短讯
档案馆网站建设探讨
发布人: 发布时间: 2014-12-23 作者: 访问次数: 21

档案馆网站建设是开展档案现代化管理的有机组成部分,是档案馆对外宣传和提供档案快捷利用的重要窗口。网站建设的成功与否,是体现档案信息资源现代化开发水平以及档案馆工作总体成效一个显著标志,所以,这项工作已引起业界广泛关注。

然而,一个成功的档案馆网站并非短时期就能建立起来,它必须结合自身实际工作,经过全面、周密的需求分析,科学、合理地对网站的功能、结构和内容作统筹规划,提出具体设计思路和分步建设方案,并不断赋以先进的技术手段,才能使其逐步达到既有鲜明特色又有专业水准的目标。

一、档案馆网站的功能定位

计算机与信息技术的飞速发展,加快了信息化社会的到来。互连网上各种类型的网站如雨后春笋般涌现,有政府网站、企业网站、商务网站、行业网站、个人网站等,它们都有不同的功能定位和目标,以满足各种不同需求及资讯服务。档案馆网站属于特殊行业性网站,主要面向于档案的管理和开发利用领域,其主要功能可从三个方面来规划。

1.信息发布功能

行业性网站首先应具备的功能是,充分利用本行业的丰富资源为公众提供信息咨询服务,实现信息资源的共享和服务的公开化。因此,开发反映档案所包含的历史原貌信息为公众所利用,应当成为档案馆网站所要表达的主题,因为档案只有服务于社会才能体现出它潜在的价值。档案所蕴藏的海量、真实的历史信息才是人们访问档案馆网站的目的所在。

2.宣传教育功能

档案法律规章、档案工作业务标准和制度、档案知识宣传、教育以及档案管理工作的新动向等也是档案馆网站必不可少的一个功能。档案馆可以利用网站时空跨越性这一特点,及时地向档案管理人员和整个社会公众发布这些信息,让人们了解档案、熟悉档案、维护档案、利用档案,发挥档案在人们实际工作和生活中应有的作用。

曾几何时,档案在人们的脑海中具有神秘、深藏不露的印象。但是,随着改革开放的不断深入,随着政务信息的透明公开,档案馆网站还将是人们了解本部门本单位现时行政管理工作进展和成效的窗口。

3.中介平台功能

档案馆网站另一个重要功能是可以为档案管理的电子化发展服务,成为机构内部档案业务管理的中介平台,实现办公的网络化和文档管理一体化。

在数字化信息时代,档案工作的任务、要求、形式都在发生深刻变化,网站作为档案信息接收与传播的一个接口界面,以其运行模式的独立性,信息传播的及时性和浏览查询的全球性等特点,能够全面地承担起数字档案归档管理与开发利用的双重功能,从而使档案工作适应时代的新要求。

二、档案馆网站的结构框架

档案馆网站的功能定位实际上就是建站要达到的目标,如何实现这个目标,需要有与之相适应的网站结构来作保证。档案馆网站的结构框架设计需要围绕档案固有的安全保密性、部分开放性特点来进行,同时,网站维护的便利性、信息更新的及时性,服务交流的畅通性等也是必须考虑的因素。

1.为网站建立独立域名

档案馆网站特别是高校档案馆网站,有些是作为一个子栏目挂靠在某机构网站上实现的,有些是申请虚拟主机建站的,这给信息的发布与更新、网站的维护与扩建带来诸多不便。尤其是档案拥有大量的数据库及多媒体信息,服务器需要根据实际要求及其变化,进行或改变各类设置;档案信息的安全性要求很高,采用远程更新、管理网站的方式也不利于对信息的掌控。因此,没有独立的域名的WEB主机,对建立动态网页、发布多媒体信息、提高网站的安全性与技术水平,是一个不可忽视的障碍。独立的域名也是一种宝贵的无形资产,网站只有注册了域名,才能拥有自己独立的网址,才能自如地在国际互联网上发布各类档案信息,建立与扩大档案馆对外的影响力。

