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浅谈高校档案信息化建设对人才建设的需求
发布人: 发布时间: 2014-12-23 作者: 访问次数: 3

21世纪是知识经济的新世纪。信息化时代已经到来,信息化是当今世界发展的必然趋势。随着我国高等教育改革的日益深化,高校决策部门对信息的需求量也必然更加迫切,近几年来高校档案发展工作有了一定的进步,但离档案信息化目标还存在距离,与国外先进的档案管理水平和资源开发利用能力也还存在差距,有待于我们进一步提高认识,采取有效措施,推进高校档案信息化,使资源得以充分开发利用,更好地为高校、为社会服务。本文就高校档案工作信息化面临的机遇与挑战,以及档案人才队伍建设谈点自己的认识。

一、学校档案工作机遇与挑战并存

1、高校档案工作信息化的机遇

计算机和网络的产生使我们进入网络时代,信息化成为当今世界经济和社会发展的大趋势。《全国档案事业发展“十五”计划》把信息化建设列为战略重点之一,明确了“十五”期间档案信息化管理的主要任务。作为档案事业重要组成部分的高校档案工作,在高校信息化背景下,档案信息化自然也提出了更高的目标,这同时也带来了巨大的发展机遇。

首先,高校档案部门出于自身和学校信息化管理需要使用计算机管理档案,形成了大量的数字化档案信息。计算机在高校档案管理中,得到广泛应用。高校档案部门有着得天独厚的优越条件。

其次,计算机大量应用于高校管理,产生了大量的数字化文件,进而产生了数字化档案,即电子档案。许多高等院校建立了校园网,并与教育科研网和国际互联网相连。有的高校档案馆还利用计算机建立各种数据库、与高校计算机网联网、登陆因特网等方式,逐步向数字化档案馆转化,以实现档案资源共享的目的。这为档案信息的开发利用提供了广阔的平台。

2、高校档案工作在信息化背景下产生的变化

1) 高校档案形式从量变到质变

在档案信息数字化前,信息仍以纸张为主要载体存在。高校档案信息数字化是其载体从量变到质变,发生根本变化,信息脱离载体而存在,即是我们所说的电子档案、电子文件。从利用上来说,信息可全天候开放,从档案信息的保管上来说,它可以无限量复制,这就克服了纸质档案由于独一无二所带来的弊端。

2) 从纸库到脑库——高校档案管理模式的改变

档案信息资源数字化就是利用数字化技术将其他形式存储的信息资源转化为计算机可识别的二进制代码形式。这样,档案信息的存储、加工、管理、使用方法上都发生了变化,借助计算机技术和网络环境实现对数字化信息资源的有效管理和利用。传统档案管理主要是物理管理,档案信息数字化使高校档案馆摆脱库房式的管理方式,档案馆更多地像是人的大脑。档案不再像传统文档那样按照某种特定的顺序排列在框架上,档案的排列完全虚拟化。在数字化档案库里,没有找不到的存在的文件,即是我们通常所说的“全文检索”。这种方法有助于提高信息的收集和使用效率。档案信息数字化可以妥善解决珍贵档案文献的保护和利用问题。对于珍贵的档案文献原件,当处于易损或变质状态时,经数字化后,可制作视读替代品,将原件保存,使原件得到了可靠的安全保护,同时也提高了档案信息内容的使用效率。

3) 从远距离到近距离——高校档案利用方式的改变

传统的档案是利用档案,用户必须到档案馆去,这种利用十分不便。数字化档案信息可使任何一位利用者不受任何时间、空间的限制,只需有一台联网的电脑,即可进入高校档案管理系统,查阅自己需要的档案信息,网上利用的开展,将会使档案工作进入一个崭新的工作环境和极好的良性循环之中。

4) 从档案馆到信息中心——高校档案馆职能的转变

随着计算机技术广泛深入地应用于各个领域,今后档案的鉴定、整理、编目工作的关注焦点不再是文件实体,而是文件背后的活动和意图。档案部门通过直接参与文件的形成,从保管机构变为审计机构。由于信息的超时空流动,数字化档案事实上成为“无墙界档案”,档案馆从档案实体的保管基地变成了利用方便的信息控制中心。

5) 从“手工”到“现代”——高校档案业务工作的改变

传统的文书立卷归档,是在文书催办完成后,次年收集立卷、归档,不仅周期长而且劳动强度大。信息数字化使档案能及时归档并尽快提供利用,平时在网上,文书处理部门将收文、发文都输到计算机中,其它部门可根据自己的权限范围在网上分组传阅自己相关的文件并注明处理意见,随时归档,把数据通过网上传输到档案管理系统数据库中,从而减少了档案数据录入工作。与此同时,校园网中各类数据库的建立,可以使各类归档的数据能非常及时、准确。在克服了重复劳动的同时,还克服了以往必须“归档”后才能“查阅”的弱点。

