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德国档案鉴定的理论,战略和实践
发布人: 发布时间: 2014-12-23 作者: 访问次数: 8

二十世纪90年代中期以来,德国档案工作者有关档案鉴定的目标和基本原则的讨论日益广泛而又激烈。讨论涉及的主要问题如下:

1.职能鉴定的程序步骤是否需要考虑到记录的内容,或者仅需考虑到产生记录的部门、计划、活动和记录的数量?(在德国,这部分的讨论已涉及到内容定位分析与形式功能分析的比较。)

2.与此相关,鉴定目标是否应该体现或提供社会作用、机构功能?在德国的讨论指向宏观鉴定的核心:在一定程度上宏观鉴定关注功能性和功能性依据的保存,导致档案记录不能作为文献遗产的一部分融入“社会”。1990年,Theodore Schellenberg1956年所著 《现代档案鉴定》的新译本出版后,引起档案界对“证据”一词的争论。在德国的这场争论中引入的这个词的词义在某种程度上比Schellenberg本人在其著作中使用的含义更为狭隘。一些德国的档案人员对Schellenberg的“证据”的理解集中在关于记录产生者的行为证据的保存上,对他们来说,实际上这就是档案鉴定的唯一目的。在此种背景下,关于一个档案工作人员应该做什么出现了不同的观点。然而,马堡档案学研究所/学院和一些国家档案馆的代表争辩道:档案人员的工作就只是鉴定、保存和接待访问。波茨坦大学和一些地方档案馆有影响的代表认为档案员也需要参加历史调研和类似于展览的文化活动。对于前者,跟Schellenberg一致,鉴定的目的是体现记录创建者的行为活动的证据。而对于后者,与Booms一致,体现的是作为一个整体的社会的证据。但是,在这场讨论中,“证据”这一词仅仅与前者(第一组)有联系,另外一组则用另外一个德国词汇去表达他们所认为的鉴定的目的:“社会发展的追溯”。即便到了今天,在德国的争论中,“证据”一词在表达档案鉴定方面的意义上仍然含糊不清,专家们没有达成普遍共识。因此,许多档案人员故意回避这个专业术语,来自于德国档案工作者协会档案鉴定工作组的关于档案鉴定的意见书上也没有出现这个词汇。

在德国,有关“证据”一词的讨论很快变得模式化、陈规化,但这无疑是积极的,即引发了对档案鉴定问题的新兴趣,激发出对鉴定原则的辩论,尽管那些重要的问题还是没有明确答案。其中一个未给答案的问题是如何处理那些大量的相类似的档案文件,诸如个人档案、税款、法律案卷等。为了能顺利将档案鉴定工作进行到底,国家档案馆的一个工作组于2001年提出了一个指导方针,即分析政府部门的运作程序、鉴定的个人和对象,以及记录包含的实际信息。他们想要从中找出:这些记录是否能告诉我们一些社会上发生的重要事件?与此同时,Matthias Buchholz 发表了一篇基于社会福利案例,涉及大量日常安排计划和相似的案件鉴定的调研报告,这项研究的初始想法源于他的一篇论文,在这篇论文里包含一些必要的观点:如何在经验的基础上有效实施档案鉴定工作?从理论的角度出发,Andreas Kathrin Pilger的贡献主要集中在明确能够作为档案鉴定标准的行政程序形式的数量。

上世纪90年代末,理论与实践发展转向关注未来、协作和交叉型的档案鉴定,以文档原始职能联系为出发点,同样重视原文和内容。所有源于相似部门、在相关程序中建立的纸质和电子文档,由不同的档案部门分析决定哪些值得保留哪些应该处理掉。其流程按照以下三个步骤:机构内部讨论;系统地纵览实际的成架的文档和电子文件;通过委员会进行协调。通过这一过程,鉴定计划和项目被发展、循环、共同贯彻执行,并被相关的各州、市档案馆不断提高。这个战略在巴登府登堡州的“横向与纵向鉴定”项目中被证实是非常有效的。

合作交叉档案鉴定中包括的文献资料也从各个私营组织(尤其是经济方面的)中派生出来,来自于社团组织以及一些私人个体,他们的重要性正随着近年来的社会发展,诸如私有化、60年代新社会运动等而日益增长。当这些档案不在档案馆时,不同的档案分支机构被要求负责保存并提供公共利用,以适应“联合集中档案鉴定”的理念,由此档案工作网络也在设想中逐步形成。

合作交叉档案鉴定的方法受到来自各方专家的热烈好评。同时,也形成一个共同的理念:每个鉴定都应该从其记录源头开始,因而更注重其出处。首先要考虑到这些记录的意图、作用和使用方式,然后需要去判断为什么产生这些记录。鉴定必须从职能关系入手,然后对记录的实质内容进行评价。必然会被问到的问题是:社会的哪些方面应被体现在一定的档案中(比如:在国内税收局的档案中),记录这些方面的档案信息是如何相关的?还要判断哪些相关信息可能在别处被发现。

有两个主要的问题仍然存在相当的争议。Peter.K.Weber,与Hans Booms一样,再次质疑把文件记录计划作为工具,即将文件记录的目的作为实施档案鉴定主导性原则的合理性。另一问题也再次被提出:研究者和有兴趣的公众用户是否应该参与档案鉴定过程。

