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于无声处见新意——从案卷封皮看档案工作的创新
发布人: 发布时间: 2014-12-23 作者: 访问次数: 5

说起案卷封皮的“病”。同作为档案实际工作者,大家或许有感于案卷封皮的苦吧。在整理装订文件的时候,总是要把一张较大的牛皮纸(封皮)对折一下,做成封(皮)面和封底来包装文件。折叠倒是很容易,然而做成美观实用的封面和封底倒不是一件易事。因为卷内文件数量多少不一,在卷皮大小固定不变的情况下,难免会出现卷皮包裹不住卷内文件而导致文件溢出卷皮之外的现象。这样必然会影响案卷的整齐美观,也不利于卷内文件的保护。因此,档案工作者要对卷皮进行深加工。不仅要折叠,还要折叠得美观。于是就采取“顾头舍尾”办法。首先要确保包住卷内文件的首页,至于文件末页倒是置之不理了,这也是没有办法的办法。折叠好封皮还不算大功告成,还要装订。命令大小文件夹全部重装上阵,夹头夹尾忙得不亦乐乎。这样下来,完成一个案卷的整理装订实在是一件费时费力的活儿。这显然有背于国家档案工作的法律规范。2000年国家档案局颁布了档案行业标准《归档文件整理规则》,这一标准的制定就是为了“简化整理,深化检索”。简化整理是新时代赋予档案工作的使命,也是档案工作发展的必然之路。所以说,案卷封皮有这样的“病”是该治疗的时候了。

“有病,得治”。长期痛苦如此,于是我们一反常规,采取封面和封底相分离的方式,用两张A4大小的牛皮纸分别装订在卷内文件的上、下位置,代替原来的一大张卷皮。这样做的优势在于:一是大大简化了整理手续。再也不用折叠了,只需把两张纸放好,和卷内文件一起弄整齐,拿去装订就行了。这样看起来案卷就很美观、整齐划一了;二是便于案卷封面的计算机填写。原来的一大张卷皮,计算机操作起来十分不便,多半是手工填写案卷题名、形成日期、责任者等项目,而现在的A4卷皮,可以通过计算机自动完成案卷封面的填写打印。从这一角度可以说是传统档案工作的进步,也是朝着档案信息化建设的方向迈了一小步。三是格式大一统。A4纸张国际标准,对于一般的文件资料,能做到卷皮规格基本统一。卷内文件的数量再也不能充作绊脚石而影响卷皮了。当然,这种做法也符合国家的法律规范。2000年颁布的《归档文件整理规则》对于案卷的整理,也只是作了原则性的规定,并没有作具体的细化。为什么没有?我想这也是考虑到灵活性与原则性的兼容与统一问题吧。

反思档案工作创新。案卷的装订、封面的填写实在是档案工作中极其普通的日常工作了。但就在这些普通的工作中往往大有创新可做。其实,只要是阻碍档案工作的进展,不利于档案工作效率提高的传统工作方法、工作模式、工作机制等方面,都是“有新可图”的,都可以朝着更科学更先进的路子上走。

对于案卷封皮出现这样的“病”,可能很多人都曾遇到过,或许也苦于此,然而却变成了过眼烟云,随风而去;或是熟视无睹,随它去吧。为什么不去思考创新呢?是什么阻碍了我们创新的脚步呢?当工作上遇到了不便,仍然沿用原来的方法和规范,固然,因循守旧、墨守成规工作上不会出错,但也不可能有进步。这不是档案工作的目的,其实国家的每一种规范的制定也都是为了把档案工作做得更好。规范不是绝对死的教条,而是一种相对灵活的约定。

至于不去创新,是多种因素综合的结果。我想有一种原因,不可以忽视。那就是我们的档案工作缺少创新的氛围,还没有形成创新的风格。档案工作的缓慢发展无疑证实了这一点。“一叶落而知天下秋”,小到一个单位,档案工作整体上处于“沉默”状态,没有生气。大家都不去谈创新,谁会想起创新呢?思想没有准备,行动上就不会有结果。因此,档案工作的创新首先要在思想上追求创新意识,进而形成一种创新的氛围和风格。邓小平在1992年南巡讲话中曾说过“没有一点闯的精神,没有一点冒的精神,没有一股气呀,劲呀,就走不出一条路,就干不出新事业。”如果一个单位的档案工作者都有一种创新的意识,遇到问题就会积极思考,想办法,出对策。那么,这样不但会一改档案工作旧有的面貌,蓬发出生机勃勃的新气象,更会促进档案工作的大发展。

“思想有多远,我们就能走多远。”一句广告词给了我们相同的启示:档案工作的进步,无论是靠理论的发展带动,还是靠我们档案人不断的实践摸索,都需要创新、与时俱进。让我们共同期待档案工作创新春天的到来。

 

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