二、档案信息化建设对人才建设的要求

档案信息化为高校档案工作带来的机遇与挑战,信息化过程使档案形式、管理模式、利用方式、档案馆职能、工作流程产生巨大变化,这些变化对档案人才队伍提出了更高的要求,因此人才建设应该成为了档案工作信息化的重中之重。

1、信息化建设的人才需求

档案信息化建设要求档案工作者有创新意识。信息时代的今天,要为党和国家以及广大人民群众提供优质高效的档案服务,档案工作者必须与时俱进,不断更新服务观念,创新服务方式,运用现代服务手段,适应新的服务需求。这样才能跟上时代步伐,不断拓展服务领域,提高服务效果,才能使档案信息化建设具有生机和活力。

档案信息化建设要求档案工作者有创新能力。这种创新能力是由创新胆识、动机、自信、毅力、兴趣及风险精神、拼搏精神等因素组成。他是一种积极探索的心理取向,是一种积极改变自己适应环境的应变能力。作为网络信息时代的档案工作者,必须具有这种创新能力,才能适应新的形势。

档案信息化建设要求档案工作者会运用现代化管理设备。越来越多的新技术将陆续应用于档案工作的各个方面,这就要求信息时代的档案工作者必须具备掌握新知识、新技术及运用新设备的能力,才能适应日新月异的档案管理现代化、开发利用数字化和网络信息化建设的需要。

档案信息化建设要求档案工作者掌握丰富的档案专业知识和具有较强的业务能力。包括有较高的专业理论水平、分析判断能力,对接收、整理、编目的档案能做好分类管理工作;对来自网络的档案信息能去伪存真,避免片面性、盲目性;有较高的业务管理能力,不但要有传统纸质文件的归档能力,还要有现代电子文件的归档管理能力。因此,新形势下的档案工作者必须具有较高的综合素质,才能适应档案信息化建设的要求。

2、建设档案人才队伍的途径

领导重视是高校档案人员合理配置的重要前提,是档案人才队伍形成的有利保证。高校领导应该把档案人才建设列入学校发展规划;充分认识现代的档案信息化管理与过去的看家守摊、你查我找的传统档案管理方式完全不同;一定要明确当今档案事业的发展不仅需要政治觉悟高、责任心强、默默无闻、甘于奉献的人来承担,而且他们还要具有创新意识,具有掌握新知识、新技术的手段及使用新设备的能力。只有了解这些,才能把综合素质较高的人才安排到档案工作岗位上。

要引进一些具有档案专业学历,又精通计算机网络技术的年轻人从事档案工作。虽然高校人员编制紧张,教学一线急需引进高层人才,但也绝不能忽视档案人才的引进。档案工作属于行政管理,却有很强的专业性、业务性及技术性。特别是档案信息化建设,必须要有懂专业、懂技术、观念新、敢创新、有开拓精神的新生力量参与,以改变高校档案部门学历层次、年龄结构、男女比例不合理的局面。既能增强生机与活力,又能加快档案信息化建设步伐。

要加强对高校档案部门现有人员的继续教育,为培养创新人才搭建平台。引进人才是有限的,故培养人才势在必行。因为大量的工作主要还是靠现有人员来完成,这就要求现有的年龄偏大、学历偏低、专业知识偏少、不懂操作现代化管理设备的档案工作者,通过参加继续教育的学习,不断充实提高自己。单位内部要营造良好的学习氛围,尽可能地为档案工作者提供接受继续教育的机会,通过参加培训。全面提高其综合素质及工作水平。档案继续教育机构要改变流于形式、没有实效的培训方式,适应时代调整充实学习内容,革新教育方式,使继续教育成为培养档案创新人才的阵地。

大力宣传档案工作的重要性与作用,提高档案工作者的地位和待遇,用激励机制留住人才、吸引人才。高校的档案部门与其他部门相比,不但不被看重,而且由于工作辛苦、待遇不高、无人关注等,是造成年轻人不愿来,已有人才流失的重要原因,使档案队伍成为高校中的弱势群体。因此,必须要通过增加档案工作人员的福利待遇,方便职称评定等形式,提高档案工作者的地位。对档案工作的需求给予适当的投入,改善其工作环境及办公条件,一视同仁地对待档案工作及其人员,使他们没有被遗忘的感觉,才能激发他们的工作热情, 自觉自愿地加入到档案信息化建设行列中。

 

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