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兼职档案员是档案管理中的“基石”
发布人: 发布时间: 2014-12-23 作者: 访问次数: 60

高等院校担负着培养国家高级专门人才的任务,而高校档案则是学校高等教育工作改革发展的历史记录,是国家档案事业的重要组成部分。如果说档案管理事业是座大厦,则我们兼职档案人员是档案管理工作中的“基石”,兼职档案员的个人素质、工作态度、工作能力等等,将会直接影响我校档案管理事业的发展。随着社会的不断进步发展,高校改革的层层深入,高校档案管理也进入信息化建设时代,因此,作为在基层收集整理档案信息材料的兼职档案员面临如何适应新的要求,密切配合校档案馆做好最基础的档案整理归类工作。经认真思考分析,结合自己在担任兼职档案员工作中的感悟,现提出以下观点。

一、要把档案管理“真正”当做本职工作的一部分

在日常工作中兼职档案员总是让人只记住“兼职”这两个字,往往是到了每年特定的归档时间才会去关心材料的整理、归类,而带来的结果是在规定的归档期限内还有大量的修订工作要做,由于时间的紧迫,在检查中难免有疏漏,则在材料归档后的返工率较高。要避免这一问题,就要把兼职档案管理“真正”当做本职工作的一部分,则在平时的工作中需要我们做到以下几点。

1. 日常工作中要做有心人

基层归档的第一手资料往往是分散在各个工作部门的,再加上归档的时间是在次年,平时大家各自的工作都很忙,在日常工作中对需要归档的材料的核查是无法顾及的,特别是一些细小的问题,比如名称、日期是否填写完整;是否用黑色钢笔(水笔)填写;该签名的是否漏签等等。而作为兼职档案员应该将这些细小问题放在心上,平时与各个部门多沟通,常提醒,尽量减少这些遗漏问题。

2. 要有积极主动的工作态度

虽然归档的材料的整理核查是一些相当具体的、烦琐的事务性工作,可它却与信息的完整、连续、真实性息息相关,是关系到历史记录查证的保障,是非常重要的一项基础工作。因此,要有积极主动的工作态度,主动地配合各个部门收集整理、分类核查材料,要耐心细致地不厌其烦地对待此项工作。做过兼职档案员的都知道,当面对几十本甚至上百本的归档材料,又要一页页去核查时,其长时间的疲劳程度是可想而知的。所以,更加要求我们要以一种积极的工作态度去对待它,才能更好的胜任此项工作。

二、要加强自身的工作能力,不断提高业务水平

档案管理工作是一门学问,有其独特的专业要求,作为兼职档案员必需要不断学习,提高业务水平。兼职档案员犹如第一线的“产品质检员”,其自身的工作能力、业务水平关系着整个档案管理工作的质量,也直接影响着我们的工作效率。这样就要求我们具备以下几方面的意识。

1. 敬业意识

所谓敬业意识,包含着对兼职档案工作的热情;包含着对业务知识的刻苦钻研;包含着对兼职档案工作的尽心尽职;也包含着对兼职档案工作无私奉献的精神;还包含着对兼职档案工作的强烈责任感。

兼职档案员首先要具有良好的业务知识,对学校有关档案管理的一系列规定以及要求要熟悉、理解、摸透,这样才能在收集整理、分类核查需要归档的材料时做到有依据有条理。要熟悉自己的业务范畴,在工作中善于发现问题,分析问题,及时与上级职能部门也就是校档案馆沟通,求得解决问题的办法。对工作中出现的问题要善于负责,勇于承担责任。

近几年来,随着现代信息技术在档案管理工作中的渗透应用,计算机管理正逐步替代传统的手工操作管理。因此,档案管理部门提供给利用者的不仅只是纸质档案,还有大量的电子文档。所以将档案信息予以数字化、电子化,将能有效地控制与管理大量档案信息,可以更有效、更便捷地查询、汇总、保存大量的档案信息。所以对于我们基层的兼职档案员来说,掌握计算机相关知识,是使我们迅速有效地收集整理信息,及时准确地向上级档案部门传送信息的保障。

2. 服务意识

所谓服务意识,就是要明确兼职档案管理就是我们各部门工作的后续服务,作为我们高校档案管理也就是服务于教师服务于学生。要强化服务意识,提高服务质量,则要求兼职档案员要有良好的职业道德;健康的人格修养;平稳的心态;严谨的工作作风;还要有较强的协调能力,这样才能为学校档案管理部门提供合格的可靠的档案信息素材,保证档案管理工作正常有序地进行。

3. 合作意识

所谓合作意识,也就是强调团队精神。兼职档案员是学校档案管理工作的“基石”,在工作中与各部门有着方方面面的关联,最基本的信息材料是由各部门提供的,在收集整理材料的过程中,对于不明白的地方要做到不耻下问,与上级职能部门也要紧密配合、沟通。

要善于经常总结兼职档案管理工作中的经验,对一些今后工作中可能出现的情况进行预测和设想,做到防患于未然。多向上级职能部门学习业务技术,向其他兼职档案员们学习工作中的经验,提高自己管理工作的水平。

三、档案管理更要向规范化、标准化、信息化靠拢

近年来,学校档案管理已正在逐步向信息网络化、材料电子化管理手段“转型”。为此,对于档案信息材料的规范化、标准化提出了更高的要求,也对我们兼职档案员提出了相应的要求。

首先,我们要不断地学习,努力掌握计算机知识,加强计算机的应用能力。还要做到不墨守成规,拓宽视野,不断地探索、总结工作方法,使原本繁杂琐碎的工作更趋于规范化。在日常工作中充分利用计算机这一资源,将需要归档的材料按照标准进行信息电子化处理,使其逐步形成一套规范的标准的能适应时代对档案管理要求的切实可行的工作方法。

其次,对于一些重要的档案信息数据利用计算机备份,尽量做成电子文档定期分类刻盘留存。对于一些需要向上级职能部门汇总的信息材料,必须按照上级部门要求规范地进行管理,充分利用网络传递的功能,将信息及时快速地传送给上级职能部门。

要配合学校档案管理的信息网络化、材料电子化管理手段,我们就必须将目前工作中较原始的一些管理手段改变为较现代的信息化管理平台,使我们从日常工作中最基本的信息材料起,就按照规范的、标准的、便捷的方法进行收集整理,使我们的归档工作更方便,从而也减少在归档工作中的返工率。

综上所述,兼职档案管理工作是与教育改革紧密相关的,也是教育改革不可分割的一部分。我们必须从思想到行动认识到这一点,做一名称职的兼职档案员,才能跟上时代的步伐永不落伍,使我们档案管理工作中的“基石”更牢固。

 

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