2004年上海市档案学会高校专业委员会优秀论文二等奖

中国高等教育学会档案工作分会第六次学术研讨会三等奖

“斗转星移、日月更迭”，不变的是历史的记录——档案。从古代的甲骨文到当今的电子文档，档案记录了人类生存发展历程中的风风雨雨。

随着时代的进步和历史的推演，档案学已经发展成融多种科学技术为一体的综合性学科，档案工作已不再局限于存史和为政治服务，而在于“以史为镜”的征途中照亮人们前进的道路。作为以培养创新人才为已任的高等学校，其档案工作的目的也不应仅仅定位于真实而准确地记录师生员工所经历过的风风雨雨，而更重要的是在于如何以档案这面历史的明镜来照亮他们生活、学习和工作的人生道路。离开了这一目的，高校档案工作将失去存在的价值和意义。

跨入新世纪，档案工作的任务和目标要求档案工作者必须从新的角度来审视世界，必须用高质量、高效率的优质服务来记载历史、面对现实、指导未来。下面作者结合实际工作，谈谈如何撩开档案这一神秘的面纱、打开尘封的记忆，以照亮师生员工生活、学习和工作的道路，最大限度地拓展高校档案工作的服务职能。

一、转变观念、提高认识是拓展高校档案工作服务职能的前提

高校是知识、人才、科技的摇篮，是知识、人才、科技高度密集之地。凝聚着广大干部、教师、学生、科研人员的心血和汗水的高校档案是高校发展的历史记录，是师生员工智慧的结晶，是高等教育工作的重要环节^[1]限度地拓展高校档案工作的服务职能，深入开发高校档案资源这一宝贵财富是档案工作者的责任和义务，而要做好这项工作就必须在高校档案工作的目的和工作观念上从原先的保管型转变成开发服务型，否则，拓展服务职能就无从谈起，也不可能实现。

首先，要从思想上提高对高校档案工作性质的认识。高校档案工作本身就是高校工作的一部分，而高校本身就是集教育、科研于一体的很具有特殊性的服务行业，所以高校档案工作的一切方针、目标都应该围绕高校的教学和研究来展开服务。要潜心研究服务对象需要什么？你能提供什么？你的服务是否能满足要求？是等人上门来求索还是主动推销服务？

档案工作的许多方面如整合档案资源，体现高校特色；利用校史对学生进行爱校、爱国教育；利用教育科研等档案为学生服务、为教学工作服务、为科研人员服务，并为高校的特色建设提供决策依据等一系列的服务，都只有在完成观念转变和提高认识之后才能实现；也只有实现了这个转变，档案工作才能通过延伸、深化和筛选的方式实现全方位立体化的职能拓展，才能做到档案工作与学校各项事业发展的对接，形成档案的收、管、用等良性循环，并将高校档案馆的职能重心转移到为师生、教学、科研和决策服务上来，也才能真正实现档案工作“对历史负责，为现实服务，替未来着想”这一崇高目标。

二、提升服务能力是拓展高校档案工作服务职能的保证

1、档案人员的综合素质是提升档案服务能力的关键因素

随着社会跨入信息时代，原有的“高等学校档案部门应配备政治上可靠，具有高中以上（大部分应为大专以上）文化水平和一定专业知识，年龄结构合理，数量足够的档案干部”已不符合现代社会的要求，作为高校历史记忆的守护神和人类文化的传承者的档案人必须要有丰富的文化底蕴和专业素养。

高校档案工作服务职能的发挥必须通过服务的主体——人来实现，包括这支队伍的年龄结构、专业结构、业务水平等方面的配备情况都会直接影响到服务的整体效应。高校除了引进专业技术人才外，应对现有的档案工作人员加快继续教育的进程，进行必要的培训，让他们及时学习新知识、新技术，拓宽知识面，优化知识结构，开阔视野，增长技能，尽快掌握计算机和其它有关方面的知识、技能，培养造就一批掌握现代科学技术的复合型档案管理人员。只有这样，才能适应档案事业发展的需要，实现档案工作的现代化和信息化目标，进而变被动服务为主动服务。

2、基础设施完备的档案馆是提升档案服务能力的基本条件

步入高校，你也许会叹服实验楼的壮观，教学楼的雅致，图书馆的现代，对寄居校园某个角落的档案馆，只能摇头叹息。档案馆的馆库建筑、机构编制、业务经费、设备配置等问题如果得不到根本的解决，那么要让档案服务实现新跨越，只能是纸上谈兵。高校各级领导应重视档案馆的建设问题，要将它列入学校总体发展规划之中，向集决策参考、学术交流、展览教育、咨询利用、信息集散、传播市场服务、文化休闲及诠释学校文化为一体的新型档案馆方向发展。如增设专题展厅、电子文件阅览室和档案文件资料利用服务中心等，为全校师生及社会人员开辟一个多项目多层次的服务空间，使服务内容、环境、效果都达到上乘品位。

3、档案信息化建设是提升档案服务能力的有效途径

一个没有高速信息网络的国家，算不上一个现代化国家；一个没有校园网的大学，称不上一个现代化大学；那么一个游离于校园网之外的大学档案馆，也很难说得上是一个现代化的大学档案馆^[2]信息技术的发展，宽带互联网的开通，为拓宽档案利用渠道提供了广阔的空间。现实情况的变化，迫切要求高校档案信息服务工作要从为少数人服务转向为大多数人服务，由被动服务转向主动服务，由低层次服务转向高层次服务。

