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档案信息网络化浅析
发布人: 发布时间: 2014-12-23 作者: 访问次数: 4

一、档案信息网络化是新时期档案工作发展的必然趋势

――传统档案工作的局限性

传统的档案工作一直处于一种封闭半封闭的管理模式之下,被外界感觉比较神秘,与社会脱节,以“接收-保管-查阅-回收”这样的简单机械劳动为主要工作,“重藏轻用”的倾向比较严重,极大限制了档案的开发与利用。传统的档案工作方式已远远适应不了形势发展的需求,只有依靠现代网络技术,才能从根本上解决档案利用查询困难、手续烦琐、费时费力的矛盾,将档案工作者从繁重的手工操作中解脱出来,把主要精力放到档案信息资源的开发利用中,变死档案为活档案,更好地为社会服务。

――新时期档案工作的特点

1、档案工作者必须积极转变思想观念,不断学习档案专业新知识,熟练掌握计算机应用等现代化办公的能力,提高档案管理的现代化水平。

2、档案部门必须增强服务意识,强化服务理念。档案部门作为社会服务部门,必须改变过去被动式的服务方式,积极主动开展针对性强、形式灵活的服务形式,满足不同类型、层次的用户需求,才能得到社会的承认得到更多的资源配置,才能充分体现档案价值。

3、档案部门要尽量采用电子化档案形式,就可以满足多个用户足不出户同时利用档案的要求,增强档案的时效性和共享性。

4、完善档案法规,强化执法力度,是做好档案利用服务也是做好各项档案工作最有力的保障。

――我国与欧美国家档案工作比较及其发展趋势

我国档案工作处于“重藏轻用”的局面,欧美国家档案工作历来比较重视利用。信息时代的来临与发展,促使档案对社会开放,提供利用服务方面比重日渐强。欧美国家档案部门网上利用起步得比较早,在建立数据库、将目录和部分档案上网、计算机自动化检索、内部用计算机管理等方面,都取得成效,而且有很大一部分电子化档案可查阅全文和照片,档案利用得到了很大发展;而我国的档案计算机检索系统开发多数没有做过大规模的基础工作,网上的档案检索系统数量很少,仍要依靠手工进行检索。

21世纪网络化成为时代的主旋律,资源共享已成为一种世界潮流,作为信息系统重要组成部分的档案部门不可避免地受到了时代的冲击,因此档案信息网络化是时代的需要与选择,成为档案工作唯一的发展主线。网络时代的档案部门不再是档案实体的管理部门和孤立的信息储藏地,而是一个信息存储与供应的服务机构,网络化是档案信息资源实现共享的必要条件和物质基础,符合时代发展的要求,进而推动档案事业的持续发展,迈上了一个新的层次。

二、档案信息网络化的必要条件

――档案部门要重视基础性资源建设

基础性资源主要是电子档案。建立丰富的电子档案是加快档案信息网络化的中心环节,才能更好满足人们和社会对档案信息的需求,改变“重藏轻用”传统理念,突出档案服务的特色,更好地实现档案的再生价值。没有大量的电子档案,档案信息网络化就无从谈起实现,没有源源不断的电子档案信息资源的支持,档案信息网络化就是“无本之木,无源之水”,因此当务之急是加快实现档案电子化,及时收集电子文件,不但能够提高档案管理工作效率,还能减少档案的容量,缓解库房紧张的状况。据统计分析,要对大英馆藏进行数字化,大约需要全体2500名员工工作400年。我国的一些馆藏量大,馆藏结构复杂的档案馆,在坚持日常工作的同时进行数字化,乐观的估计也需长达几十年的时间。现阶段整个社会在逐步推广无纸化办公,满足办公快捷、提高办公效率的需要,在此过程中会形成很多电子文档,诸如高校档案中有关学生名册、教学计划等很多内容都可以满足电子归档的需要,因此目前对于档案部门来说无疑是一次机遇,结合档案工作实际情况,档案部门应大胆、迅速推出相关规定,改部分纸质档案保存为电子档案提交,这样可以大大减少档案人员归档的工作量,以腾出更多的时间检查档案完整性、正确性。

