短讯
对建设开放型信息化高校档案馆所面临的问题的思考
发布人: 发布时间: 2014-12-23 作者: 访问次数: 7

随着政府信息公开的推行,在促进我国社会民主化进程的建设、加强公民对民主管理与民主监督的意识上取得了显著的成效。按照新修改的《上海市档案条例》规定,档案馆是同级人民政府公开信息集中查阅的场所,明确了档案馆在政府信息公开中的法律地位。相应地,高校档案馆也就成了学校信息公开的重要窗口。近几年,很多高校对档案馆的职能作了重新定位,架构起高校图书情报、网络、档案三大信息系统,使高校档案馆不仅仅是校园内部的一个机构,更是一个面向社会的信息平台。在高校向社会开放的同时,高校档案馆也真正走上了开放之路,成为开放型的高校档案馆[1]。时代赋予档案馆以新的角色,在角色的转变过程中难免要与传统的档案管理理念、工作程序发生冲突与撞击。

建设数字化档案馆是目前档案信息化的一项中心工作。2003年高校档案信息化建设高层论坛暨第五次学术研讨会上提出“要努力建设服务主导型的数字档案馆,即文件形成电子化,传播档案信息网络化,在线编研系统化,档案利用超市化,馆藏档案数字化,来馆利用趋零化”等一系列新理念和新设想,利用高科技手段塑造档案馆的新形象,努力打破过去对档案馆陈旧保守的错误观念,提高档案馆在高校管理层和教师、学生心目中的地位,成为高校档案界的共识,这无疑也对档案开放的数量和质量提出了更高要求。相对于档案馆硬件设施建设的重视和不断完善,我们在档案馆的“软件”管理上依然踌躇不前,显得力不从心,与高速、大容量的数字化先进技术不相称的单一、陈旧、缺乏吸引力的档案内容已无法满足现代社会人们对信息的需求。

从现在档案开放的数量上看,全国综合性档案馆已开放的各类档案数只占馆藏总数的约24%,远远不及发达国家90%的档案开放率。对高校档案的开放率虽然没有具体统计数字,但可以估计不会高出很多。“以公开为原则,不公开为例外”的现行文件开放理念与传统的过于漫长的档案开放期限产生了矛盾。依照《档案法》规定:“国家档案馆保管的档案,一般应当自形成之日起满三十年向社会开放。”而从国家实行现行文件公开以后,许多还未入档案馆即还未成为档案时便已是对社会公开的文件内容,是否还有必要等待三十年后再开放?2002111日起施行的《上海市国家综合档案馆档案利用和公布办法》中提到“经济、科学、技术、文化等类档案,可以随时向社会开放”。实际上,只要是不侵权、不涉密、不危害国家安全或重大利益的档案应该是随时可向社会公开的,而不需要等到三十年后。例如,一些暂时不能公开、在高校档案馆中占份量比较重的科研档案,其中一部分因涉及专利、国防安全等而需要保密,经过五年或十年后,这些科研成果有的已变成铅字在刊物上发表,有的已转化为产品在市场上应用,或者在市场经济优胜劣汰的作用下自然消亡,成为公开的秘密,这时候的档案自然也无须再保密。而“涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限,可以多于三十年”(《档案法》第十九条),也就是说,一些不宜开放的档案,其公开的期限在三十年后仍是遥遥无期。可见“三十年”已经不能作为开放的标准期限,在实际工作过程中也缺乏可操作性。另外,现在使用的“三十年”开放期限与保管期限标准也有冲突。档案的保管期限划为短期、长期、永久三种,短期一般是十五年以下,长期是十五年到五十年,先不谈这样划分的模糊性、笼统性,且看短期的全部档案和长期的一部分档案均在开放期限未到时即已过了保管期限而可能已被销毁,既然这部分档案是经鉴定后确认保管期限的,那是否一开始还有要“保密”的必要呢?所以“三十年”的开放期限,只能针对保管期限在三十年以上和永久保存的档案而言,可见这一标准也无普遍适用性。要扩大档案开放的范围和数量,对档案的鉴定、解密工作无疑是一项艰巨的任务,所以尽快制订出相应的档案保管、解密的标准是档案工作迫切的要求。

1987年上海市档案馆首批对社会开放的近10万卷档案的利用统计情况看,以编史修志为目的的利用在1990年达到高峰,以后呈逐年递减的趋势,并且有大幅下跌的走势;但自此以后的学术研究利用却呈逐年上升趋势,与其它方面的利用目的形成了很明显的对比,尤其是最近几年,学术研究的利用者中各高等院校硕士研究生、博士研究生有了很大的增加,境外学者、留学生也增加非常快。可见在编史修志的高峰过后,档案的长远价值和全面作用会冲破档案形成机关的范围,而使社会各方面利用的需求突现出来,实现其社会价值[2]。而就目前高校档案开放的内容来看,高校档案馆普遍存在着馆藏结构比较单一,行政公务性文件多,文化社团活动档案少的弊病,网站建设也偏重宣传,信息量少,很难达到为社会服务与学术研究的需要,与信息化档案馆的目标相去甚远。这是由于我们长期以来比较重视管理类、公务类文件的归档,而忽视了很多富含人文信息,能反映高校精神文化特色的档案造成的,尤其是一些建校历史短、缺少人文气息的理工科院校,与历史悠久、文化底蕴丰厚的综合性大学相比,差距更为明显。