为此，档案部门在提供档案利用之前，不仅要对档案进行科学的整理、鉴定、编目，而且还要使档案从零散状态变为系统、有序和形成高质量、不同层次的档案信息产品，这就需要档案工作者还要做好档案的数字化和信息化开发工作^[3]者可以在远程享受到优质、便捷的信息服务。同时，更需要从学校的实际情况出发，着力于开发出体现本校特色、重点和具有针对性的信息产品，以此来吸引利用者的眼球。

4、师生员工及社会公众的认同感是衡量档案服务能力的重要标志

档案馆服务职能拓展了，得不到广大师生员工和社会公众的关注，也会陷入孤芳自赏的境地，所以说，对高校档案服务工作的认同感是衡量档案服务能力的重要标志。档案馆可利用报刊杂志、广播电视、专栏和形式多样的活动来宣传自己，把档案这个文化阵地从深宅大院中推销出去。如高校档案工作可以结合学校的一些重大活动，开展主题图片展览和专题报告会，提高档案部门在学校及社会的影响力；再如在网站建设过程中，使档案馆提供利用的文件材料能反应师生关注的热点和社会的焦点问题，并以网页的点击率来衡量档案信息的社会关注度，及时调整工作重点等。

三、拓展高校档案工作服务职能的现实道路

1、对学生的服务

对学生的服务是教育产业服务的首要对象，高校一切服务工作都必须围绕学生这一中心来展开。档案工作可以从以下几方面来拓展对学生的服务：

（1）通过学校的历史来教育、培养学生深厚的爱国、爱校信念，树立民族自尊心与自信心，树立正确的世界观、人生观和价值观，克服拜金主义、享乐主义和极端个人主义的影响。（2）注重对学生专业学习兴趣的指导，及时为学生修读专业与学习课程提供科学、有益的建议，帮助学生树立刻苦学习、努力向上、自觉成才的思想，使之成为德智体美全面发展的社会主义建设者和接班人。（3）建立学生心理档案。通过典型个案的分析，让学生走出阴影，解除心理障碍，成为积极进取、开拓向上、不怕困难的阳光青年。（4）建立健全学生学籍管理数据库，增加“诚实守信”等著录项，强化学生明礼诚信的意识。

2、对教学人员的服务

高校服务的宗旨就是要造就国家的栋梁，而担负此重任的灵魂工程师们——大学教员是一个高校存在和发展的根基，他们当然是高校档案工作的主要服务对象。

其服务工作可从以下几个方面来进行：（1）教师可通过档案网络调出学生的学籍档案和行为记录，对照教学要求和学生提出的问题做好指导准备。（2）及时发布具有创造性和实用性的教学改革成果，展现高等学校重视教学建设、重视教学改革、重视人才培养工作所取得的成绩。（3）编研名师、名导专题文献，把教师的主体精神发挥出来，激发他们的积极性和创造性。另外，档案工作还要确立教师在办学治校中的核心地位，努力开发教师的学术思想，以此来强化本学科的优势和特色，选准学科突破方向，力求异军突起，在自由探索和碰撞中产生新的思想，形成新的理论，从而推进学科建设不断创新和向前发展。

3、对科研人员的服务

大学作为知识产生的摇篮，其科研力量是社会科研力量的主力。综观整个科技界，站在科学技术研究前沿的科学家，95%以上是大学里的研究人员。因此，最大限度地拓展对科研人员的服务是高校档案工作的重要职责，也是社会对高校档案工作的基本要求。

首先，要加大科技档案资料的征集力度，主动与各学院、研究所、重点实验室联系，做耐心细致的思想工作，解除科研人员怕资料泄密、流失和查找不便等顾虑，确保科技档案资料收集的完整、规范。其次，应建立人文社会科学研究和管理服务的信息网络，为其提供研究信息和咨询服务。最后，重视科技成果及其推广的对外宣传工作，及时传递最新的技术信息，做好推动和加速科技成果转让的服务工作。在不泄露科技秘密的前提下，面向师生、面向社会、深入企业，以市场为导向，实现服务质和量的提升。

四、小结

服务是档案部门的产出，也是做好档案工作的出发点和落脚点。高校档案工作者要紧跟时代的步伐，突破固有的思维模式和传统观念，坚持把握大局、以开拓进取的精神将高校档案这块文化阵地坚守好、发挥好、应用好，把档案工作融入学生、教学、科研及学校发展的伟大实践中，改变过去那种“身在深闺人未识”的现象，使之在广泛的社会服务中打造成一种独特的文化品牌，提升知名度，扩大影响力，光大和发展高校档案事业。

【参考文献】

①赵艳华. 21世纪高校档案工作：现状及对策. 档案天地，2001（6）：9-10

②汤道銮，包海峰. 论互联网上的档案信息实时采集与服务. 档案学通讯. 1998（5）：47-50

③汤道銮，包海峰. 论互联网上的档案信息实时采集与服务. 档案学通讯. 1998（5）：47-50