2004年全国高校档案人才建设战略研讨会优秀论文奖
作者在撰写本文前，以个人名义向上海地区16所高校的档案管理部门发出了“上海高校档案馆（室）档案管理队伍情况调查表”，分“人员及年龄结构”、“学历与职称（职务）”、“相关文凭拥有情况”和“月薪总收入”四方面进行了调查。
在各学校的大力配合下，此次调查的覆盖率约占上海高校档案管理总人数的80%左右。现就调查数据统计处理结果，对高校档案队伍建设叙述几点个人看法，供交流探讨。
一、调查汇总结果（略）
二、分析与讨论
1、队伍组成
由图1可知，档案管理队伍的男女比例为35:65，女同志约占三分之二，是男同志的两倍。这是由档案管理这项工作本身的性质所决定的。无论从哪方面去分析，应该说这项工作更适合于女同志来从事，这是女同志的使命，也是女同志的光荣和自豪。近些年来，男性从事此项工作的比例有所增高，一方面是男性就业观念的转变，另一方面确实也有他们的用武之地，这无疑是为女同志占绝对优势的档案队伍注入了新的活力。女同志比例较高的另一个原因是，现在的高校档案馆（室）大多是由原来机关的文书资料室和科技资料室改制合并过来的，许多女同志可能就是当时的文秘。
女同志做档案管理工作有许多优势和好处，如：细心、耐心、热心，责任性强，耐得住寂寞，等等，这为做好此项工作提供了先决条件，也为稳定档案管理队伍提供了保障。设想一下，假如这支队伍的男女比例倒过来，我们的档案工作可能就没有做得象现在这么细，这么到位。尤其是刚踏上工作岗位的小伙子，要他们一辈子泡在档案堆里，确实是比较难以保证的。所以，可以说档案工作离不开女同志，她们是档案队伍的主力，是一支生力军。
当然，任何事情总是一分为二的。女性也有弱点，如：力气、气量、闯劲等方面就不如男性，特别是在当今时代，任何工作都迫切需要勇气、胆略和创新力，档案工作也不例外。所以，男同志的加入，可以增强这支队伍的战斗力，可以与女同志互相取长补短，共同把档案工作做得更加出色，跟上时代快速发展的步伐。
笔者无意中发现，这支队伍的男女比例正在接近黄金分割律数（0.618），假如不是偶然的话，那其效能也必将会得到最佳的发挥。
图2显示了档案队伍各年龄段的分布情况。总得来说，年龄结构上是偏大的，50岁以上的约占三分之一，要是加上40～50岁的就超过了一大半，其中个别院校的情况更为严重。就我校而言，这种状况是其他相关部门所没有的。
造成高校档案队伍年龄结构老化的原因有三方面：一是编制紧缩，多年来得不到年青人员的正常扩充，自然老化；二是即使有更替，年轻人不乐意献身这项工作，或者说较之其他工种，档案工作的吸引力不大；三是不排除部分院校人事部门硬性将老同志安排到档案部门来工作。
老同志吃苦耐劳、埋头苦干、不计较个人得失的精神，是做好档案工作极其需要的。从工作本义上说，这就叫热爱工作，献身工作。老同志勤勤恳恳地为档案工作做出了不朽的功绩，这是非常值得年轻人好好学习的。
社会的变革和迅猛发展，带来了新事物、新知识、新技术的日新月异，加之年龄因素，使老同志感到力不从心，这是自然而然的。但是，老同志只要积极调整心态，继续加强学习，依然可以认识新事物、接受新知识、掌握新技术，使自己在各方面的能力得到新的提高，以适应工作的需要。另外还可以发挥传、帮、带的作用，相信年轻人，培育年轻人，依靠年轻人，使年轻人迅速成长起来。
图2显示，小于30岁的年轻人比例虽不高，但也有个别院校已接近三分之一。这是十分喜人的，说明高校档案队伍后继有人，说明近年来年轻人正在不断地壮大到我们的队伍中来，加上30～40岁的这部分，共有38%。随着我国国民经济持续、稳定、发展的大好环境，可以预料这个比例肯定会逐年攀升，届时他们将成为高校档案管理队伍的中坚，并肩负起我们前人所创建起来的崇高事业，代代相传。
2、资质架构
作者在这里用了一个比较新潮的词——“资质架构”来衡量高校档案队伍的综合业务能力，下面用图3～5中的数据来作分析。
首先是学历分布情况，其“大专以下”、“大专”、“本科”、“硕士”、“博士”所占的比例依次为12:35:46:6:1，呈“橄榄型”分布，即大专、本科学历是我们这支队伍的主体，占到81%。仅此而言，足见其智力是完全能达到档案管理工作要求的。此外，高学历的硕士研究生有6%，博士研究生也有零的突破。这是十分令人为之振奋的，说明高校档案队伍高层次专业人才储备已见端倪，说明档案管理工作由于观念上的转变和机制上的创新，管理模式、管理手段、管理内容也在发生质的变化，能够吸引一部分高级人才来施展他们的才华、发挥他们的作用。但是，笔者认为高学历人才比例还不够，未来几年中有待继续提高。
其次，从专业技术职称来看，情况与学历分布大致相同，即中间大，两头小，中级和副高职称比例占到77%，与智力结构是相符的，也从一个侧面反映了这支队伍的实力。档案工作向来被人们称之为是默默无闻的，平凡而琐碎，不容易出成就，而高校中的职称评定往往又比较强调教学和科研成果、论文等硬性指标，相对而言，档案人员在客观条件上处于弱势。然而，我们的档案人员并不气馁，靠自己的勤奋、拼搏和不懈努力，以在工作中做出实绩的行动来证明自己的作用，并赢得了学校的肯定和赞誉。
图5显示了档案队伍中拥有三类文凭的情况，其比例为61:27:12，但统计人数是总人数的46%，即有54%的人是没有这三类文凭的。从已拥有的文凭情况看，其分布是比较合理的，尤其是具有与“档案”专业相关文凭的比例已达到了61%，说明了我们的从业人员是学有所用的，也体现了档案队伍的科班身份。
众所周知，档案工作是一项专业性很强的管理工作，有一套专门的科学理论和严格管理方法，若管理人员不具备一定的专业水准，既难以保证正常工作的开展，更无从实现管理水平的上等级，相反，甚至还会危及档案信息资源的系统、完整和安全，给党和国家造成无法弥补的损失。所以，我们的队伍一要扩大拥有档案专业毕业文凭的人员比例，二要对现有的在岗人员进行继续教育和业务培训，确保其胜任档案管理工作的能力。
调查结果还表明，具有与“计算机或信息”和“管理”专业相关文凭的比例也有27%和12%。就目前情况而言，这个比例不算太低，但随着形势的发展，今后一段时期内要加快吸收这两方面的人才，尤其是计算机或信息方面的高级专业人才。
档案管理工作与我们的整个社会紧密相连，正在大踏步地向前迈进。进入21世纪，特别是党的十六大提出在本世纪20年代要把我国全面建设成为小康社会，我国综合国力达到中等发达国家水平的目标后，各行各业的工作都在围绕这个目标作战略性调整，要与时俱进、开拓创新，要科教兴国、科教兴市、科教兴档，等等，其关键无一不是在于人才的培养和使用。高校档案队伍如何来用待遇吸引人才，用政策留住人才，用感情温暖人才呢？这是非常值得我们的有关领导要思考、要研究、要重视的。
高校档案工作与地方上不同，尤其是近年来，地方各级档案事业的发展很快，都被纳入到政府相关工作的发展规划之中来加以重视，他们抢占人才有一定的优势，政策到位、待遇挂钩、环境宜人，事业留人的局面已初步形成。相反，高校档案工作在不少学校还只停留在口头上的重视，编制少、待遇低、条件差，人、才、物投入严重脱节的情况依然存在，所以，要使高校档案工作有一个整体上的平衡发展，还面临着不小的困难。
3、收入待遇
广义上说，待遇一般是指人们在社会活动中通过劳动付出所应该获得的各种回报，是商品经济社会的特征，是人们得以生存的基本要求，也是衡量人们社会地位的一个方面。我国是社会主义国家，大部分人的政治待遇是平等的，差异主要体现在经济上，其月薪收入的高低是主要表现形式。
图6列出了上海地区高校档案人员的月薪收入情况，分5档，其分布为：＜1500元的占4%；∈1500～2000元的占20%；∈2000～2500元的占38%；∈2500～3000元的占22%；＞3000元的占16%。这一串数据从表观上看还可以，但深入分析一下，笔者认为我们档案人员的收入是偏低的。理由有四：1、上海地区的消费水平较高（2001年恩格尔系数达43.1%）；2、我们队伍中的老同志份额较大；3、学校其它部门、地方档案部门、其它任何相关行业的收入情况要高于此水平；4、而我们的工作并不轻松、并不逊色。
将月薪收入情况与学历、职称和工龄来作综合对比分析，也可以证明以上的结论。图3、4显示了本科和中级职称的比例分别为46%和49%，再结合图2，可知这部分人中绝大多数的年龄界于是40～60岁，而他们对应的平均收入也就在2500元左右。由此可以推知，刚出校门的大学本科生到高校档案部门来工作的话，其月薪总收入大概在1500元的水平，与社会上其他工种相比，吸引力可见一斑。
经济收入偏低带来的最严重问题是无法吸引高层次专业人才到高校档案管理部门来工作。有名气的大学校，工作条件等情况好一点，这个问题尚可解决，而对于一般学校来说，收入少已无吸引力，工作条件和团队规模上再差一点的话，要想尽快地改变档案管理队伍的结构是较难实现的。毫无疑问，今后几年档案队伍建设最严峻的问题是年轻人才的充实问题，而本质就是收入待遇问题，这种局面假如没有较大改观的话，必将成为队伍建设的一个瓶颈，并会直接制约高校档案事业实现跨越式发展的步伐。
三、结论
1、高校档案管理队伍男女比例合理，但年龄结构偏于老化，需尽快吸收年轻人加入其中。
2、高校档案管理队伍资质情况目前尚可，今后几年亟待吸纳既懂档案专业知识又掌握计算机信息管理技术的高级复合型人才。
3、待遇、感情、事业是吸引人才最关键的三要素，高校档案队伍建设面临着严重的挑战。
致谢：本文中的数据调查得到了复旦大学、上海交通大学、同济大学、华东师范大学、东华大学、上海师范大学、上海海运学院、上海第二工业大学、上海第二医科大学、第二军医大学、上海中医药大学、上海应用技术学院、上海工程技术大学等档案馆（室）的大力支持，在此表示衷心感谢！