2.采用多服务平台架构

档案馆网站应设计成多服务平台的架构,实行安全身份认证机制,为不同需求及身份的访问者提供不同的服务内容。

档案馆网站作为公共服务平台,要为访问者提供完全开放的信息查询服务和有权限限制的信息咨询服务。由于档案具有与其它信息不同的特性,有些是可以公开的,有些是全文信息,有些仅是目录信息,有些则涉及到国家、机构或个人的利益,只能有条件地向不同的对象开放,对此,在设计技术上要加以严格区分。档案馆所属机构的决策部门拥有最高查询权限,应该使较全面的档案信息能为他们服务,而普通受众只能查询已开放的档案,或者是授权信息。

另外,档案馆网站要能担当起机构内部档案业务现代化管理桥梁的作用,能在档档案形成与接收部门之间,构成工作指导、监督和档案信息移交、接受的网络通道。当今主流的档案管理系统都开发成B/SC/S相结合模式,用户无需安装客户端软件,通过浏览器登录档案馆网站就可以直接将数据源源不断地送入服务器,即实现网上归档目的。档案馆网站的这一功能,使档案管理工作不会受到时间和地域的限制,特别适合多校区高校档案馆。

3.设立在线更新机制

档案馆网站建立后,需要不断地及时更新和维护信息,才能保持网站具有活力和吸引力。因此,对信息内容变换频繁以及信息形式相对统一的栏目,如新闻消息、工作动态、服务指南等,可采用新闻信息发布系统技术来设计处理。该技术突出的优点是可将栏目的设计、信息的编辑、上传、审核进行集中式在线管理,而且,系统能自动完成信息的发布,网页显示格式一致、规范。利用此项技术,信息更新工作将变得十分方便、快速,实现管理员与信息员协同工作目的。

4.提供交互沟通渠道

档案馆网站应为档案的管理、利用与交流,创造一种崭新的模式,不仅要具备信息发布功能,还应为归档单位以及所有访问者提供交互联系的功能。网站的交互性功能可以很好地体现档案工作便民、利民、为民的服务理念,也可以随时接受公众的监督和建议,使网站建设日臻完美。

三、网页制作

网页是网站结构中的支撑体,是承载信息的“容器”,其制作技术既与网站结构紧密相连,又与具体信息内容直接呼应。由于网页的“页”概念与传统的文本页不同,有极其灵活的超链接和超媒体等属性,不但可以无限制扩展,还能做到“随机应变”、“声情并茂”,所以需要周密规划、精心设计、谨慎处置,以实现档案馆网站功能的各个角色。

1、栏目设置

栏目设置分主页栏目和分级栏目。一是所有栏目都要“扣题”,让访问者一目了然,具有鲜明的指引性。在不致使访问者迷惑的前提下,适当比拟化会使栏目名称避免雷同而脱俗,并能彰显出网页主体框架构思高品位的本色。二是分级栏目不宜套级过多,否则,会使访问者有似“探宝”之感,费时又费力的点击,找到了要的内容,算是欣慰,白走一趟,厌倦感油然而生。所以,设计三级以上的分级栏目是比较忌讳的。

以高校档案馆网站为例,主页上一般应包括两类一级栏目:一是主栏目,如“机构设置”、“法规制度”、“档案查询”、“编研成果”、“网上归档”等;二是副栏目,如“工作动态”、“新闻播报”、“学术园地”、“服务指南”等。其它一些辅助功能不一定作为栏目形式展现。

主栏目是主页上应该包括的基本内容。譬如,机构设置栏目可以介绍档案馆的管理职能、分工或业务上的具体联系人信息等,大致让人了解一下档案馆的工作网络格局。档案馆历史沿革或馆藏档案信息等可以穿插其中。法规制度栏目比较直观,但需将法律法规、业务规范标准和本单位的规章制度加以区别,或分栏显之,或以分隔符区划,这样做可以达到更佳的宣传教育效果。档案查询栏目是档案馆网站的主角,最好设置成二级类目,分门别类进入。本单位现行文件查询可以直接放到主页上去,突出其方便性和高利用率。编研成果栏目中最好搞点多媒体的专题网上展览。若不设置学术研究主栏目的,这部分内容可以归并其中。网上归档栏目主要是提供专兼职档案人员访问档案管理系统的入口。

