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浅谈新形势下档案兼职工作人员综合素质的提高
发布人: 发布时间: 2014-12-23 作者: 访问次数: 4

在信息化建设飞速发展的今天,档案作为信息资源的核心内容,在信息化建设中起着举足轻重的作用。对档案有效的管理、开发和利用直接影响到我国信息化建设。而档案管理水平如何,直接取决于档案的主人——档案管理人员。档案管理人员的综合素质如何,是搞好档案管理工作的决定因素。在高校,负责院系档案工作的人员大多数是兼职档案人员,因此,兼职档案人员的管理水平直接影响到高校档案事业的发展和信息化建设的步伐。本文将从档案管理的现状及发展趋势来讨论兼职档案人员综合素质提高的重要性及提高的有效途径。

一、档案管理的现状及发展趋势。

近年来,全国档案管理技术现代化,档案管理工作逐步由手工管理发展到计算机管理。档案管理部门基本上实现了计算机辅助管理,计算机应用技术不断更新,已由简单的文件目录检索发展到全文扫描录入、计算机组卷、光盘存储等等。档案信息数字化管理将是档案工作领域新变化的必然趋势。所谓数字化,是指运用数据库技术、数据压缩技术、数字扫描技术等技术手段,将纸质文件、声像文件和已经归档的电子文件,系统地组织成结构有序的信息资源库。比如我国环保档案在数字化管理方面已经迈出了一大步,电子档案材料已开始成为环保档案较普遍的载体形式:如单位内文件的起草、签发、催办等运作过程都是在局域网中完成,上下级之间的文件来往也从网上接收与上报;环保监测中空气、水、污染源也相继采用在线监测,所获大量的原始瞬时数据直接从通讯线路上传递等等。

目前,许多档案部门和软件开发公司共同研制档案数字化管理系统,这极大地促进了档案数字化管理进程。如浙江天宇信息技术有限公司,开发的数字档案综合管理系统成为国内首次具备了图、文、声、像一体化管理与检索功能,并且在国家某办公厅得到了实际应用,深受该办公厅用户一致好评。天宇公司在非结构化数据管理与全文检索方面具有巨大的技术优势,其CGRS全文检索系统已经成为中文检索领域的知名品牌,拥有超过1200家的企业级用户。随着技术的成熟与推广,数字化管理系统必将得到普及。新的科学技术给档案部门带来了生机和活力,同时也给档案工作人员带来了挑战。要想适应档案工作的现代化管理潮流,档案工作者,尤其是兼职档案人员就必须不断提高自身的综合素质。

二.提高档案兼职人员的综合素质的重要性。

档案信息数字化管理对于档案工作者提出了更高的要求:熟悉档案管理业务;精通计算机软硬件、网络等技术;能了解和把握运行过程中出现的各种技术问题;具备较高的政治觉悟和良好的职业道德;能对数字化档案的安全保管具有高度的责任感和保密意识等等。在高校,兼职档案人员是档案工作的基层力量,兼职人员的综合素质高低,势必影响高校档案管理的现代化进程。这就要求兼职档案人员能跟上时代发展的步伐,积极投身于档案事业,能利用现代化管理技术,把收集来的档案信息进行重组和创新,及时把有用的信息发送到所需要的部门,以此推动各部门的科研和教学工作。但在目前,大多数兼职档案人员的管理水平还达不到这一要求。所以,不断提高档案管理人员综合素质,意义深远而重大。只有档案管理人员的综合素质不断提高和强化,才能逐步适应和实现档案管理现代化。

三.提高档案兼职人员的综合素质的途径。

如何提高档案兼职人员的综合素质,是目前高校档案管理工作面临信息化、网络化、数字化亟待解决的问题。本文拟从以下几个方面谈谈提高的有效途径。

1、首先要提高政治思想觉悟。

对兼职人员来讲,因为有本职工作,所以会认为档案工作不是自己的主要任务,从而轻视档案工作,而把档案工作作为附带工作,随便做做,只要完成任务就行,在思想上引不起足够的重视。要解决这一问题,首先兼职人员要对档案工作的重要性有个明确的认识。档案管理工作是基础工作,它不是生产、管理以及经济建设的“前线”,但是它是各项工作的“全部”。通过档案可以借鉴历史,总结经验教训,明示未来的发展方向,为各项发展提供基础支持,档案工作是任重而道远。其次,兼职人员还要有高度的责任心。责任心的培养,一方面,要靠兼职人员通过自觉地对档案工作的深入了解和学习,自然而然地认识到档案工作的重要性,从而自觉地投身到档案事业。另一方面,档案部门可以对兼职人员进行短期培训,或举办一些专题讲座,帮助兼职人员认识到档案工作的重要性及自己所肩负的重担,增强兼职人员的事业心和责任心。

2、加强兼职人员对专业知识的了解。

档案工作是一项业务性很强的工作,目前在档案理论与实践上已经形成了具有一定知识体系的档案学。兼职人员没有学习过档案知识,有的可能对档案知识一无所知,只能应付工作,不能把档案工作深入进行下去,对档案信息做不到最有效的开发和利用。所以兼职人员也要进行业务知识培训。培训的方法要灵活多样,档案部门可以组织经验丰富的专业档案人员给兼职人员举办专业知识讲座。或印发一些专业知识材料,让兼职人员在空闲时间自学。现在每个兼职人员都能上网,可充分利用网络资源,了解最新的档案知识和信息。

3、掌握一定的现代化信息管理技术。

档案的数字化管理趋势要求档案工作人员必须掌握一定的现代化信息管理技术。因此,兼职档案人员要以新的思维,重新审视自己的职责和任务,与时俱进,迎难而上。但不必产生畏难情绪,就数字化管理工作而言,要求我们掌握重点并不是高深的计算机、通讯、网络理论,而主要是应用、使用技术技能的把握,因此,我们完全可以采用边学边用、边用边学,以用促学,可以通过如培训、技术研讨、自学等各种途径来掌握现代高科技知识。

综上所述,档案管理水平的提高,档案事业的健康发展,以及今后档案管理工作的现代化,都离不开高素质的档案工作人员。在新形势下,档案兼职人员要不断学习,努力工作,逐步提高自身的综合素质,为档案事业贡献出自己的一份光和热。

 

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