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在编制实践中对档号的再认识
发布人: 发布时间: 2014-12-23 作者: 访问次数: 7

从事档案工作的人,都知道档号的重要性。为此,国家专门制定了行业标准,如(DA/T-2000)中就档号作了“以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码”的定义。又如(DA/T-13-94)中阐明了档号编制要符合“唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性”原则。而《高等学校档案实体分类法》中说“档号是存取档案的代号,排架的依据。必须反映高等学校档案的分类体系和物理位置”;编制原则为“必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求”,“能适应计算机管理的需要,发挥排架、检索的双向功能”。

以上定义和规定中均表明档号要兼具既体现档案分类体系的本质,又能指明档案存放的物理位置的功能。然而,在实际工作中,要使档号兼顾好这两重性,似乎是不可能做到的,至少高校档案界做不到,所以普遍另用一个“排架号”予以补救(要知道,在档案专业术语中是没有排架号一说的)。

猛生出一个“排架号”(或称索取号、存址),让档案人大惑不解。下定义的人认为档号涵盖了排架功能,可以指明档案存放的物理位置,根本没有必要再设立一个排架号。但具体管理档案的人无论如何觉得档号对档案排架不具备方便性和直观性,哪有就凭一串数字序号就能快速找到档案来得更简单、省事?所以,排架号名正言顺地诞生了。事实上,笔者认为档号与排架号没有从属关系,仅是对应关系,档号无法替代排架号,反之也是。排架号是对档号要实现存取角色又不能为之的补充,是档案保管工作中客观实际的需要,反过来也就证明了档号定义的宽泛和不足。档号是档案的标识,仅是一个代号而已,如同文号,表示某卷(件)档案的代号,它不能完全反映或满足档案保管过程中档案的排架需要。既然档号不能胜任排架号的角色,那么,何不在编制档号时多从它仅作档案标识的角度出发来赋以一些含义,而少考虑它在保管过程中的功效?有了这样的新认识,两者就可以相得益彰、各有侧重、“和平共处”了,协同互补起来履行好管理档案的重任。

说白了档号就是档号,排架号就是排架号,可以根据实际工作中的客观规律和需要,按各自方便管理档案的原则进行分别编制。

就校务办公系统(OA)中产生的文件材料来说,其档号可以用年度+系统名(附加材料类型,如收文、发文、呈文等)+流水号的方法来编制档号,如2006OA01-001档号指代的是2006年度来自OA系统的文件类型为收文的第一件,而排架号编制时可以按年度——归档单位——材料类型——流水号的顺序来赋予,排架时不要考虑该档案它现在的档号是什么,如同文件的文号,当在编制档号和排架号时从不去顾及它一样,对我们管理档案是不存在任何问题的。

这样做有什么好处?大家知道,现在的档案均要用计算机软件来管理,档号编制的原则选择不当,会带来无穷的麻烦。用计算机管理档案的目的在于方便和提高效率,它与手工编制和填写档号不同,计算机赋档案于档号是自动的、成批的,否则还要计算机干吗?然而,计算机要完成档号的自动、成批赋予任务,不是想象中像人坐在那里对一本本案卷填写上去的,要它完全做到像人一样按照各种各样的规律(规则)去编制有时是不可能的。譬如,档号中考虑以归档单位(或文件形成单位)作为一种规则排列时,就会遇到麻烦。档号中含有单位代码,单位代码时常会随单位变动而变化:新增单位、撤消单位、撤了合并、一撤为二、更名等等情况接连不断在发生,代码维护的工作还能应对,但单位有机性变化的痕迹已无法从档号中体现出来。最棘手的问题是根据档号去查询、判别已改了名的单位的档案已是不可能的事了,这样的档号编制是否有问题?不但没有反映编制规则要实现的目的,反而还频添乱子。所以档号编制最好不要用单位作为划分对象。手工时代,手工填写,手工查找,一年年、一本本目录去翻,无论档号是怎么编写的,只要有总能找到,无非是多花点时间上去。但计算机所作的每一项检索均是要有途径和具体条件的,即要有可比照的值,途径与值变了就会导致漏查,就会“谎报军情”,贻害无穷。

如我校对教师业绩档案的档号编制是按RW+单位代码+名字拼音首字母(附加同名码)+案卷号+(件号)方法来给定的,一看,就觉得复杂,这项工作要计算机完成也够棘手的。实际上按汉字姓名+案卷号就可以完成档号的编制,既体现“简单性”,又符合“字符形式”的定义(汉字也是字符)。

对于学籍档案实现计算机网络归档后,其档号可按年度号+系统名(附加学生学历种类)+学号的模式来给定,但分配排架号时可以一个班级为一件。没有卷的著录信息,只有学生件的条目,查询方便,上架也方便。

计算机管理档案时代,要强调和突出管理对象在计算机数据库中的虚拟有序,而要淡化与纸质实体在馆藏中物理位置的一致性,人为硬性规定的劳民伤财的一致性对档案的安全保管和查询利用毫无任何价值可言,唯一的好处是满足了管理人员心理上的哪些档案大概在哪儿、大概在一起的感觉。建立了档案数据库,就要充分利用起来,发挥好它的作用。“双套制”、“双轨制”已经大大增加了档案管理人员的工作量,再不想点切实可行的新办法出来,我们档案人的工作就会受到困扰。

已有高校档案同仁发出了“思路决定出路,没有思路就是死路”、“非改革难求发展,惟创新变革才有将来”的疾呼,且已赢得了不少想要干而苦于无点拨、胆量、支撑者的思索和共鸣,一言中的。说要抓住机遇求发展,是要落实到具体行动上去的。高校档案工作中有许多深层次的细节问题需要改进和解决,缺乏危机感、使命感和紧迫感谈发展只能是哄人、骗人,不来点伤筋动骨的“手术”只能坐以待毙、坐失良机。在经济社会高速发展、政府职能逐渐转向宏观调控的今天,再指望具体化的一统式的档案管理模式,可能是做不到的,也不现实。所以,要靠我们档案工作者自己,结合工作,寻找规律,发现规律,切切实实解决工作中遇到的各种难题,目的只有一个——收全档案、管好档案,用好档案,我们也就问心无愧了。

 

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