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关于档案利用工作中“软肋”问题的思考
发布人: 发布时间: 2014-12-23 作者: 访问次数: 7

当前,我国改革发展正处于关键时期,如何做好档案利用工作为社会主义的政治文明、精神文明、物质文明建设服务,已显得十分重要,也是摆在广大档案工作者面前的重大课题。

一、我国档案利用发展的基本情况

改革开放以前,我国公众对档案的利用几乎是空白。档案馆是机密重地,公众不能随意进入。改革开放以后,党和国家对档案的开放和利用予以了重视。19879月通过了《中华人民共和国档案法》,并且于1996年进行了修正。从法律上规定了“档案馆应当定期公布开放档案的目录并为档案的利用创造条件,简化手续,提供方便”、“中华人民共和国公民和组织持有合法证明,可以利用已经开放的档案。”档案馆对档案利用面向公众的服务工作开始了新的路程,而且一大批具有社会服务性质的新型档案机构如雨后春笋般地涌现出来,少数公众对档案利用有所认识,他们走进了神秘的殿堂。据有关部门统计,我国各级各类档案馆档案的开放量1994年为16.2%1996年为19.7%1998年为22.5%不难看出,公众对档案的利用是呈上升趋势的,尽管步伐是缓慢的。进入21世纪以来,为适应国民经济的发展,档案利用工作得到进一步的加强。为在法律允许范围内档案利用提供方便,有的地方开始了“现行文件利用中心的建立”,特别是随着档案馆管理技术手段的更新,中国国家档案馆和一些省市档案馆信息网络的建立,更为公众对档案的利用开辟了新天地。

二、我国档案利用与发达国家的差距

与发达国家如美国相比,我国在档案利用上还存在一定的差距。

一是档案利用意识上的差距。美国公众的档案利用意识非常强烈,利用档案解决各自工作、学习和生活中的问题已成为众多美国人的自觉行动。大多数美国人认为,档案既然是国家的财富,就应该为国民服务。对档案,如果不积极地予以利用,那就失去了存在的意义。对于从事档案工作的档案工作者来说,服务意识极强。他们把提供档案服务,当作自己的首要任务。正如美国的档案学家谢伦伯格所说的:“档案部门进行各种努力的目的,就是把有价值的文件保存下来,使它可供利用”。在我国,大多数公众对档案的利用认识肤浅,利用意识薄弱,利用档案解决工作、学习、生活中的问题的积极性欠缺。对于档案工作者来说,虽然对档案的利用有一定的认识,但是部分同志服务意识不够,一到实际工作中,服务欠主动,服务态度冷淡就表现出来了。

二是档案利用方式上的差距。美国十分重视以不同的方式来加快档案利用的进程,提高档案利用的效果。如,美国很重视利用举办展览的方式向公众展示本国珍贵的历史文化遗产,特别是美国国家档案馆设立了永久性展览厅,常年用专柜展出美国最珍贵的文件。美国还十分重视档案咨询服务。档案馆设有专职的咨询人员,利用者可以交函或通过电话,请示利用工作中的难题,或请他们帮助查找档案文献。利用者还可直接到“目录服务部”与档案工作者讨论研究课题,了解可能要利用的文件的范围。此外,在美国,档案馆能以缩微品、复制品代替档案原件提供利用,而且可以让公众通过互联网来利用它的档案资料。在我国,我们也举办档案展览。中央第一档案馆从1981年举办“纪念辛亥革命六十周年展览”开始,到2004年止,共举办了三十余次大型展览,确实起到了很好的利用效果,但是作为一个具有五千年文明历史的大国,没有专门档案展览馆,不能不是一件遗憾的事。我国也采取了分发目录、电话调卷、开架阅览等多种服务方式。为了提高档案管理现代化水平,方便利用者,我国许多档案馆都已经购置了计算机、刻录机、扫描仪、打印机、复印机等现代化的办公室设备,但是思想素质好、服务态度好、精通业务的专职队伍的建设任重道远。

三是档案利用手续和服务质量上的差距。在美国,在法律允许范围内的开放利用的档案,接待用户手续简单,只需填一份登记表就行了,没有任何门槛,而且能热情地免费提供各种信息指南,提供饮水、复印、扫描和上网等服务。在我国,利用手续比较繁琐,在法律允许范围内的开放利用的档案,利用者除了持有身份证外,还要有单位介绍证明,有些甚至要通过领导的批准。毫无疑问,这成为公众对档案利用的一大障碍,也挫伤了利用者利用档案的积极性。

三、我国档案利用工作中存在的主要问题

从我国档案利用发展的基本情况与发达国家的差距中可知,公众对于档案的利用,纵向来看,我国发展很快;横向来看,我国与发达国家还存在一定的差距。同时,我们不难发现这样一个问题:我国档案利用的现代化技术基本上与国家现代化的发展是同步的,表现为“硬”;但是我国档案利用的思想观念、服务积极性却滞后于国家现代化发展,表现为“软”。两者显现出来的是不和谐状态。先进的技术装备因不能充分发挥利用的效果,而放在那里当摆设。这好像一辆性能极好的刚出厂的客车,放在车站的车棚里,不去载客,让旅客看看。吃“黄粮”的司机捧着一杯茶水,到车边逛一逛,又是一天。在档案利用上,与发达国家有差距不可怕,可怕的是落后保守的思想意识和消极服务精神。可以说这是当前档案利用中的“软肋”,也可以说它是我国档案利用工作中的深层问题。因为档案的产生和档案的管理一开始就是单纯为上层统治服务,在漫长的封建专制社会里,档案一直被当作维护皇权的专利。从周代的“天府”、汉代的“兰台”、唐代的“史馆”,宋元的“架阁库”到清代的“皇史”都是如此。即使到了近现代,档案也是为政治服务。因此,档案利用工作中所存在的思想观念问题是一个历史传统性问题,如何解决这个问题,如何树立现代档案利用的思想观念是当前档案利用工作中要着力解决的重大问题。因为“观念是行动的先导,要有效地开发利用档案信息资源,首先必须转变过时的观念,确立全新的观念。”

四、坚持科学发展观,推进档案利用工作的发展

改革开放初期,为了把人们从计划经济的思想体系中解放出来,党和政府大力倡导实事求是、解放思想。正是那一场解放思想运动,使人们把眼光投向了世界,投向了未来。短短二十年,国家发生了翻天覆地的变化。政治、经济、军事、科技、教育、文化等各项事业都是飞跃地发展。档案事业也不例外,才有了今天档案技术手段的现代化、信息化。当前,全国都在落实科学发展观,即坚持以人为本、全面协调、可持续发展。可以说,这是我国改革开放关键时期的又一次解放思想运动。这给我们解决档案利用服务工作中的深层问题——思想认识障碍,带来了机遇。当前,我们要认认真真落实科学发展观,用科学发展观去解决档案利用工作中存在的问题,去推动档案利用工作的发展。

(一)树立以人为本的思想,强化档案工作者的服务意识。以人为本是科学发展观的核心。以人为本,就是以最广大人民的根本利益为本。在档案利用服务上,档案工作者必须树立以人为本的思想,一切都要从利用者的角度出发去想去做。每一个档案工作者都要明白,档案是历史给人类留下的原始记录,它汇集了浩瀚的知识和丰富的信息,是人类宝贵的历史文化财富,因此,档案工作是国家整体工作中的一个重要组成部分,档案工作者应该把“合理有效地开发档案信息资源,变档案潜在价值为现实价值,最大限度地服务于国家各项工作”当作自己的神圣职责。要以此为已任,积极主动热情地去创新服务,由被动走向主动,由单一化走向多样化,由为少数人服务走向为多数人服务。

(二)坚持全面协调的原则,提高公众的利用意识。我国公众档案利用意识薄弱,如何改变这种由历史传统文化造成的问题,这需要档案部门的努力,但也不是档案部门单方能解决的问题。我们应该遵照科学发展观中全面协调的原则来解决这个问题。在国家和政府的领导下,档案部门要加强与其他部门之间的协作,加大档案利用的宣传教育力度。每逢重大历史纪念日,要播放档案记录材料;报纸、电视广播要开设档案利用栏目,让利用的成果经常与大众见面;法律允许范围内已开放的档案的目录要在媒体上定期公布;举办档案利用展览要实施免费参观;让档案利用教育走入校园等等。通过各部门的协调合作来提高公众的利用意识,逐步形成档案利用的风气。

公众对档案的利用意识与档案工作者对档案的服务意识,是同一问题的两个方面。如果我们坚持科学发展观,把两个方面的思想教育工作都做好了,我国档案利用工作中的“软肋”问题将迎刃而解,一个崭新的档案利用局面将在我国又一次出现。

 

注释:

①宗培岭,对档案馆利用工作现状的思考,浙江档案,20009

②陈鸿康,中外档案界在档案利用上的共识,上海档案,19965

③马仁杰,新形势下我国档案利用工作的对策,档案学通讯,20005

参考文献:

[1]李财富,关于中美档案利用工作的比较,北京档案,19973

[2]赵莉,档案工作社会化与现代化档案咨询服务,档案时空,20044

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