在德国有关数字型档案鉴定已被大量的谈论,相关文章也很多,但是没有带来太多的实质性进展。2004年初,被德国科学研究联合会(Forschungsgemeinschaft)任命的一个工作组已经开始采取紧急措施以挽救这部分档案遗产。德国档案工作者协会档案鉴定工作组,拥有21名来自不同档案分支机构的成员,其中包括国家和地区档案馆、宗教档案馆、政党档案馆、广播电台档案馆,以及两所大学档案馆的档案员。他们中的一个成员受雇于SED-Diktatur事务基金会(一个处理社会联合党专政问题的基金会)。这个工作组在2001年成立时,最初的目标是在所有档案馆分支机构之间就鉴定的共同问题开创一个富有成效的对话。在创建大会上,成员们就以下几点达成了一致:

1.工作组创建的目的在于方便实际完成鉴定的交流,作为判断不同分支机构之间内在关系的一种方法,并且帮助工作组去形成关系到广泛多样档案馆的建议书。

2.目标是利用实际例证对理论原则和程序达成共识,意在最终形成一套规范的来自德国档案工作者协会的官方建议书。

3.这一过程不断向前发展时档案鉴定的目的将被重新认定。

200410月的意见书设立了国家标准,提出可被认可的原则,并且展现了执行鉴定的必要步骤,希望为档案人员的日常工作提供一个指导方向,同时促进档案鉴定的更广泛的商议。它同样审慎地用这样一个方法为档案社团以外的人,尤其是研究人员指明档案馆进行鉴定时的基本原则。这份意见书包括以下内容:基本原理,鉴定的程序,大量相似案例文件的鉴定,统计档案的鉴定,数字档案的鉴定,声像档案的鉴定。工作组的目的并不是提出一个详尽的理论,而是系统地阐述普通和专业档案日常工作的基本规则。因此,这本意见书代表了Georg Hille的传统,1990年在德累斯顿召开的第二届德国档案代表大会上,Georg Hille阐述了档案销毁的原则,以及由20世纪30年代柏林国家机密档案馆Heierich Otto Meisner提出的指导准则。建议书表明了工作组把鉴定的程序视作一连串连续的检测步骤,这些步骤从文件的源头开始,在其职能关系中:职能鉴定分析了社会关系中创建者的职能,他的工作任务和流程,他的对象以及任何其他对创建者工作评价非常重要的事物。接下来的是分析在档案中发现了什么,对实质内容(论题,主要内容)和实际的(实物的)档案载体的分析必须先后确定,这些对鉴定推荐意见都有影响。

在实际建议之前,对内容的分析解释了鉴定的目标,即去展现政治程序以及尽可能广泛地记录社会。工作组偏向于交叉的档案工作,这样,不同的分支机构可以尽可能广泛地记录特定时期的发展和现象特征。通过联合,不同分支机构的档案工作都参与到共同的档案遗产的形成过程。来自于不同活动和领域的政府和非政府资源的档案文件提供了丰富多样的文化遗产。来源独特的档案文件的鉴定的目的不仅要给出这些机构活动的依据,更要记录其与所有机构在特定主题下的活动。

工作组认为,档案鉴定必须明确文件记录的目的,在明确档案鉴定的决定尤其是作出未来鉴定计划之前,对所管辖范围内档案文件的更广泛的追踪必须有详细说明。文献记录的目标必须基于对档案创建过程和内容的深度分析,包括对潜在研究可能性的反映和评价。因此建议对社会生活中相对显著的方面进行评价,及其如何反映在被鉴定的档案中:“当时它们对社会如何重要。”

作为20世纪90年代鉴定讨论的结果,工作组建议在鉴定档案的同时分析文件内容和文件的潜在研究价值,并据此解释文献记录的目的。公开档案的研究价值已经多次讨论,但是最后总是由于太主观而被放弃。工作组认为档案文件具有无限的潜在研究价值,一个人没有办法参与每个档案可能回答的问题。因此,我们评价档案文件的潜在研究价值仅仅来自于现阶段的观点,这意味着我们的鉴定动机必须要被明白无误地揭示。工作组成员相信,以完全公开档案文件潜在研究价值为目的,以纯粹形式化检测步骤为基础的准公正鉴定的实证主义观念是不能持久的。

工作组的个人建议中包括一组已在德国长期讨论的原则,工作组现在欲将之确立为标准。考虑其重要性,工作组就未来鉴定计划和项目的执行与限制进行了多样化的描述。一方面,工作组一致反对这样一个鉴定程序:只评价不同组织的职责和任务(如在荷兰的PIVOT项目中实践的);另一方面,工作组同样反对所有试图对处置档案的持续权威有效性的质疑。

工作组已经表决档案鉴定应该在所有层次的档案馆和分支机构间协调进行。为了防止来自非政府方面的档案文件的灭绝,上面提到的合作档案鉴定的观念应该予以贯彻。鉴定计划应该有主管机构的参与策划,尤其是数字档案,上述机构应该在档案文件产生时就对执行的程序有发言权。研究者和感兴趣的利用者的参与也应考虑在内,但研究者的参与仍有争论,达成最后结论还遥遥无期。考虑到案例文件,比如统计数据、数码以及声像档案文件等特殊领域,工作组也根据原来的讨论结果列出了建议,其中一些条目还有所拓展。这些特定类型的档案应在来源的全面职能关系中评价,而不是作为特殊领域隔离于相应的项目档案之外。档案鉴定的基本原理对于数字档案同样有效。

 

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