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正确认识两大理论在电子文件管理中的指导作用
发布人: 发布时间: 2014-12-23 作者: 访问次数: 19

随着信息技术和网络技术的快速发展,一种全新的文件方式——电子文件越来越广泛且频繁地形成于各行各业以及各种数字环境中。由于电子文件这个新生事物有着不同于传统纸质文件的新特性,如:信息的非人工识读性、系统依赖性、信息与载体之间的可分离性、信息的易变性等,电子文件在生成、保管、传递和利用等方面对传统的纸质文件为主的文件管理理论和实践提出了巨大的挑战。越来越多的国外学者意识到文件管理理论的核心理论——文件生命周期理论所描述的文件运动过程阶段性太过分明,难以适应电子文件的特点,于是一种适合电子文件环境且能够给电子文件管理工作带来诸多便利的文件连续体理论便应运而生了。

(一)20世纪90年代,以澳大利亚档案学者弗兰克·厄普沃德为代表的一些档案学者在传统档案学思想、特里库克的后保管主义思想及安东尼·吉登斯的结构化理论的影响下提出了“文件连续体理论”,他们认为,电子文件的管理方式应该是“从文件形成(包括形成前、文件管理系统的设计)到文件作为档案保存和利用的管理全过程中连贯一致的管理方式”。这一理论构建了一个多维坐标系来描述文件的运动过程,揭示了文件运动在时间和空间的多维性、连续性和整体性。而文件生命周期理论基本内容为:文件从其形成到销毁或永久保存是一个完整的运动过程;这一过程依文件价值形态的变化可以划分为若干阶段;文件在每一阶段因其特定的价值形态而与服务对象、保存场所和管理形式之间存在一种对应关系。这一理论体现了文件运动的完整性、阶段性,并准确把握了文件管理与档案管理之间的本质联系。

文件连续体理论较之文件生命周期理论在电子文件管理中有其进步性,具体体现在以下三个方面:

其一,文件连续体理论跳出了传统文件线性运动观念,引入了空间“维”的概念,它构建了一个多维坐标体系来描述文件的运动过程。这一多维坐标体系包括保管轴、证据轴、事务处理轴和来源轴这四个坐标轴,其中保管轴是核心轴,文件连续体理论以文件的“创造、捕获、组织、聚合”四个管理步骤为主线,在一个多元时空的范围内,运用立体的、多维的研究方法,全方位地考察文件从单份文件到案卷到全宗到全宗群的运动和管理过程,研究了文件保管形式与业务环境的互动。而文件生命周期理论主要运用平面的、单维的研究方法,研究纸质文件从生成到处置的直线式运动过程,这种直线式的方法对描述电子文件运动的复杂状态很可能会有力不从心之感,因为传统文件的运动阶段大多顺向前进,但相当一部分电子文件在特殊情况下可能做逆向运动。

其二,文件连续体理论所提倡淡化文件运动的阶段性这一观点能更准确地揭示电子文件的运动特点,更有说服力的阐释电子文件不同于纸质文件的新特性,更好地保持电子文件管理的连贯性。由于电子文件从生成到处置并非是“按部就班”的线性过程,文件与档案在某种意义上具有不确定性和相互转化性,同份文件的不同版本可以在不同领域使用,有时一份非现行的电子文件经利用又以现行文件的“身份”出现。如果按照文件生命周期理论将文件和档案实行阶段式管理的话,那么档案管理工作将无从下手。因为在电子文件管理系统中,若“文件”和“档案”已难以区分,“文件管理”和“档案管理”的界限也无法明确,又何来谈对档案的有效管理呢?

其三,由于文件生命周期理论强调文件运动的阶段性,因此它认为“文件在每一个阶段因其特定的价值形态而与服务对象、保管场所和管理形式之间存在一种对应关系”如:它要求把有价值的非现行文件要集中存放在档案馆。而文件连续体理论淡化文件运动的阶段性,把文件看成一个无需明确分割的连续统一体,因此就不再要求相关因素的机械对应。如:某些科技文件,如果档案馆很难提供维护这些文件所需的昂贵的设备、软件和专门的人员,但这些文件形成机构有能力提供相应的条件对归档前后文件予以较好的维护的话,则它主张失去现行效用进入档案阶段的电子文件可以“分布式保管”在档案馆以及有关的形成机构中,无需移交到档案馆集中保管。显然,连续体理论更能顺应电子文件时代的发展要求。

(二)既然在电子文件时代,文件连续体理论较文件生命周期理论有无可比拟的指导优势,那么文件生命周期理论是否应该被文件连续体理论所替代呢?答案是否定的。其理由是:

