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由“弃档”现象反思我国人事档案的管理
发布人: 发布时间: 2014-12-23 作者: 访问次数: 4

“弃档”现象的出现及愈演愈烈,使人们更多地关注我国的人事档案和“档随人走”的管理制度。“弃档”族的凸现及日益壮大,让人们开始质疑人事档案的价值,甚至其存在的必要性。然而,笔者认为,对我国人事档案及“档随人走”管理制度不能求全责备,“弃档”何尝不是人事档案管理过程中的一种正常现象?

1、人事档案存在的必要性。“弃档”现象引发了人们对人事档案存在必要性的质疑,甚至出现让其“退出历史舞台”的呼声,但笔者认为,“弃档”现象的产生,根源在于现有人事档案管理体制的不合理,而不涉及人事档案是否有必要存在的问题。因为人事档案自古以来,就是国家用来管理“干部”、管理“人才”的一种工具和手段,也是特定国体、政体下对全体国民得以有序管理的重要内容。

据现有史料考证,以记载个人经历与德才功绩的人事档案约起源于汉代,形成于官吏选拔的实践活动中。汉代皇帝下诏求贤,公卿与官府需要了解每个人的情况,于是形成了记载个人“行、义、年”的材料。朝廷对现职官吏,定期考核,评其优劣,形成了考核、考察材料以及建立的登记功劳的册籍等,均有意识的集中保存起来。从此,我国最早的人事档案就正式形成了。随着官吏选拔制度的不断健全,人事档案得到了逐步发展,并为人事工作服务。现如今,国家制定的《干部档案工作条例》、《流动人员人事档案管理暂行规定》等法规,也是按照我国“党管干部、党管人才”这一人事管理的基本原则而制定的。

纵观人事档案的发展史,它是国家管理干部、管理人才的需要,就是一种管理工具。古代需要,现代需要,未来同样还会继续存在下去。人事档案在中国有,在国外也有。比如,美国的社会安全号(SSN),是美国政府管理人口的法宝,任何一个美国公民都必须拥有一个社会安全号(包括在美居留一定时间的外国公民也要去申请),其实这类似于我国的身份证制度,是管理人的及人事档案的特定标识。不同的是,依赖于美国信息化的高度发达,每个人的档案并非装在档案袋里,而是对应自己的社会安全号被记录在政府的计算机信息系统中。

2、“弃档”原因反思。“弃档”的产生,牵涉到人事档案管理体制、管理方式、用人机制、人们的档案意识等诸多方面。而最直接的原因,笔者以为,乃是用人单位用人机制的变革。长期以来,用人单位都遵循“先审阅档案后决定是否接收”的思维定式来开展工作,但从上世纪80年代起,这种思维范式和工作套路开始逐渐被打破了。在深圳,不少单位在无档案、无党团组织关系、无原单位介绍信的情况下照样用人。这种情况下,人事档案便失去了对人才流动和录用的约束力,客观上为“弃档”的产生创造了条件。

其次是值得商榷的“人事档案代管费”政策。人才交流服务中心对人事档案的代管每年收取一定金额的代管费用,这一硬性规定引起了流动人员的极不情愿。因为人才交流中心是隶属于政府人事管理部门的非赢利性机构,而人事档案是国家机器出于管理需要而建立的,个人对自己的人事档案既不知情,也不很理解它存在的必要性。对于十分陌生而又不知其价值何在的人事档案却让当事人来承担其代管费用,这样的规定无形中诱发了流动人员对自己的人事档案索性不闻不问的心理,认为人事档案与我无关,我也用不着,放在人才交流中心也不会被毁弃。于是“弃档”便成为一种自然而然的比较普遍的流行现象。

以上两方面的原因,笔者认为是眼下“弃档”现象得以普遍化的始作俑者。至于“档随人走”的管理制度,对于“弃档”现象产生的影响并不很大。

3、“档随人走”制度新解。在这场“弃档”的轩然大波中,“档随人走”的管理制度,首当其冲成了众矢之的。大家认为,如果档案不跟随人的流动而调转,也就无“弃档”可言。的确,一直以来,我国人事档案管理都实行“档随人走”的管理制度。但笔者认为,制度本身无可非议。国家要想管理好人才,充分掌握人才的信息,人事档案必须跟踪人的发展,动态地反映人的实际情况。过去,在人事档案主要以纸质载体为管理对象的情况下,只有实行“档随人走”,才能保证人才信息的完整性、连续性。然而,在信息技术高速发展的今天,电子文件一枝独秀,其“载体与信息的可分离性”为人事档案管理提供了极大方便。因此,新时期“档随人走”制度应赋予新的内涵:是指人事档案的信息要跟随人才的变动而变化,保持更新,而不是指人事档案的载体跟随人才的变动而调转。且在电子文件时代,光盘、软盘、硬盘、数据库等存储载体层出不穷的情况下,载体的易损性、兼容性等势必为人事档案的调转增加难度。所以,人事档案的信息与载体的分离是电子文件时代人事档案管理发展的大势所趋,与此同时,信息网络化建设则是人事档案管理发展的方向所在。

4、人事档案管理的发展方向:数字化、网络化管理。建立电子人事档案系统。档案信息数字化是网络化的基础,把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存贮,以网络化的方式互相连接,从而建立起覆盖全国追踪性极强的人事档案网络,及时捕获人员的动态信息,实现档案信息资源共享,使人事档案的功能得以延伸。

搭建人事档案信息网络服务平台。通过Internet网上查询,可远程获取所需人事档案信息。近些年来,人事档案信息网络服务平台已在人才市场管理中得到广泛应用,逐渐成为网上人事信息查询与网上招聘的主要方式。建立人事档案网络化管理系统,重点要解决好使用权和管理权问题。在使用权上,可以根据不同用户的情况,通过密码和身份确认,提供所需的档案资料。在管理权上,可以实行分级管理制度,县级以上由各级主管部门负责,县以下由县统一扎口管理。

档案管理同样要与时俱进,传统的人事档案管理方式已经跟不上时代发展的需要。据报道,社保卡近年将新增人事等五大数据库,可开通应用。大学生毕业后的人事档案可输入电脑网络,用人单位需要时凭借一定手续或被授权上网查找,便一目了然。这种既灵活又方便的新办法至少有三大好处:一是安全,避免或减少人工传递造成的档案材料遗失、出错或搁置;二是方便快捷,任何部门,需要时都可查阅;三是可在一定程度上抑制“弃档”现象的发生。

 

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