短讯
德国档案协会论档案鉴定的基本原则和方法
发布人: 发布时间: 2014-12-23 作者: 访问次数: 4

鉴定是档案人员的职责,它授权档案工作人员将政治活动和社会生活的记录转换为历史资源。鉴定职能的结果是记录被转变为历史研究和未来历史知识范围必需的基础。档案馆的基础工作就是将经鉴定具有永久保存价值的政治活动和社会生活记录组成案卷,有利于对民主机构进行回顾性说明和对过去时间的历史性重构。因此,档案员要判断哪些档案文件必须保存并可以为研究者和公众永久利用。基于此,德国档案工作者协会概括了档案鉴定的基本原则和方法。

1.基本原则在关于鉴定的具体决定尤其是未来的鉴定计划制定好之前,对于记录源头(记录的产生者)内的文件材料的更广泛的追踪必须指明。文献资料的目标必须基于对记录的产生和内容的深度分析,包括对潜在研究可能性的反映和评估。由此,建议对社会生活中相对显著之处以及如何反映在被鉴定的记录中进行鉴定。文件创建后应尽快鉴定。当我们从数量巨大的文件中挑选当时特殊的典型材料时,鉴定工作就显得十分重要。鉴定计划应由记录的当事人一同参与制定。档案人员应尽可能的为文件管理员提供相应的参考意见,根据规定来辅助文件管理员制定机构的中心文件登记制度,这些制度可以帮助文件管理员缩减由档案人员最终筛选的文件的数量。与登记者的积极合作十分必要,以便文件管理员导入和拓展数字化文件的电子进程,确保档案需求被适时考虑。

考虑到记录(特别是案例文件)冗长的情况时有发生,可以采取一定干预手段加以梳理或将有永久保留价值的文件分成若干部分(例如个人档案中的记录表),当然这种人为干预必须有据可查。来自各类机构、组织和政府机关的档案馆()应尽可能地相互协商,避免重复或交叉,以优化档案鉴定,认清大家在“什么值得保存”这一问题上彼此不同观点后,也应充分考虑到各自相反的兴趣。这很可能演变为一套标准化的实践方案。同时,关于文档作用、目的的争论也应邀请来自社会上各行各业和各机构的档案工作人员参加。

原则上,被称作纵向与横向的交叉合作档案鉴定已经过证实,它表明一种架构式的文件收集方法是可行且可靠的。一旦这项方案是由相关各部门联合认定,由所在档案和文件管理部门小心执行的,基于完善的纵横向鉴定方案基础上的销毁可以大胆地实施。当然这类方案在执行过程必须定期进行复审。政府部门记录的档案鉴定导致其保存的文件仅仅从一定的角度代表了特定的行政管理过程,极大的限制了档案表现社会生活的整体面貌。因此,档案人员应尽可能的保留源于他处的极为重要的文档记录(如私人遗产)去填补政府部门鉴定选择对象的不足。由于合作鉴定的意义显而易见,那些来自不同机构的档案人员就应该合作保存超出他们特定的收集范围和文档原则的档案。有时,条件许可的话,口述历史也可以作为补充添加到档案记录中。应考虑与研究人员和公众利用者的合作。每次鉴定结果都应有据可查,至少有常规的证明。

2.鉴定流程对于文件的鉴定,我们可以借鉴Robert Kretzschmar Hans-Juergen Hootmann/Kathatina Tiemann所制定的一套目录。在鉴定计划日渐完善的同时,文件实例也需经过查考。事实上,当在鉴定计划和项目中要鉴定个人文件时,对具体记录的检查也许十分必要。唯独针对任务和责任进行分析、而没有文件实例分析的鉴定,就像对每个案例文件各自进行调查一样不合适、不恰当。政府行政管理程序越正规,鉴定选择计划的执行就越合适。统计随机样本特别适于高度正规化程序(比如,内陆税收部门)。公共机关的部门或机构的级别越高,文件内容里类似的部分就越少(如案例文件),而对文件记录的细节的要求则越多。因此,正在巴登-符腾堡(Baden-Wuerttenberg)州实践的基于纵-衡向鉴定计划建议档案人员在记录的一些细节之处要向高层行政管理层咨询。在有众多部门的组织机构里推荐从领导层着手,然后观察地区和地方机关所有的内容。来自政党、协会和俱乐部的文档,建议制定针对一定类型的记录和文件的标准和鉴定计划,并与档案馆进行讨论。但是,基本上对个人记录的商讨将验证所有上述组织的文件档案鉴定,众所周知,创建个人记录的准则在被运用时是不一致的。出于这个原因,鉴定标准和过程必须定位在内容实质上,并要特别关注上述这些组织职能领导的个人记录。

3.大量相似案例文件的鉴定对大量相似案例的鉴定,结果有三种最基本的可能:全部接受;全部删除;选择部分。只有确定出鉴定文档的具体目的,我们才能从三种可能中做出选择。各种鉴定流程都有利弊。统计随机样本的确有“代表性”,考虑到的也只是随机数量的随机选择。每一次抽样都要计算配额,重要部分越多,配额数量就越少。电脑随机选取是抽样选取的理想化的方式。在家庭档案鉴定中,一直以来对不同的内容按照字母进行选取是一种很合理的抽样方式。然而,必须要认识到这仅仅提供一种家族关联性的选择(例如,因为婚姻的关系改变姓名)。在进行常规记录的样本收集前,特别是收集有代表性样本前,应该核查是否能通过保留最终统计来确保所存的信息具有永久价值。基本上,考虑到各管理部门间存在的所有细节差异,某些法规案件(如私人文件)的筛选计划应予以实施。社会上的特别团体也应考虑在内,以确保其足够而有代表性的文件也出现在筛选计划里。群体传记也是被选择的一类重要形式。同时,我们也要经常核查是否时代因素也被考虑比如德国国家社会主义(纳粹主义)时期(19331945)。

对于特殊的案例,建立为某些管理部门特有的详细的选择规则目录看来很符合实际。相关的管理部门应参与这些特殊案例文件的鉴定。应核对有哪些重复信息包含在由行政机构不同部门创建的平行文件中,有哪些记录包含最好的信息。各档案馆之间应该达成一个关于鉴定标准的协议。档案馆之间也应考虑在可供选择的个人文档的协议方面尽可能地展开合作。同样,应努力尝试在相关档案网络上对个人案例协调进行档案鉴定,以便获得关于个人在整个社会不同实体中的不同职能(比如市政和其他政府职能)的“透彻描述”。作为档案文件所特有的属性,公开其创建过程的描述以及作为历史原始资料的价值是有用的。

4.统计记录鉴定是统计数据需要保留,还是其所依据的原始材料需要保留,这个问题在每个具体案例中都要做出决定,必须分析和确定鉴定的来源和目标。此外,最终的数据统计评估大多数会被印刷,所以基本数据应该保留,而不是未经处理的统计数据和中期的总结报告。统计功能与部门的分析和描述,与统计数据产生过程的分析和描述,作为档案鉴定结果的基础是必要的。根据科学的规则而产生的官方统计数据意义重大。从经验来看,统计数据越重要,其贡献越大。

5.电子文件鉴定电子文件鉴定是在其产生的功能性内容中进行的。鉴定的通常原则是保持其有效性。电子记录种类繁多(目前如电子注册登记、数据统计、地球环境信息系统、IT系统或网络),除了内容上的分析,鉴定还必须考虑到IT进展的功能是否能够保证数据能在很长时期内被存取和阅读。无论在何种情况下,都必须尽快地保证所拥有的档案数据的质量。这包括收集整理记录产生的历史以及所有辅助理解和技术管理的元数据。将数据更新作为电子流程的一部分(如常规的数据统计评估过程),在特定处及时保存并更新拷贝是明智的。电子记录一般都是由超出档案馆权限的IT部门产生的。系统服务通常都是由一些与档案馆成为合作伙伴的中心供应商提供。早期的档案鉴定结论大多由相关档案馆形成,因而比个人鉴定结论意义更为重大。

6.声像记录鉴定声像记录的鉴定是在其产生的功能性内容中进行的。鉴定的通常原则是保持其有效性(如意义重大、突出的人物或事件)。针对广播电视台和其他商业性的媒体制造商的声像记录进行鉴定时,要运用一些其他的鉴定标准,不同于如政府、自治市、宗教以及政党等档案主体所产生的的声像资料的鉴定标准。由于声像记录的特殊性,个人评估在鉴定中通常是必要的。鉴定时必须要考虑版权和使用权及它的出处。档案馆有责任在保存声像记录同时,对权利拥有者负责。当版权和使用权在别处时,这也许意味着记录倍增。(然而,这点不能适用于,声像记录委托保管,如德国国家影片档案馆进行的文化遗产保存)鉴定过程的重要方面有:活动的意义,制作机构的自我形象,信息的价值,产品达到的消费者数量,创造性和技术含量,产品保存条件等。上面提到的鉴定准则同样也能部分运用到广播电视台以及其他一些商业媒体制造商的声像记录中。此外,鉴定要严格从信息分析和艺术质量角度出发,并兼顾创造性的差异。针对作品的个体鉴定,其内容的信息价值必须考虑其整体作品的前后关系。每个电视台的创作都应考虑在媒体制作的整体关系中。记录的信息质量与作品类别息息相关。声像记录种类越丰富多样,鉴定保存的东西就越多,落入俗套的重复越多,也就要更严格的选择。例如,人们可以区分下面两组媒介作品:1能代表事实真相的文件资料必须加以保留(比如新闻报道中的原版影片,原声报道),因其独一无二。2虚构情节是有代表性的,考虑到创作的质量与种类,每一类型都是经过精挑细选的。

 

分享到: