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也谈科技研究档案材料形成的规范化
发布人: 发布时间: 2014-12-23 作者: 访问次数: 7

1987320国家科委、国家档案局在《科学技术研究档案管理制暂行规定》中明确指出科研档案是指在科学技术研究过程中形成的,具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料。是科学技术研究活动的真实记录,是科学技术储备的一种形式,是一项重要的信息资源,是国家的宝贵财富,必须实行集中统一管理,确保完整、准确、系统、安全,以利开发利用。旅居德国、美国和日本等发达国家期间陪同我的先生参观和查阅了大量科技文献和科技档案资料。每一项科学研究之原始记录材料撰写之规范、严谨和翔实不禁令人叹为观止,甚至于每一天的天气状况(如温度、湿度、晴天、雨天、阴天)都记录在案,从相应的数据和图谱资料可以清楚地得知资料的来源、测试条件、图谱解析等信息。与工作人员攀谈中得知,之所以要求科技人员严格规范科技档案材料的撰写与归档,主要是基于以下几方面的考虑:

1)一个完整的原始研究材料可以再现科学家或科技工作者在研究过程中所经历的酸甜苦辣、项目立项、研究方案的形成与实施。这些材料构成了科技发展史的不可或缺的基本要素。可想而知,如果没有这些翔实的原始材料,人们是无法了解在人类科技发展史中曾经发生过什么,也不利于培养后人缅怀前人、积极进取与开拓创新精神。

(2)为专利申请、科技成果鉴定与申报、获奖候选人的资格甄别等提供第一手资料,同时有利于解决可能出现的知识产权纠纷。美国华盛顿大学某研究小组历经4年完成一项有关提高有机高分子材料在光纤通讯中的光电响应的研究工作,并申报发明专利一项。该专利主要涉及新材料的分子设计、合成、材料基本结构参数与光电响应之间的构效关系。凑巧的是美国另外一所研究机构也同时向美国专利局提交了一份类似的申请报告。在这种情况下,材料合成的具体日期就成为是否授予专利的重要指标。于是美国专利局要求双方提交原始研究记录以作甄别。虽然华大的材料合成可能在事实上要早于后者,遗憾的是,由于研究人员的疏忽,在实验记录上无法找到材料制备当日的日期记录。类似的事情也给我国的一些科学工作者留下了深深的痛苦与遗憾。我国科学家曾自豪地宣称我们依靠自己的力量在世界上首次成功合成人工牛胰岛素,这项工作是集中了当时国内几家科研机构的力量共同完成的。同样,“首次”的界定与能否得到国际科学界的承认仍然是以原始记录或成果鉴定的具体日期为依据的。

3)科学探索与研究通常是一个连续的行为。事隔多年后,当时的研究小组及其它研究机构可能需要重新查阅某项研究的原始记录以期找到新的灵感和启迪,并把相关技术嫁接到一个看似毫不相关的研究中去;或者为读者对某一项研究结论或实验现象的质疑提供客观的事实依据。美国一位科学家曾在科学界的最高级刊物之一《Science》发表了一篇有关新型显示器材料的器件性能研究论文,材料的性能显著提高,但对其机制不甚清楚。后来德国一位科学家在不同实验条件下重复了上面提到的实验,但不能得到与报道数据完全一致的结论。于是写信给美国的科学家询问当时的实验记录和天气条件。事实上美国研究人员制备器件的那一天正好是雨天,空气湿度很大,这说明空气中的水汽可能对研究结果有贡献,后来的实验证实了这一点。作为研究者个人或研究小组而言,通常缺乏必要的保存原始记录和相关数据及图谱资料的基础设施条件(如专用保管室的恒定温度和湿度控制、材料的防虫、防霉等),因此归档由专人保管就成为一条有效的途径。

与国外同行相比,我国科技人员在诸如科研记录、图谱和数据分析整理与归档保存等方面尚不尽如人意,普遍缺乏重视科技档案材料撰写、整理与按期归档意识。甚至我们一些基层单位的领导也对科技档案材料的规范化与档案管理工作的重要性认识不够,认为“档案室、馆仅仅是单位存放资料的地方”,建筑和设备投资偏少,日常业务经费紧缺,工作人员工资待遇偏低(姜之茂,“论档案馆经费,《上海档案》,2000年第5期第10-12页),科技档案材料的形成、归档制度的建立流于形式。随着21世纪知识经济的发展和我国进入WTO,我国科研院所及相关产业面临许多新的机遇和挑战,新能源、新材料、新资源、生物技术等新兴产业有取代传统产业的趋势,为科学与技术的发展带来了新的活力和发展空间。在日趋激烈的市场竞争中,大量外资企业及科研机构进入中国,如何保护我国自主形成的知识产权,加强科技档案材料撰写规范化、数据图谱资料的整理与归档已成为我国各级政府、档案馆所、高等院校及科研院所的领导、研究人员等必须考虑的重大问题和重点研究内容。基于对欧、美、日科技档案管理现状的了解并结合我国科技界、档案界的实际情况,笔者以为首先必须强化科研原始记录撰写的规范化与正规化、科技材料的按期归档的制度化。