――档案部门要加快软硬件建设

信息网络化建设对档案工作提出了新的要求,造就一支适应、服务网络时代档案工作的高素质专业人才队伍刻不容缓。人是最活跃的因素,是推动社会生产力发展的根本力量。从传统档案工作来看,档案人员具有认真负责,一丝不苟的严谨态度,注重在档案的处理能力和保密工作,忽视了计算机应用能力和网络应用能力,因为档案部门更多担心的是过多应用计算机与网络连接,会与档案的保密性产生矛盾的负面作用,因此首先要切实转变档案人员的传统理念,冲破束缚,其次要不断加强档案人员的计算机能力培训,整合档案专业知识与计算机知识,提高档案人员的综合素质和现代化办公的能力。另外,需建设一个智能化档案公共服务平台,让更多的有价值的档案信息源源不断地通过网络平台快捷、方便展示给社会,服务于社会,人们只要根据检索要求输入相关信息,从而可以对需要了解的单位从感性认识上升到理性认识。现阶段,档案公共服务平台建设与应用不能贪大求快,积极的同时要量力而行,分阶段有计划地实施网络化建设。先从单位内部局域网做起,通过单位内部的使用,了解共享档案信息资源所带来的益处,为全面推进档案信息网络化提供必要的支持。一旦条件成熟接入互联网,让更多的人来接触、了解本单位,从而为单位带来更多的社会效益和经济效益。

三、档案信息网络化过程应注意的几个问题

档案信息网络化使档案部门能够更好地提供优质服务和提高工作效率,使档案信息资源得到更充分的利用。在认识档案信息网络化好处的同时,我们也应清醒地认识到,档案部门面临着严峻的挑战,因为档案信息网络化不是一个部门的事情,而是一个系统工程,要考虑到方方面面,才能更好建设档案信息网络化这一重大工程。在推进信息网络化过程中需着重注意以下几方面问题:

1、真实性、准确性问题。前面也提到了电子化档案是基础性资源,电子化档案的真实性、准确性是网络化的前提条件。档案部门在积极收集电子化档案的同时一定要对其准确性、真实性进行认真研究,一旦错误的档案信息网络化就会后患无穷,因为网络的传播速度是极快的,一旦人们觉得提供的信息是错误的,在他们心中形成了一种错误的认识,要想人们再次相信档案信息的真实性、准确性则需花费更多精力,所以要想实现档案信息网络化必须要制定严格的规章制度,核实、审批程序一定要落实到人,保证档案信息的真实性、正确性。

2、通用性问题。档案的电子化应提前制定统一规范的格式标准,否则数据格式的多样性将严重制约规范化标准的制定。另外,档案工作公共服务平台建设需有一个统一的标准,如果各个档案部门各自为政依照自己的标准建设平台,不仅浪费大量的资金重复建设不兼容的平台,也为将来整合全社会的档案信息资源带来的困难,得不偿失,所以尽快由上而下制定一个统一的平台标准显得至关重要。从长远角度看,如果标准不统一,以后档案部门之间进行信息共享或联合开发,就很可能由于数据库结构的差异带来不兼容的问题。

3、安全性问题。不言而喻,安全性问题一直是阻碍档案实现网络化的重要因素之一。档案信息网络化带来的最大风险之一就是网络安全问题,担心受到黑客攻击和病毒入侵,因此可采取实行密码管理制度和用户身份证技术,及时更新升级网络防火墙和杀毒软件,做好档案信息的数据备份等一系列措施,保障网络保持相对稳定和档案信息的真实性、准确性。

4、保密性问题。档案信息网络化并不是说全部信息都可以网络化,而是要充分区别档案信息差别,界定档案信息网络化的范围,在档案信息网络化前应深思熟虑,即确定哪些档案应该上网,哪些档案不能上网。对一些保密性很强的档案,不能够挂到网上,因为目前缺少法律法规对这方面进行界定与支持。所以要不断完善档案的法律法规,明确界定档案信息上网范围,这样避免档案信息网络化与档案保密性发生冲突,排除网络化的一道障碍。

5、凭证价值问题。电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本,没有草稿与印稿的区别,也没有正本与副本的差异,甚至文件与档案之间很难划定一条人为的界限。电子文件本身固有的原始信息的可变性和不稳定性及人们对其可靠程度的不信任和矛盾心理,目前难以成为合法的证据。由于印章和签署是文件生效的主要标志,在现在技术条件下,对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须采取以纸介质归档为主,电子化归档为辅的做法,因此具有较高凭证价值的档案在网络化过程中一定要慎重。

档案信息网络化是开放性时代赋予档案工作新的要求,也是档案工作由手工操作向现代化方式转变、由实体化管理向信息化管理发展的必然选择。从整个社会发展情况看,开放性是社会发展大趋势,人们通过计算机和网络获取丰富的知识已成为必然,因此档案信息网络化势在必行,卸下森严的帽子,才不会被人们遗忘,服务好社会,体现档案价值。

 

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