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学校合并后的金山校区档案管理工作
发布人: 发布时间: 2014-12-23 作者: 访问次数: 5

2000126起,我们华东理工大学石油化工学院实质性并入华东理工大学,更名为华东理工大学金山校区。这样华东理工大学金山校区(以下简称金山校区)在管理体制、办学规模和办学层次上都发生了变化,因此,金山校区的档案管理工作也相应发生了变化。下面就来谈谈合并后的金山校区档案工作是如何开展和管理的。

一、建立新的档案管理体制和档案管理网络

1、建立新的档案管理体制

学校合并后,校部制发了校通字[2001]120号《关于加强对金山校区档案管理的意见》文件,对金山校区的档案工作进行了定位。我们金山校区的领导和档案管理工作人员根据文件的要求进行学习和研究,边学边领会新的档案管理模式。当时定为五个归档单位,以后又根据金山校区教学工作的不断发展,现在有十一个归档单位。在校档案馆的精心指导和金山校区领导的重视下,我们建立了新的档案管理体制,有金山校区常务副主任分管,校区办公室副主任主管金山校区的档案工作,在校区办公室下设一名专职档案工作人员具体负责整个校区的档案管理工作。

2、建立新的档案管理网络

在建立了新的档案管理体制后,当务之急是要尽快建立一支与之相匹配的兼职档案管理人员的队伍。金山校区的管理机构经过精简和归并后,机构和人员减少了,但是原有的各种管理职能都依然存在,在此情况下,我们与校档案馆进行了不断的沟通、协商,金山校区的领导和各部门领导也都非常重视档案工作,大家积极配合,共同努力,最后根据金山校区的实际情况,既考虑到学校对金山校区管理体制的定位又兼顾到校区各职能部门的工作需要,建立了由金山校区五大办公室、基础部和各学院内的管理人员组成的兼职档案管理人员队伍。

二、确定金山校区的档案归档范围以及对档案存放处的具体划分

学校合并后,我们金山校区的办学层次和办学管理模式与以前发生了质的变化,办学层次由专科变为本科;办学管理模式由原来相对独立的变为属于华东理工大学的一个分校区的管理模式。那么档案管理的内容也会发生很大的变化。所以,我们首先要对各部门的归档范围进行确定。

做好归档范围的确定是搞好金山校区档案管理工作非常关键的一步,我们组织金山校区兼职档案人员学习市教委和市档案局下发的《关于加强对撤并转学校档案管理的意见》以及教育部教厅档[2001]6号文件精神、学习学校档案馆制定的《档案工作规章制度汇编》等,通过学习使大家明确了归档范围的要求,也理清了工作思路,我们在参照学校制定的归档范围的基础上,结合校区各部门的具体工作内容,初步定出了金山校区档案管理的归档范围。在上报学校档案馆后,经过审定和双方不断的沟通,我们又对原归档范围作了进一步的修改,制定出了比较符合金山校区档案管理的归档范围。

确定了金山校区的归档范围后,为了进一步理清学校档案工作的管理线条,明确校部和校区各自的档案管理范围,特别是对金山校区归档移交的档案存放处要作出明确的规定。期间学校档案馆和我们金山校区都做了大量的调研工作,校档案馆的全体工作人员还专程来到金山校区,组织我们校区的部门领导和兼职档案员一起参与研讨,在考虑到金山校区地处上海边缘,两校区相距较远,我们遵循档案工作“便于档案管理,也方便档案查阅”的原则,在共同探讨和协商的基础上,大家对金山校区归档移交的档案存放处的划分取得了一致的共识:学校档案馆是存放学校档案的永久基地,而金山校区档案室是下属于学校档案馆的一个分室。为了便于管理和查阅,金山校区暂时保存校区归档移交的部分档案,并在金山校区的归档范围中对各类档案的存放处作出了明确的规定。

三、在档案业务上做好与校档案馆的全面接轨

在学校档案工作逐步走向依法治档的规范化管理和现代化管理的同时,我们金山校区的档案工作也要紧紧跟上。为了能尽早与学校档案工作进行全面地接轨,我们非常注重与校档案馆的联系,工作中遇到问题、难题及时向档案馆领导请示和向馆内其他同仁学习、请教。

原本我们金山校区在合并前档案管理上的一些做法一直是参照专科类学校的档案管理模式,在许多做法上与校档案馆不尽相同。为了尽快做好业务上的接轨工作,校档案馆根据市教委和市档案局有关文件做出规定:“合并之前即200012月以前,原石油化工学院形成的档案应单列全宗,……,合并后从20011月起,金山校区形成的文件归档材料,按新建制归档,……,所归档案归属华东理工大学全宗。”这样就理顺了金山校区并校前后的档案全宗归属关系,也理清了我们校区合并前后的档案管理线条。

由于现在金山校区办学规模、办学层次的不同,反应在教学档案的类目设置上也就不同:原来我们的教学档案类目设置到二级类目;其中还没有JX16学位这个类目。现在我们采用校档案馆的实体分类方案统一编号,教学档案类目也设置到三级类目;并且在新的归档范围里增加了JX16这个类目。工作内容有了新的增加,我们就在边问边学中干,遇到新问题就及时与校档案馆进行沟通和业务探讨。

采用两校区统一档号和排架号排列后,在近几年的实际工作中又发现了新的问题:校档案馆是有排架号而无案卷,而我们分室是有卷但排架号不连续,为管理和查询带来麻烦。为此,经过研究,校档案馆决定两校区档号仍采用统一编制,但排架号由我们金山校区按类独立流水排布,以示区分不同校区的档案,这样就解决了以上问题。目前,重新编制新排架号的工作已结束,计算机数据库中也已全部修改完毕,实现了案卷——档号——排架号的一致性管理目标。

根据校档案馆档案信息网络化管理的要求,我们金山校区也安装使用了《档案管理集成系统》软件,录入了2001年以来的各门类的档案信息数据,实现了对档案信息进行计算机录入和查询。最近,还配备了专用服务器,使金山校区的档案信息网络化管理紧紧跟上校档案馆的工作步骤。学校档案信息网络化管理是档案工作适应社会信息化发展的必然趋势,是全面提升档案工作为学校和社会服务能力的不可缺少的手断。因此,我们将以此为契机,进一步加强基础工作,以档案信息资源建设为核心,信息网络建设为基础,切实把档案信息化建设落在实处。

至此,我们根据学校文件的要求,完成了金山校区机制转换后的档案管理体制和档案管理网络的建立工作。对档案管理工作也进行了梳理,进一步明确了职责和规章制度。我们在具体的档案管理工作中非常注重与校档案馆的相互沟通和交流,对档案工作中出现的新问题不断进行探讨、研究。因此,经过近五年的工作实践,我们金山校区在档案业务上与校档案馆的档案业务基本完成了全面接轨工作。

 

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