1.建立使用复式连续编号的实验记录本的制度

国内高等院校及科研机构的研究人员常常担心的一个问题是“由于科学研究的连续性与借鉴性,即使某一研究课题已结题或被鉴定,这并不意味着相关科学研究已经结束,后续的研究往往需要参考前面的研究结果。按《科技档案管理之规定》,项目结题或通过科委等机构的鉴定后所有原始材料必须归档。虽然可以到相关的档案馆、所查阅,但这毕竟不是一件方便的事情”。笔者在旅居美国西雅图期间,曾对华盛顿大学使用的科研记录本的设计作了一番研究。该记录本其实是一个复式记录本,从头到尾连续编号,每一记录页由白色的具有复写功能的正页和能被复写的黄色的副页组成。正页属于大学财产,而研究人员可以保存副页。也就是说,每一个课题结束或研究生毕业后,研究室或小组可以将黄色的副页从记录本上撕下自己保存,以备后续研究使用。而正页必须完整地(页码不得缺损)交到相关机构。这样既解决了相关研究人员的后顾之忧,又为原始研究材料的顺利归档奠定了基础,同时也有利于防止个别研究人员或研究生违背科学道德弄虚作假。

2.强化原始记录材料撰写的规范、严谨和翔实化

每一页的实验记录必须标明实验日期、天气状况、实验使用的材料、仪器、实验的详细步骤。国内某研究单位曾抽检研究生实验记录本,抽检结果不容乐观。合格率不到10%,这意味着90%以上的实验记录是完全不符合撰写标准的,更谈不上事隔多日后能否有效地重复过去的实验结果。最近国家自然科学基金委的一位同志曾感慨地谈到了基金申请中的一件事情。某重点大学的一位老师的研究小组在特定的化学动力学实验体系中发现了与常规定论随着反应温度的增加,化学反应速度加快”完全相反的实验结果,即:随着反应温度的增加,化学反应速度降低。经过反复重复实验,这个结论仍然不变。后来在查阅大量文献的基础上,对这一有违常规的现象进行了科学的解释,即所谓“负温度效应”。这一创新性研究项目后来得到了国家基金委的资助。如果实验记录不翔实,或人为地不予记录这一不符合化学常识的实验结果,则完全可能使这一创新性成果湮没在科技发展史中。类似的例子不胜枚举。美国一位科学家曾经说过这样一句话“翔实、规范的科研记录不仅仅是一个科学研究人员自身业务素养的体现,同时也是科学发现及科研成果转化为生产力的源泉”。从某种角度来说,化学材料的合成、加工处理及其相应物理器件的制备与其说是一门纯粹的科学,还不如说是一门科学艺术。因为材料的性能的好坏常常受到一种或多种实验参数的制约,如何优化实验条件或器件制备参数就成为提高合成产率、器件性能的关键。一不留意可能就再也无法重复某一次所得到的最好的实验结果,除了带来可观的潜在的经济损失外,也为一个唾手可得的成果的失去而留下深深的遗憾。由此可见,强化原始实验记录的规范化、严谨化与翔实化是多么的重要。

3.建立研究人员对归档图谱资料进行分类的制度

通常而言,我国的科技档案从业人员的业务素质受到很多因素的制约,对于自己不熟悉的专业领域往往显得心有余而力不足。这就要求研究人员在科技图谱及数据资料归档前必须按要求完成图谱资料的分类归属。例如,以有机合成为例,每一个研究项目可能包含几个甚至数十个新化合物及其合成中间体,每一个化合物都有许多结构及性能表征图谱及相关数据分析资料,显然科技档案人员由于专业的限制是不可能对归档的所有图谱资料进行分类的,这就要求研究人员严格按照下列要求对每一个化合物的图谱资料进行归类:(1)在相应图谱资料的第一页必须标明化合物的可能的分子结构式,化学名称或商业命名;图谱的件数及名称(如核磁共振谱等);(2)图谱的测试条件或参数,简要结论等。研究人员可以保留图谱资料的复印件。

4.建立科技档案管理人员与科研人员的互访与定期交流制度

科技档案学是一门实践性很强的学科,决定了科技档案学的研究必须深入实践联系实际。在我国目前的情况下,科技档案人员与工作在科研第一线的科技工作者之间缺乏必要的沟通与交流,直接或间接地阻碍了科技档案材料形成的规范化与档案人员自身业务素质的提高。在另一方面,我们的科技档案学研究人员大都具有很高的档案学理论水平,但与实践尚有一定的差距(霍振礼,“我的优势与不足――论科技档案人才的业务素质”,《上海档案》,2000年第5期,第4547页)。如果能建立科技档案管理人员与科研人员的互访与定期交流制度,对于提高整个学术界乃至整个社会的档案材料撰写与归档管理规范化意识,加强知识产权保护(不应该也不仅仅是专利局的事务),推动我国科技事业的健康发展将具有重要的作用。

 

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