学位委员会、校学位委员会工作的各个环节。学位委员会、答辩委员会的成员都是学位评审的中坚力量,学位审批材料一般由他们完成,如果他们档案意识提高了,在评阅意见书中就会大大减少用笔不规范的问题、就会杜绝漏签字、漏写日期的现象;校学位委员会具有审阅研究生学位评审材料是否都履行了签发手续、是否符合审批权限和归档要求的职责,严把材料的质量关。但由于档案意识的薄弱,以至于在批量化生产高级人才的学位审批盖章程序中偶尔会出现了漏盖学位委员会的章问题。所以,各委员档案意识的提高和档案法的普及对确保研究生学位档案质量的完备性具有决定作用。

2、学院领导要提升服务型观念,解决实际问题。学院领导不要将“三纳入、四同步”流于形式,在计划中带上一笔,在总结中提上一句,而在实际工作中不闻不问,在向档案馆移交案卷时,也让兼职档案员在备考表中的检查人(一般是分管院长)栏目上代盖上检查人的章,而检查人对案卷的质量一无所知。分管领导对兼职档案员在文件收集、整理中碰到的困难应积极与相关部门的领导、干事协调,使他们能够顺利完成任务,并且应履行检查案卷质量的职责。学院领导在每年学位评审前的专家教授和相关人员的会议上应该倡导档案意识,灌输档案知识,将用笔的规范性、签字及日期等的完整性等重要性强调出来,就一定能将相关问题减少到最低限度。

3、学院要培育兼职档案员的奉献精神,激发参与热情,保持队伍的稳定性。学院领导应培育兼职档案员的奉献精神,激发他们的参与热情,保持队伍的稳定性。一方面要消除兼职档案员的浮躁之风,另一方面也要改进兼职档案员职责和利益不均衡的问题。有职责也应该有相应的利益,不要只讲职责,不讲利益;要全方位调动他们的主观能动性,肯定他们的成绩,做到职、责、利相一致;这样才有利于保持档案队伍的稳定性。队伍稳定了,他们的能力和经验年复一年地增加,那么就会减少页号疏漏、选票粘贴不规范、著录信息(姓名、学号、专业等)不全或者错误等问题。

4、档案馆要加强对档案人员的培训,树立信任、平等、参与等意识。首先,档案馆要按照技能型、应用型及实用型的档案人才培养目标,认真开展每年一度的档案员的培训工作,除了培训专兼职档案员的基本操作程序、步骤、软件应用和档案法规外,还应将上年度发现的普遍性问题作为“案例”加以分析,提醒他们在操作中予以注意。通过加强对院、系()处专兼职档案人员的专业培训,提高研究生学位档案的归档技能和档案软件的操作水平。其次,在培训中还应该以拓展视野、拓展知识为目标,让档案人员及时了解国内外档案领域的新动态、新技术,了解掌握国家、省市和高校有关档案发展的新部署、新要求[2],增强兼职档案人员为教学服务问责、善志的意识,发展上下之间信任、平等、参与等意识。研究生兼职档案员主动性强了、工作做好了、精神境界也升华了,以这样的精神面貌投入到工作中,档案工作也就进入良性循环状态[3];让他们转变思想,“把我为档案馆做档案”转变成与档案馆的一种和谐互动,增强档案员的自身自治、自主能力,把做好研究生学位评审档案工作作为一种历史使命,以高度的责任心来确保研究生学位评审档案的完整性,提高档案工作质量和水平,使高校档案工作充分发挥“存史、资政、育人”的社会功能。

参考文献:

[1]郭莉珠 张美芳 韩秀琴 闫政.中国人民大学.档案学院霉菌对传统档案字迹的影响[J].档案学通讯,2002(6).

[2]吴辰. 大力加强档案教育培训保障档案事业又好又快发展[J]. 上海档案,2007(11).

[3]齐丽华.努力营造档案资源建设和谐发展的新局面[J] . 档案与建造, 2005(10)

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