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高校馆藏档案排架中遇到的难题及改进办法
发布人: 发布时间: 2014-12-23 作者: 访问次数: 5

目前,我国高校馆藏档案排架的主要方法一般分两种:一是一年一个流水号,从头至尾,按实体依次排放(其间有的再按永久、长期、短期为序),通称小流水法;二是按实体为类,分线排放(其中有些条线会兼顾组织机构的次序),不分年度,一号到底,通称大流水法。此外,由于历史原因,各校馆藏还有许多兼有以上规则的零碎排法,如:小全宗、老馆藏系列、专题系列等。

以上两种排架方法,各有优缺点。前者,一年一个流水号,简单明了,号数不大,编制方便、快捷,并且由于年接着年排放,不用为流水系列续排分别预留空间,库房储存利用率高。但查取时一定要知道被索案卷排架号所处的年度,搞错了年份,则无法准确地找到目标案卷。随着年代的久远,馆藏排架系列会越来越多,非要先确定年份,才能再找到排架号的做法为管理者所不能接受。另外,由于各类档案是混放的,基于传统手工查询和清点、统计各类馆藏数量等管理工作时非常不直观,所以,在以实体为分类管理的高校档案馆(室)中,以采用大流水排架方案的为多。大流水法排架的突出优点是清晰,各类档案分线编号、置放,排架系列不应年代而变化,查找、统计比较方便。不少高校还以此设立了分门别类的库房加以区分。但这种排架方法也有显著的缺点,一、必须为每条排架系列留有足够的后备储存空间,库房利用率低。二、随着时间的推移,一旦排放阵列满架后,必须改换新的地方,若要保持连贯性进行倒架,工作量巨大。而且先前预留空间越大,倒架工作越难以实现。久而久之,一个排架流水系列必然要形成多条排放阵列。就我馆而言,馆藏数量区区几万卷,但排架系列和排放阵列也有数十条,即使老管理员,一阵子不进库房,也会晕头转向,而对一位新职工来说,下马威是必然要遇到的。

这两种排架法中最不能应对的是档案的销毁和取出,即大家熟知的空号问题。长久下去,原意上认为可以保证永远完整齐全的系列会变得支离破碎(除非永远不销毁、不取出档案)。如人物业绩档案,排得好好的一条线,在人才频繁流动后,案卷会被不断地取走,造成空盒(号)连片,手工管理的话,几乎无以应对。又如设备档案,大量的设备早已报废,而与之相应的档案遍布在整条流水系列中,随机性很大,若将之抽出销毁,也会产生许多断隙,对管理带来极大的麻烦。时间一长,原经手人几经更迭,新人真是措手不及。再如党群、行政档案,有许多是定为短期保管的,要销毁就要产生空号。现在普遍的想法是与其销毁了使排架不连续,又不能补充新的案卷,还不如不动它,维持原样。

综上所述,这些围绕案卷来设置排架的方法,均有利弊,对建校时间不长,案卷数量也不多的学校,眼前将就着使用是可以的,但学校一旦建立一般是不会随便更撤的,随着办学历史的延长,以上所说的问题肯定还是不可避免。如何探寻出一套适合高校馆藏档案排架的新方法并尽早加以推广使用,使其在今后的管理中始终能驾轻就熟,而不再出现种种无所适从的尴尬,是摆在目前高校档案管理者面前亟待需要研究思考和予以解决的问题。

作者从超市、大卖场储货架管理中受到启发,提出抛开以案卷为管理对象进行排架分配而对库房储存空间进行定位划分的新思路,可以彻底解决长久以来困扰馆藏档案原来排架中的难题。详细叙述如下:

假设某馆有n间库房,依次编号,即房号(或库房为一大统间,也可以人为划分成几个区,编成区号代之)。然后,对房内的密集架(或箱柜)编列号和箱号,最后对架阁(箱)体内的“档案盒空间”再编一个号,即大功告成。简言之,整个库房的储存空间已划分定当,而且最小空间均有一个唯一的编号,如01102109,其含义为第1号库房-第10列-第21箱-第9盒位置。别以为这串数字有点长,但它是有规律的,唯一的,傻瓜化的,凭着这个号码,未经培训的任何人均能索到所需的案卷,免去了管理者非要熟知馆藏排架之不能的麻烦,这是第一好处。特别重要的是编号是以储存空间为目标的,它具有不变性,也即不考虑其上放置什么案卷,这样的管理思路就可以解决案卷的销毁等变动问题,一旦空间腾出,就可以分配给别的新案卷使用,达到储存利用率最大化,而且永远不用倒架,永远不用记原来哪条流水案卷的排架号已换到了哪个地方,永远不存在排架流水号中断或要重新编制等问题。

也许读者已经发现这种排架号编制法有一个很大的弊病,即库房内局部区域的案卷有混放现象出现,是的。但作者认为这无关紧要,一点也不影响档案的安全管理。因为有序是相对的、暂时的,而无序是永远的、绝对的。在不影响档案安全保管的前提下,偶尔的有条件的无序可以换得更大的管理成效,何乐而不为?妨且,原来采用的排架法也是一定程度上的表象上的有序,而且面对许多难题还无以招架,否则,我们的档案管理人员还有哪来的烦恼?

在整个社会追求管理的高效益、高产出,在我们档案管理人员编制紧、流动性趋于不断加剧、工作程序又要求向集约化、系统化、简单化方向发展等情况下,我们必须进行一些新的探索和尝试,不能再抱住老套套,不敢越雷池半步。不动新脑筋,不想新办法,累死累活的是我们档案人自己。不谙档案管理的人时常感到档案的排架会有什么花头?不就是将档案排排好,放在架子(箱柜)上么,生活中人人都知道整理排放物品的事,一到你们档案人手里,又变得复杂起来,还经常找不到,这种埋怨和小瞧劲,我们不能再置若罔闻。我们应该想方设法解放自己,大胆闯一闯,最终实现档案的安全保管、轻松管理和快速查找目的。

以上排架方法的实现,当然要借助于计算机,应用一个库房储存空间分配管理模块(可以嵌入于档案管理软件之中),用之来示明哪些位置已满载,放的是什么案卷,哪些位置还空着,可以补充新卷上去。若有条件结合使用条形码管理手段,那更是完美无缺了,达到档号——案卷名——排架位置一一对应、一目了然、存取自如的目的。笔者工作中体会到,对一个拥有数万案卷规模的馆室而言,建立在手工基础上的统计,往往难以做到分门别类的准确,时常化了很大劲,到头来还是弄不清馆藏真正的确切数量。所以一定要依靠计算机,不断引入科学、先进、高效的管理理念和手段,使馆藏档案管理得以彻底“搞定”。

文末引举一小例,供读者思考。时下据说居民购买的“放心肉”,均有一个来源识别码,若是吃了此肉有任何问题,就可以查到肉来自何店、哪个屠宰场,直至可以追溯到哪个饲养户。与此相反,我们的档案人计算馆藏排架长度时对钢卷尺还在乐此不疲,殊不知由于空号、断隙引来的测算麻烦和手工累加使之水份迭现,如此数据对档案管理有何之用?档案工作各个管理环节中要与时俱进的小事还多着呢,本文仅挑选较大的话题投石问路,以期广大同仁予以关注和共同来推敲,推进我们的事业不断有实质性的新发展。

 

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