副栏目是主栏目的补充和扩展,是将档案馆网站建设功能定位的相关内容变得更为丰富多彩,所以数量和内容可以自由选择。当前,在档案工作着重强调开放型、研究型、智能型要求下,如何去努力实践并利用档案馆网站将一些成功的做法、经验介绍于同行,供大家学习和借鉴,从而推动全行业的工作共同向前发展,意义重大。所以,希望实力强、工作成效好的高校档案馆做好这些栏目的建设。

栏目设置没有定律,但根据档案馆自身工作特点,作必要的谋划与安排,还是能起到很好作用的。抓住重点、突出逻辑思维性是主页栏目设置的基本要求。

2、显示形式

网页内容的显示形式分为文字、图像、视频等。文字是最常用的形式,可以编排成文本,也可以组成目录列表和框架功能流程等。图像可以单独表达,也可以混排于文字之中。硬件设施上等次的网站可以考虑上一部分视频内容。

档案馆网页内容显示形式应该尊重原始性,即档案的原貌性。纸质档案以扫描后的PDF格式为佳,电子公文则应对抬头等作套红处理,而图像和视频文件要采用压缩技术进行处理,使之适合网络传输要求。

所有网页内容均应设置为只读性,对有些内容还应作免复制和打印保护处理。当然,网页内容的准确性要严格把关,对非档案信息应作仔细核对,尤其是引用来的信息,不能贴之了之,把劣质信息传递给用户。有些网页内容还可以增加信息出处,以示规范和便于核对时查找原文。

3、界面布局

网页界面布局涉及美学设计技术和原理,虽然没有流派和专门的技法之说,但也有一些基本原则。作者从实际工作出发,罗列以下两方面供参考。

整体性方面:主页大块元素布置错落有致,简洁、直观的页眉、帧页和固定显示区模式比较适合档案馆网站布局。本级栏目中直接显示的内容不要另开新页,但进入二级栏目要换页,并设置返回主页的按钮,避免访问者关闭窗口即遇到退出网站的尴尬。所有链接都要顺畅、准确无误,不能张冠李戴或此路不通,已设置链接而未建内容的页要有提示说明。同级显示区内的背景、字体、格式标准尽量一致,色彩搭配协调、清晰,不宜选用非正楷体和繁体。图文混排时,以文为主的图占小区域;以图为主的将图置于上方。大部分非特殊性内容的二级、三级栏目页要套用主页页眉和帧页,方便访问者作浏览切换,充分展示超文本阅读的穿越性。

个体性方面:对于特殊栏目及其内容的编排要灵活处理。如档案查询、网上展览、视频新闻、网上归档等一般以新页替代,且不必再套用主页布局,因为这些栏目功能比较专一,访问者的思维定势已有明确目的。另外,留出足够的版面供其展示,既有新风格,又有宽松感,与主页框架形成对比反差,达到网页设计手段上的活跃效果。一般说来,在这些页的下部位置设立一个退出(实际是关闭)键做法比较可取,告知访问者回到主页的出口去路。对于供访问者要下载或打印的内容,最好将其还原成文件原来的实际格式,使之方便处理。

4、辅助功能

为了实现档案馆网站的在线更新和交互功能,将留言簿、档案论坛、调查表格、电子信箱、管理员登录等辅助功能集中设置在帧页上比较合适。另外,友情链接、站内搜索、访问量统计功能也不可缺失。网站标志和形象用语有比没好。动画滚动(点缀)技术适可而止。

网页制作是网站建设的具体化实践,需要设计开发人员具备多方面的知识。前台设计需要掌握HTML语言,掌握图像、视频处理技术,掌握动画制作技术等,后台设计需要熟悉动态网页制作技术、数据库系统技术、服务器配置技术等,同时还要对档案管理和档案业务知识十分熟悉。所以,档案馆网站建设人员要努力学习,不断总结经验,反复地实践,才能使网站建设达到结构合理、创意新颖、设计精美的良好效果。

 

分享到: