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关于做好合并高校档案工作的几点尝试
发布人: 发布时间: 2014-12-23 作者: 访问次数: 7

近年来,随着教育体制改革的不断深入,以优化教育资源配置、扩大办学规模为目的的高校之间的合并与重组已经成为一种重要的模式。两所或多所高校合并以后,在实现教育资源共享、优势互补、增强学校竞争力等方面确实是一个质的飞跃,给高校的发展也带来了新的机遇。档案工作作为学校工作的重要组成部分,这些变化,使档案工作在收集、管理、利用等许多方面产生了新的问题,对高校的档案工作也提出了新要求。如何适应因并校产生的新变化,如何做好合并高校的档案工作,是一个值得认真思考与探讨的问题。以下以我校为例,谈谈我们在并校后档案归档、管理、利用等方面的几点做法:

一. 分清全宗归属,明确管理责任。

档案按全宗管理,是档案管理工作的一条重要原则。正确合理地区分档案全宗,是并校后档案管理首先遇到的问题。根据教育部有关文件,2000126,华东理工大学石油化工学院(即原金山石油化工学院)实质性并入华东理工大学,成为华东理工大学金山校区。为做好并校后的档案工作,我校依据上海市教委、上海市档案局《关于加强对撤并转学校档案管理的意见》中“学校的合并以一个学校为主、其他学校并入该校的,那么为主的学校合并前后的档案应属同一个全宗,被并入的学校合并前的档案应构成独立全宗”的要求,结合学校实际,下发了《关于加强对金山校区档案管理的意见》一文,明确了合并前原金山石化学院形成的档案单列全宗,并由金山校区负责对原金山石化学院档案的收集、整理、保管和清理、交接工作,做到移交有手续,交接有清册,任何单位和个人不得私自带走、留存、转移和销毁档案;合并后金山校区形成的档案归属华东理工大学全宗。这样就理顺了并校前后的档案全宗归属关系,也明确了相应的管理责任,使并校后的档案工作分工清楚,协调有序,避免在并校过程中出现档案无人管理而损坏和丢失,以保证档案的齐全完整。

二. 设立档案分室,统一管理制度。

《高等学校档案管理办法》中规定:“对因学校分立或合并,其档案应本着集中保管、方便利用的原则,经协议有一校或合并后的学校档案部门统一保存。”将档案集中统一保管,把几个全宗的档案集中在一起,对丰富馆藏和档案信息资源确实很有意义。但从我校的实际情况看,两校区距离较远(有近70公里),如果简单地把档案集中起来,必然给平时的利用带来诸多不便;而且并校之初,还不能建成符合并校后要求的较大型的档案馆,档案集中保管存在一定困难。鉴于此,我校在金山校区设立了档案分室,把它作为校档案馆的分支机构,受校档案馆和金山校区主管部门的双重领导,将原金山石油化工学院的档案和并校后的金山校区档案都暂存在金山校区档案分室,分室每年向校档案馆报送档案目录,档案的分类、编号等均按照华东理工大学档案实体分类方案,档案在条件具备时再向校档案馆移交。在管理上,合并前的两校由于学校规模、办学层次、培养目标等方面都存在差异,档案管理的方法和标准也有所不同,若不尽快地从档案管理制度和业务标准上进行统一,势必会造成管理上的混乱。因此,制定制度、统一标准是并校后学校档案管理的重要任务。我校依据《档案法》、《高等学校档案实体分类法》,进一步修订和完善了档案工作规章制度,实行统一的档案管理制度,对档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等各个业务环节都制定了统一的规范,都按照标准化的要求进行。使整个学校档案工作有章可循,有一个新的、统一的标准。确保档案管理走上标准化、规范化的管理轨道。

三. 建立工作网络,加强业务培训。

并校以后,根据学校档案工作的发展需要,我校建立了新的档案管理工作网络,明确学校档案工作的分管领导、各立卷部门分管负责人、兼职档案员等,将金山校区纳入这个工作网络,金山校区的档案管理工作由一名校区领导分管,并由一名专职档案员具体负责整理、分类、接收、保管、统计、业务指导工作。金山校区各立卷部门都明确了相应的分管负责人和兼职档案员。针对院校合并档案收集、整理过程中出现的问题,加强了对兼职档案员的业务培训,重点是新的档案管理制度、平时归卷制度、预立卷工作和档案的计算机管理。金山校区档案管理以前的很多做法都与校本部不一致,档案基础也比较薄弱,通过培训,使大家统一了认识,也提高了工作水平。对档案馆而言,兼职档案员业务水平提高也促进了案卷质量的提高,这就为学校合并后档案工作的进一步开展打下了基础。

四. 使用档案软件,提高管理水平。

我校档案馆为适应档案管理现代化的新形势,进一步提高档案管理水平,与校科技信息研究所合作开发了《档案管理集成系统》软件。该软件可以实现对文本、图象、视频的多媒体档案信息管理,并可以在局域网和校园网范围内实现数据共享。不但可以对档案信息进行计算机录入和查询,档案馆还可以对归档部门进行网上指导、检查,实行网上归档。这个软件除了在校本部几十个立卷部门推广使用外,还通过校园网,在金山校区安装使用,大大方便了两校区之间档案信息的交流与传递。此外,为提高档案管理和利用水平,我们在校园网上建立了自己的网站,设计制作了档案馆主页,使网站成为档案知识、档案信息对外宣传、交流的重要窗口,无论是校本部还是金山校区,只要打开校园网就能查阅到档案馆的基本情况。通过运用现代化手段,使我校档案的现代化管理水平又实现了新跨越。

以上是我校在做好合并高校档案工作的一些做法。在高校调整期,档案工作面临着新的形势,合并高校的档案工作也会面临许多新的问题,只有不断尝试,积极探索,才能真正适应教育教学改革的要求,使档案工作迈上新台阶。

参考文献:

①纪红卫、蔡月芬《高校合并对高校档案工作的影响及其对策》,《学校档案》1999年第221-24页。

②樊月珍《如何做好院校合并期间的档案工作》,《学校档案》1999年第225-26页。

 

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