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高校档案管理软件开发要做好需求分析
发布人: 发布时间: 2014-12-23 作者: 访问次数: 3

计算机软件开发技术发展到今天,可以说是无所不能的了。可以模仿人踢足球、下棋,可以控制手术刀而毫发不差,可以监测航天飞机所有的动向,甚至航天员的饮食起居,而对于一个看得见、摸得着的档案管理软件来说,没有一个IT认为在开发技术上会有任何问题。然而,高校档案界内为什么没有几个真正出类拔萃的像微软产品一样能横扫市场的软件诞生呢?除了各地区各部门档案管理工作的具体要求有所不同和经费投入不足外,最根本的原因是档案软件开发过程中的需求分析工作没做好,或根本没有达到系统化、整体性考虑问题的程度。具体说来就是:What(干什么)? Why(为什么)? How?(怎么干)的统筹问题没有完全研究到位。

WhatWhyHow三者之间既有密不可分的联系又有各自独立的目标定位,从系统论看,分为宏观和微观两个层面,即战略和战术两大问题。What是目标,要做什么,要做到什么程度;Why是依据,是实现目标需要遵循的标准、规则以及判定目标要求是否科学、合理和能否实现的可能性;How是手段,采用什么样的技术,才能按照标准、规则要求来实现目标任务。三个环节,无论哪个出点问题,均会直接影响到软件的整体性能。有文章报道[1]:“用户要全面、详尽地告诉开发人员对系统的需求”。作者用了“全面”、“详尽”两个极好的词,以一概之。文章继续说:“系统有问题,4060%是由需求不到位引起的,若档案部门对自己要做什么、怎样做都不能确定或不清楚,问题就更严重了”。由此,足见做好需求分析的重要性了。那么,高校档案管理软件开发的需求分析到底如何具体来筹划呢?

1、要整理出一份目标任务书,确定软件要完成哪些工作及达到什么样的程度。

首先,这项工作要结合本校档案工作和信息化实施规划的实际需要和要求来进行。档案工作的管理模式是以档案室为主还是以档案馆加归档单位兼职档案员协同工作的模式为主;档案是以卷管理还是以件管理或卷、件平行管理;仅从管理纸质档案来考虑,还是要一并考虑文档一体化管理进程;数据存储的基地是单独放在档案馆,还是统一纳入到学校网络(信息)中心;用户帐号是单独设置、管理,还是利用学校门户信息系统统一认证;现阶段或近期有哪些系统的数据资源要通过网络进行归档,其他系统是否具备与档案管理系统连接的可能性(作者认为还有一个必要性问题,档案部门自夸海口的有些想法不符合实际);要涵盖哪些档案管理环节(如是否考虑库房自动化管理、到期档案信息公开、自动编研、网上信息采集、多全宗管理等);甚至还要考虑采用什么等级的数据安全策略和什么途径的数据备份措施、与原来档案数据库结构如何匹配等问题,都要在软件开发前定下来。

在大框架确定之后,对系统所要实现的各项目标任务要作具体化描述,即从大到小、从外到里、从总体到细节,所有要求逐一交待清楚,形成书面材料,最好附以图片、流程框架形式来表达,既全面、详尽,又简洁、明了。软件开发,最大的忌讳是想到哪儿,做到哪儿,今天这么说,明天又变卦了。另外,最好对界面布局、标签明文、操作顺序、控件设置、限制等要求尽早一并提出,好让设计开发人员明白你想要做的一切事项,这样才能以较高的质量、较快的速度实现软件的每一项功能。

软件开发,也要考虑财力投入的能力,最好争取将之纳入到学校整体信息化建设规划中去,得到学校的大力支持。需求上既不搞大而全,也防止凑得过去就行的短期行为,避免多次投入,反而得不偿失。

就目前来说,高校档案管理软件最基本最核心的功能要包括:录入、查询、统计、系统维护四大板块。录入中要考虑与学校OA系统、教务系统的网络归档接口问题;查询中要考虑到期档案的网上开放问题;统计中要考虑网上档案利用的计数问题;系统维护则要多考虑数据的方便备份问题。

2、要将档案管理工作中的业务流程、要求、标准,包括有关行政部门的文件、规范都要经过疏理后提供给开发人员。

业务流程设计中要转变观念、敢于创新,要转到方便于计算机管理档案的思路上来考虑问题,最好抛弃组卷这个劳民伤财的环节,取消没有任何意义的卷的著录信息(如卷标题、编制日期、密级等),把这根“鸡肋”彻底扔掉,把档案管理对象直接锁定到文件目标上,而且尽量多考虑一些著录项,方便查询。不要强求件与件之间的联系,也不要人为地硬将可以作为一件放在一起来管理的分散开来,原则是方便、简单、查得到、好管理就行。

另外,各门类之间也不要搞太多的花头,抓住档案的共性,从实际需要出发,适当兼顾一些特殊性就可以了。如人物业绩档案,多考虑业绩材料的管理,少去顾及人事信息;如设备档案,多考虑重要材料的管理,少去罗列购置信息、使用、保管、维护信息等。许多信息是其他管理系统必须要考虑的,却不是你档案管理系统非也要沾点边。如某位教师,他是讲师、教授?何时升教授?在哪个系、哪个学院?人事管理系统中一目了然,与你管他的业绩档案有关系,但不大。我们在开发档案管理软件时,剥离掉一些非主要的因素,可以大大简化设计任务。化烦琐为简单。什么多想管,又管不了管不好的积习值得深思、商榷。

档案管理中要遵循的标准问题,也是软件开发中至关重要的。国家、地方已出台的大多数标准,要予以参考、执行,但也未必照搬不误,要根据本地区本单位当前工作的实际需要和今后的发展趋势,择优采纳。由于档案理论研究和档案标准修订工作的滞后性和落伍,许多标准不再“标准”,就不要再去牵强、附会(我国高校档案管理工作中的一些标准本身也不够成熟),应该结合自身工作的特点和需要,优化管理条件,简化管理手段,寻找创新途径,真正达到有效管理档案目的。

作者曾思考过高校档案管理中的档号编制问题[2],选择不同的编制方法,就可以大大简化档案管理软件的开发难度。档号似乎在档案管理中是一个最神圣的概念、术语,含糊不得,但本人在工作中从来也就没感到过没档号就管不了管不好档案了。读者闭上眼睛想一想,平时工作中,档案的档号派上用场了没有?有没有如它定义所说的那么神奇?而恰恰这个档号的各种各样要求,让档案软件开发者绞尽脑汁、颇费心力。曾听说过一家软件公司在为接到了一项开发任务而兴奋不已之后不久,被这只“烫山芋”给耽误了的事例,足见软件开发之“难”和我们管档案的人在提需求时需要多么的审慎。否则,即使追加财力,最终开发出来的软件也未必令人满意。

3、选择好比较先进的、流行的、通用的开发技术。

软件开发技术先进是相对的,它需要与之相配套的硬件环境来支撑,所以、采用越先进的技术,投入也就越大。档案管理系统开发采用流行的通用的技术比较可取,流行技术,开发成本适中,不会很快被淘汰;通用技术,兼容性强,容易与其他系统交换数据。不管采用什么技术,把档案管理软件设计成可扩展的开放式架构是必须要求的,这样,今后维护起来就比较轻松、方便,也利于升级。档案全文、多媒体视频文件采用什么格式、什么方式储存等也需要我们考虑仔细,选择不当,今后数据维护的费用也是不可小觑的。

用户认证机制上适度控制为好,太复杂的限制不利于档案信息的有效开放。目前,高校档案管理系统均被圈定在校园内网上来访问,加上“密字”信息不上去,认证以达到“内部”控制为限。一边在狂呼档案资源是重要的信息资源,要为公众服务,一边又是胆战心惊。作者认为要理性分析、好好研究一下收集高校档案的目的到底是什么,是藏着、掖着为重呢还是尽早让其发挥作用为现实需要多服务?控制,免不了要影响利用的最大化,所以控制是有度的(何况现在要求贯彻“以公开为原则,以不公开为例外”),要正确定位,要解决好控制与开放的矛盾。因为,用户认证权限的设置也是档案管理系统中的一块硬骨头。是否可以参考OA系统的认证要求?我们系统所管理的内容不就取源于此吗?有必要再平添出附加的限制?

档案管理软件设计开发号称是一项“系统工程”,但合理、周密、实事求是地根据实际工作需要去构思、去提需求分析,应该说这一“系统工程”的开发还是可以大为简化的。愿以上赘述对准备开发档案管理新软件的同行有所帮助。另外,文中观点仅是一家之言,企盼与同行商探。

参考文献

[1] 李少真,“办公自动化环境的电子文件的接收与利用”,《兰台世界》(理论版),2006年第6期,p22-23

[2] 冯玮等,“在编制实践中对档号的再认识”,《兰台世界》(工作版),2006年第11期,p30

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