如何发掘高校在教学、科研、文化建设上的特色,优化馆藏档案内容也就成为高校信息化档案馆建设的不可忽视的重要任务。首先要立足本校,努力发掘自己的特长。比如理工科院校在科研上各有自己的强项,不仅要做好科研档案归档的规范化工作,还可以在与同类院校比较后,突出本校在某一科研领域的专长,通过网站等形式加以彰扬,提高学校在社会上的知名度,加深人们对学校的了解。其二,改变纸质档案多,多媒体档案少的传统档案文件载体的形式。利用现代录音、摄像等多种技术手段收集档案,力求内容丰富多彩、形式不拘一格,而不是过去那种单纯的少直观形象材料的文书档案。其三,充分利用高校档案馆已有的馆藏资源,开发高质量的档案信息产品。在树立档案管理与服务职能意识的同时,发挥档案学术研究的价值。其四,真正发挥档案馆在各部门档案管理上的监督和指导作用。我们一直强调档案是“第一手材料”、“最原始的记录”,而在实际操作过程中档案馆所接受的档案并未完全达到这一要求,如科研、人物档案,有许多材料是复印件,或已经归档人员整理组织过的材料,有些有价值的材料可能因为工作需要而保留在本部门中或当事人手中,年深日久,或人员流动或机构改革,这些材料可能就被遗忘和丢失。新修改的《上海市档案条例》不仅作出了重大活动档案和列入档案馆进馆范围的档案要及时、提前移交进馆的规定,还要求档案行政部门加强对重要会议、重大活动档案工作的监管,规定重点项目档案由档案行政管理部门组织验收,并由组织、参与验收各方共同签署认可文件,明确了档案验收主体,显示出新形势下强化档案行政管理的需要,也为档案馆丰富馆藏,加强国家档案资源建设提供了新保障。高校档案馆如何在这种新形势下改革档案管理机制体制,加大档案行政监管力度,增强校内机关和院、系、所各部门的档案意识,在工作中理顺关系、形成合力、落实责任,推进档案资源建设和拓展档案馆服务功能,将会极大地推动高校档案事业的新发展。

从人才队伍的建设上看,档案馆信息化建设需要人才多样化以及培养复合型的档案管理人才。长期来,高校档案馆由于资源有限,管理层重视度不够等因素,往往处于机关的配角地位,在人员的配备上也漫不经心,缺少长远规划,而档案馆信息化的建设亟需改变这一现状。

要致力于建设一个开放型、研究型、服务型的档案馆,除了需要熟悉传统的档案组卷、归档、编目、录入等工作外,档案网站的建设需要精通计算机网络技术的人才,档案的开发利用需要高层次的编研人才,档案的信息咨询需要高水平的服务人才。然而,由于档案工作原有的特性,“需要时重要,不用时闲置睡觉”;因循守旧多,开拓创新少;要求高,待遇差等因素很难吸引并留住人才,造成人员流动频繁的普遍现象。如何从有计划地引进各类专业人才,创造宽松自由的工作环境留住人才,以及加强对在编档案人员的业务培训等几个方面逐步提高档案队伍的人才素质,加强档案人才的梯队建设也就成为高校档案馆一项重要任务。多年来,我们一直期待档案专业人员加入档案馆队伍,事与愿违,不但正宗档案科班出身的纷纷改行,另觅高枝,连全国最具权威性、办学历史最悠久、堪称学界老大的中国人民大学“档案学院”也在2004年换上了“信息资源管理学院”的新招牌,不免令人感叹[3]。无论科班出身,还是半路出家,打破档案岗位的条条框框,吸引并留住更多的人才方是明智之举。传统的档案人员上岗培训,不但耗时耗资,而且内容陈旧、缺乏新意,与现代档案工作实际脱节,无法满足新形势下档案管理新理念、新方法的要求,也是造成档案人员流动性大、培训人数居高不下的间接原因。所以,加强在岗培训,结合工作特点,有针对性地充实包括档案专业以外的各种信息知识,扩大知识面,接受新事物,充电加压,以适应新环境发展需要才比较切合实际[4]

高校档案馆信息化建设是时代进步的表现,打破高校档案部门过去“神秘”、“封锁”不可侵犯的格局,提高社会对高校档案工作的理解和重视,将高校档案工作不再仅仅理解为是某个高校的内部工作,而应从整个国家、整个社会历史文化发展的角度来理解高校档案馆存在的重要意义。“为现实服务,对历史负责,替未来着想”的巨任需要每个高校档案工作人员的努力,也期待着社会的共同关心和支持。

 

 

参考文献

[1] 丁士华,《建设开放型高校档案馆》,《新上海档案》2004年第12

[2] 非,《近十年来上海市档案馆档案利用趋势分析》,《上海档案》2003年第6

[3] 姜,《有感于档案学院改姓更名》,《新上海档案》2004年第10

[4] 薛宝珍,《档案岗位培训中发现的一些问题》,《新上海档案》2004年第10期

 

分享到: