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论高校档案目录数据库建设的准确性问题
发布人: 发布时间: 2014-12-23 作者: 访问次数: 7

有次,笔者要查一个与“师资队伍建设”有关的文件,于是就选了“师资队伍”作检索词到档案管理系统中去查找,结果无论是从案卷目录还是卷内目录途径入手,均未查到所要的结果。然而改用“师资”再进行查找,却在众多显示条目中找到了目标文件。当时,笔者好生疑惑:为何前后两次检索结果会有如此差异?后经仔细验看,发觉要找的那个文件的正题名著录有误,错将“师资队伍”输录成了“师资单位”(“队伍”和“单位”的联想汉语拼音均可用“dw”)。实际上,类似的问题在档案信息著录过程中并不少见。然而,就是这样一个小小的错误,却为我们的查询工作带来了麻烦,多花点时间能找到结果也就算了,就怕这种著录的不准确性导致“谎报军情”——误导我们的查询人员说“要找的文件材料没有归档”。

高校档案信息化建设的快速发展,为档案工作开辟了一个崭新的天地。依靠计算机管理档案,是当前和今后高校档案工作发展的必然选择,而档案目录数据库建设是实现计算机管理档案最基本的先决条件,数据库建设的准确性状况将直接关系到档案管理的水平和成效。经过数十年的发展,记录着高校各类信息的档案已有相当规模,特别是近年来许多高校纷纷扩大办学规模,案卷年增加量上万的学校也不在少数。馆藏档案数量增长速度如此惊人,继续靠手工管理,显然不堪重负。然而要计算机来胜任此项工作并发挥好作用,除了档案管理系统设计合理、运行安全、操作方便外,数据信息著录的准确性问题已非同小可。因为在手工管理档案时代,查找档案时一般需要利用者提供比较详细和多条线索,检索的途径虽单一,但工作人员寻找档案的态度是比较审慎的,通常是“找找看”,这卷没有,再看看别的可能案卷。查询过程虽与案卷题名有关,但对案卷名著录是否完全准确影响不大,因为工作人员在翻阅目录的过程中他们的眼睛有即时“辩错”的能力。但是,依靠计算机数据库系统来管理档案时就没有这种变通的余地了,计算机是非常死板的,它查询时需要条件的全匹配,否则就会告知你无检索结果。

要确保高校档案数据库信息的准确性,一要全面提高档案管理人员的业务技能,二要培育他们爱岗敬业的精神和精益求精的工作作风,三要确立完备的相关制度。

确保档案数据库信息准确,与档案人员的业务素质有密切关系,包括对档案管理学基本概念、文件材料归档各环节的要求和步骤的了解,对计算机操作技能和档案管理系统熟练掌握的程度等。众所周知,文件材料要成为档案,必须要进行“档案化”处理,其中非常重要的一个环节就是整理组卷。要组好卷,就要根据卷内文件的排列情况和内容等要素拟定规范、准确的案卷标题,这是描述案卷所包含文件的高度集中体现,是档案人员必须掌握的基本功。案卷名形成时不确定、不贴切,是数据库信息最大的不准确。如:案卷名过于简单化、没有完全涵盖卷内文件的表征甚至牛头不对马嘴,这将对数据库准确性造成“先天性”的缺陷,难以弥补。工作中经常遇到许多要查的文件根本无法从案卷名途径去查到,原因就是档案人员没有掌握好拟写卷标题的要领,没有起好符合要求的案卷名。所以,高校档案馆要不断增强档案人员的业务素质,并要从信息管理学的角度来强调档案信息形成时的准确性,把握住这一关键性的源头。其次,档案信息是靠广大的档案人员向计算机系统录入的,档案人员必须具备一定的计算机操作技能,特别对档案管理系统的操作要做到熟练掌握。我们发现有许多档案信息著录不正确,有的是对系统分类设置没有选准,录错了地方,有的是录入过程中有事走开,没有保存,下班又照常关机,使信息在不经意中丢失了,有的是在修改案卷信息时误将与之对应的文件信息挪了地方等等。所以,提高档案人员对系统的正确操作能力是非常迫切的,否则档案信息数据库的准确度就难以得到有效保证。

培育档案人员的敬业精神,对确保档案数据库信息规范建立有直接影响。在众多的档案查询实例中,我们发现众多档案信息的著录错误是不应该发生的,如字漏输、字输错、词序颠倒。对于这些情况,最有效的解决办法是要教育档案人员,让档案人员树立起正确的工作态度和爱岗敬业的精神,要明白现在工作中的这些疏忽会对将来的查询带来严重的后果。要避免这些错误,也并非难事。录入时要专心致志,不要开小差,不要一味地追求录入的速度,而要讲究准确性,输好一条,检查一条,保存一条。该输的字段,不要漏输,也不要跳着输,绝对不要一边上网浏览,一边做录入工作,更不允许同时上网聊天。对卷内目录的输入要做到一字不拉,不要嫌麻烦而自行缩减条目。对于文件的文号,要尽量使用统一的年度括号,责任者绝对不要输成缩写,如国家教育委员会输成“国家教委”、上海市科学技术委员会输成“市科委”等,归档单位也不要用学校内部的习惯俗称,而要用统一规定的全称。只有在数据信息形成过程中做到慎之又慎、精益求精,才能确保其较高的准确性。

相关制度的确立,对档案数据库建设的准确性有极大的保证作用。一要健全档案管理工作的各项业务规范,要对档案人员进行经常性的培训,使他们管理档案的能力不断地得到提高,胜任好岗位工作。要将文件材料归档细则、流程等印制成书面材料,分发到每一位人员手中,对照执行。有条件的学校,最好要对档案人员进行必要的业务技能测试,实施上岗证制度。二要对数据库信息建设落实检查审核制度。现在,好多高校馆藏档案的目录输入工作是由档案馆职工自己完成的,其质量基本能够保证,但对于采取勤工助学方式或请专业公司人员来实施输入任务时,必须要组织档案馆人员对其进行逐条审核、检查,发现错误及时纠正。对于增量档案的目录信息输入,大多数是由学校各职能部门和学院的兼职档案员来完成的,对此也要做好审核检查工作。其做法可以是让兼职档案员先行自查,然后是档案馆人员抽查,抽查中一旦发现有错,就要及时将信息返回给他们,而不是纠正了就算,要举一反三,要让兼职档案员自己去订正,以免今后再犯类似的错误。在日后查询利用过程中,对数据库信息的准确性也可以制订相关的检查制度,如规定只要使用数据库,就要同时对其信息进行例行检查,发现疑点,就要马上将对应的案卷、文件取出来加以核对,有错就改,确保数据库信息的错误率降至最低程度。

高校档案馆作为学校重要的信息资源保存地和查阅窗口,承担着为学校教学、科研和管理工作以及社会各界方方面面提供各种信息支撑的重任,若档案数据库信息准确性有任何差池的话,小则耽误时间,影响信誉,大则违背事实,造成失职,甚至威胁到学校和他人的利益。对此,高校档案馆同仁务必引起足够重视,脚踏实地,花点功夫,把我们赖依生存的档案数据库建设好,真正担当起档案馆存史、管理和服务的责任,发挥高校档案应有的作用。

 

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