首先,我国档案工作尚未完全进入电子文件时代,纸质文件的管理仍需文件生命周期理论的指导。纸质文件与电子文件将有相当长的共存时期。正如冯惠玲教授所说的:“电子文件与纸质文件管理共存的二元格局将会持续相当长的时间,因为从总体来说,功能的完全替代很难,也并非必须,‘无纸化’必须经历一个漫长的渐进过程。只要电子文件的安全性没有得到保证,人们就需要以纸质文件形式生效或将纸质副本作为重要的备份加以保存。”尽管有学者已从理论上证明了文件连续体理论对于纸质文件管理环境也具有适应性,但这种提法还有待实践和时间的检验,而文件生命周期理论是已被我国实践证明了的符合我国国情,满足我国纸质文件管理实践需要的一种极具生命力的文件管理理论。因此,只要纸质文件还大量应用于社会各领域,则文件生命周期理论对文件管理工作的实践指导意义就不会消亡。文件生命周期理论也就不能轻言被文件连续体理论所替代。

其次,文件生命周期理论传入我国后已得到了我国学者的发展,形成了新的文件生命周期理论。这种理论与文件连续体理论所表达的思想在许多方面都比较类似,如整体性方面,文档一体化方面等。黄霄羽教授在《文件生命周期理论在电子文件时代的修正和发展》一文中指出,文件连续体理论是文件生命周期理论在电子文件时代的补充,文件生命周期理论作为对文件运动过程及规律的科学揭示,在本质上仍然适用于电子文件。并进一步指出,只要对文件生命周期理论的基本内容进行部分调整和修正,这一理论完全能从容应对电子文件的挑战。何达多、金更达教授也在《新文件生命周期理论与文件连续体模式同一性探讨》一文中从理论研究对象、理论建立基础等方面论证了新文件生命周期理论与文件连续体模式的同一性,并提出两种理论在现行环境中的关系是互为补充的,而不是互为对立的。并且,他们认为:“文件生命周期理论并不是固定的,作为理论它本身具有灵活性、自我完善性和可持续发展性,在世界各国文件和档案工作者的不断探索和努力下,技术的应用、先进的管理思想以及文件和档案管理目标的优化最终将融入到理论本身。”

第三,概念化地理解文件生命周期理论,也能很好地描述电子文件的生命阶段,使文件生命周期理论在指导电子文件的管理中重新焕发生机。所谓概念化地理解文件生命周期理论,即摆脱传统纸质文件实体存放地点的束缚,主要根据对电子文件利用频率的高低来对电子文件生命阶段进行判断。具体来说,只要电子文件处于文件管理系统的使用之中,就可被视为现行文件,而存储在电子文件管理非当前系统中又能随时调用到当前系统的就是半现行文件,最后以磁盘、光盘等存储介质保存备用移交档案馆的就是非现行文件。只有从概念化的层次理解电子文件的生命周期,才能在具体管理上无需对文件生命周期理论进行重大修改。

(三)文件连续体理论是档案界在电子文件管理领域中的一大理论突破,它的出现为档案学注入了新鲜的空气和血液,在一定程度上反映了各国档案学者重视该学科在新形势下的改革,重视档案学理论的完善和发展。尽管文件连续体理论是我国引进介绍国外成果,缺少原创性色彩,然而我们大胆地把它从国外拿来这一做法是明智的。当然仅仅从外部把新理论拿来是不够的,重要的是要客观对待这种新理论并正确处理好与传统理论之间的关系,防止“保守”与“激进”这两种倾向。传统的文件生命周期理论虽然难以适应电子文件的特点,但对电子文件管理仍具有重要的指导作用。我们既要对引进的新理论加强研究、比较和借鉴,又要对传统理论进行修正、完善和发展,让新理论与传统理论互动共进。在它们的指导下使我国的电子文件管理走出一条具有自己特色的新道路。

 

注释:

①安小米:文件连续体模式对电子文件最优化管理的启示,《档案学通讯》,20023

②④冯惠玲:《电子文件管理教程》,中国人民大学出版社2001

③何嘉荪:文件连续体理论与文件生命周期理论,《档案学通讯》,20035

⑤冯惠玲:电子文件与纸质文件管理的共存与互动,《中国档案》,20042

⑥黄霄羽:文件生命周期理论在电子文件时代的修正与发展,《档案学研究》,20031

⑦何达多:新文件生命周期理论与文件连续体模式同一性探讨,《档案学研究》,20053

⑧饶圆:电子文件基本问题探析,《山东档案》,2004年(1

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